Tillväxtverket

Checklista för rapporter

Denna checklista gäller rapport till sidan Publikationer på tillvaxtverket.se och där Tillväxtverket ansvarar för innehållet. Dessa rapporter skrivs i vår rapportmall och har en framsida enligt vår visuella identitet.

Checklistan tar upp de delar där du som rapportskrivare på olika sätt samarbetar med en kommunikatör. Läs igenom hela listan innan du börjar arbeta.

Är det en konsult som skriver rapporten, trots att Tillväxtverket ansvarar för innehållet? Rådgör med en kommunikatör om hur arbetet med rapporten påverkas, inklusive kraven på tillgänglighet.

1. Tidig kontakt med kommunikatör

Ta tidigt kontakt med en kommunikatör för att gå igenom de delar ni samarbetar kring i produktionen och börja fundera på hur innehållet bäst kan spridas.

Här är exempel på frågor för er dialog i detta skede:

  • Behövs det en rapport, eller passar kanske ditt material bättre på webbsidor?
  • Hur påverkar kraven på tillgänglighet ditt arbete och din tidsplan?
  • Ska rapporten kompletteras med ett seminarium eller någon annan insats? Kan innehållet intressera media?
  • Hur kan ni samarbeta för att göra titel, förord och sammanfattning tydliga och intresseväckande?
  • Fungerar upplägget för framsidan i rapportmallen eller behöver en specialframsida beställas från vår produktionsbyrå?
  • Kan något diagram eller någon annan illustration behöva formges av vår produktionsbyrå?

Osäker på vem du ska kontakta på Kommunikation? Se sidan Kontakta kommunikationsenheten.

2 Arbete i rapportmallen

Som rapportförfattare är det ditt ansvar att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Se sidan Språktips för rapporter.

Språket ska förstås även vara korrekt och utan stavfel. Ta hjälp av en kollega med korrekturläsningen. Vill du köpa korrekturläsning, använd det statliga ramavtalet för språktjänster.

Det är också viktigt att du använder tabeller, illustrationer och färger korrekt. Se sidan Tabeller, illustrationer och färger i rapporter.

Använd rätt mall - på rätt sätt

Skriv i de nya rapportmallar som lanserades i juni 2022. De ligger i Simpledoc som du når via Menyfliksområde ”Start”.

Har du redan börjat arbeta i en gammal mall? Se hur du säkrast för över text till en ny mall under rubriken "Formatmallar och rubriker" på sidan Skapa tillgängliga dokument.

Regler för användning av rapportmallen:

  • Förordet ska vara max en sida långt, helst kortare.
  • Sammanfattningen ska helst vara max två sidor lång. Svårt? Diskutera lösningar med en kommunikatör.
  • Använd den formatmall för innehållsförteckningen som är förvald i mallen.
  • Planera din text så att du använder max 5 rubriknivåer. Rubriknivå 1 och 2 ska rymmas på en rad. För nivå 3–5 kan två rader användas.
  • Följ instruktionerna i utbildningen Tillgängliga dokument och använd tillgänglighetskontrollen i Word för att säkra att din rapport blir tillgänglig.

3. Ny kontakt med kommunikatör

Kontakta kommunikatören igen när det är läge – beroende på vad ni kom överens om i er inledande dialog.

Exempel på stöd från kommunikatören i denna fas:

  • Är delaktig i arbetet med titel, förord och sammanfattning. Förordet ska sedan godkännas av ansvarig chef som skriver under förordet.
  • Beställer en eventuell specialframsida. Se punkt 1. En specialframsida kostar från 1 600 kronor och uppåt och tar cirka tre arbetsdagar att få fram. Din enhet står för kostnaden.
  • Hjälper dig att säkra att färger är korrekt använda och färgkontrasterna bra.
  • Hjälper dig att ta fram text om rapporten till tillvaxtverket.se och går igenom den information du behöver förmedla till Intern service i steg 4. Det handlar till exempel om publikationen inte får publiceras innan ett visst datum.

4. Tillgänglighetsgranskning och publicering

Är rapporten klar, korrekturläst och godkänd av ansvarig chef? Skicka din Wordfil till kommunikatören som gör några stickprov för kolla att till exempel färger ser ok ut.

Därefter skickar du wordfilen vidare till dokumentspecialisterna på Intern service via Easit – tillsammans med den information som du och kommunikatören har sammanställt i steg 3. Detta behöver du göra senast fem arbetsdagar innan tänkt publicering.

Detta gör Intern service:

  • Ger rapporten ett rapportnummer och ett så kallat ISBN-nummer.
  • Gör framsidan med den titel och illustration som du och kommunikatören enats om. Specialframsidor beställs dock via vår produktionsbyrå. Se punkt 3.
  • Kollar att din Wordfil är tillgänglig. Om den tillgänglighetenskontrollen du har gjort i Word inte har identifierat några brister så kommer ditt dokument med stor sannolikhet att klara den granskningen.
  • Omvandlar din Wordfil till en tillgänglig pdf.
  • Publicerar rapporten på tillvaxtverket.se och meddelar dig och kommunikatören att den är publicerad.

När kan en extern konsult kopplas in?

Om ditt dokument är både komplext och innehåller många tillgänglighetsfel kan det bli aktuellt att koppla in en extern konsult. Du blir kontaktad av Intern service i så fall.

Kostnaden för extern konsult belastar den egna enheten. Det kan också ta längre tid, räkna med upp till 12 arbetsdagar.

5. Spridning av innehållet

När rapporten är klar börjar nästa del av arbetet – att sprida innehållet på det sätt som ni har planerat.

Extern användare

test