Tillväxtverket

Checklista för rapporter

Denna checklista gäller rapport till sidan Publikationer på tillvaxtverket.se och där Tillväxtverket ansvarar för innehållet. Dessa rapporter skrivs i vår rapportmall och har en framsida enligt vår visuella identitet.

Checklistan tar upp de delar där du som rapportskrivare på olika sätt samarbetar med en kommunikatör. Läs igenom hela listan innan du börjar arbeta.

Är det en konsult som skriver rapporten, trots att Tillväxtverket ansvarar för innehållet? Rådgör med en kommunikatör om hur arbetet med rapporten påverkas, inklusive kraven på tillgänglighet.

1. Tidig kontakt med kommunikatör

Ta tidigt kontakt med en kommunikatör för att gå igenom de delar ni samarbetar kring i produktionen och börja fundera på hur innehållet bäst kan spridas.

Här är exempel på frågor för er dialog i detta skede:

  • Behövs det en rapport, eller passar kanske ditt material bättre på webbsidor?
  • Ska rapporten kompletteras med ett seminarium eller någon annan insats?
  • Kan innehållet intressera media?
  • Hur kan ni samarbeta för att göra titel, förord och sammanfattning tydliga och intresseväckande?
  • Finns det något speciellt som påverkar utformningen av framsidan?
  • Kan något diagram eller någon annan illustration behöva formges av vår produktionsbyrå?

Osäker på vem du ska kontakta på Kommunikation? Se sidan Kontakta kommunikationsenheten.

2 Arbete i rapportmallen

Som rapportförfattare är det ditt ansvar att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Se sidan Språktips för rapporter.

Språket ska förstås även vara korrekt och utan stavfel. Ta hjälp av en kollega med korrekturläsningen. Vill du köpa korrekturläsning, använd det statliga ramavtalet för språktjänster.

Det är också viktigt att du använder tabeller, illustrationer och färger korrekt. Se sidan Tabeller, illustrationer och färger i rapporter.

Regler för rapportmallen

Regler för användning av rapportmallen:

  • Förordet ska vara max en sida långt, helst kortare.
  • Sammanfattningen ska helst vara max två sidor lång. Svårt? Diskutera lösningar med en kommunikatör.
  • Använd den formatmall för innehållsförteckningen som är förvald i mallen.
  • Rubriknivå 1 och 2 ska rymmas på en rad. För rubriknivå 3 och 4 kan två rader användas vid behov.

Publicera efter 15 september 2022?

Ska du publicera din rapport efter 15 september 2022 så gäller även:

  • Skriv i de nya rapportmallar som lanserades 1 juni. Än så länge enbart med blått färgtema. Mallar i grönt och lila kommer inom kort. Osäker på var du hittar de nya mallarna? Se utbildningen Tillgängliga dokument.
  • Har du redan börjat arbeta i en gammal mall? Se hur du säkrast för över text till en ny mall under rubriken "Formatmallar och rubriker" på sidan Skapa tillgängliga dokument
  • Följ instruktionerna i utbildningen Tillgängliga dokument och använd tillgänglighetskontrollen i Word för att säkra att din rapport blir tillgänglig.
  • Planera för att granskningen av tillgängligheten kan ta upp till fem arbetsdagar.

Om tillgänglighetenskontrollen i Word inte har identifierat några brister så kommer ditt dokument med stor sannolikhet klara granskningen.

Extern hantering kan bli aktuellt om dokument är både komplext och innehåller många fel. Du blir kontaktad om det är aktuellt. Kostnaden för extern hantering belastar den egna enheten. Det kan också ta längre tid, räkna med upp till 12 arbetsdagar.

3. Kontakt med kommunikatör

Kontakta kommunikatören igen när det är läge – beroende på vad ni kom överens om i er inledande dialog.

Detta gör kommunikatören alltid:

  • Är delaktig i arbetet med titel, förord och sammanfattning. Förordet ska sedan godkännas av ansvarig chef som skriver under förordet.
  • Ger rapporten ett rapportnummer och ett ISBN-nummer.
  • Beställer en formgiven framsida med en så kallad temaillustration. Ni väljer temaillustration från Tillväxtverkets bildbank. En framsida kostar 1 600 kronor och tar upp till tre arbetsdagar att få fram. Din enhet står för kostnaden. Om en specialframsida behövs kostar det mer och kan ta längre tid.
  • Är delaktig i arbetet med att ta fram en text om rapporten till tillvaxtverket.se.

4. Publicering och beställning av e-bok

Är rapporten klar, korrekturläst och godkänd av ansvarig chef? Skicka din Wordfil till kommunikatören som omvandlar den till en pdf och publicerar den på tillvaxtverket.se.

Kommunikatören beställer också en tillgänglig e-bok av din rapport. Beroende på antalet sidor tar det 1–2 veckor. Din enhet står för kostnaden: 120–160 kronor/sida.

Om worddokument saknas kan man utgå ifrån en pdf när man gör en e-bok. Det är dock betydligt dyrare: 260–300 kronor/sida.

Observera att rutinen ändras 16 september. Då ersätts e-bok som regel av en tillgänglig pdf. Se punkt 2 ovan. Räkna med fem arbetsdagar för tillgänglighetsgranskningen av ditt dokument.

5. Spridning av innehållet

När rapporten är klar börjar nästa del av arbetet – att sprida innehållet på det sätt som ni har planerat.