Tillväxtverket

Rapporter

Att ta fram och aktivt förmedla kunskap är en viktig del av Tillväxtverkets arbete. Genom utvärderingar, analyser och studier fördjupar vi kunskapen om våra ansvarsområden. Det här behöver du känna till när du ska skriva en rapport.

Som återrapportering av regeringsuppdrag lämnar vi rapporter till regeringen. Dessa återfinns på sidan Avslutade uppdrag. Se nedan viktiga skrivtips för rapporter till regeringen.

Tillväxtverket ger ut publika rapporter som vi publicerar på tillvaxtverket.se/publikationer.

En del rapporter skriver vi själva. De skrivs i Tillväxtverkets rapportmall och ges rapportnummer samt ISBN-nummer. Rapporterna har en framsida enligt Tillväxtverkets grafiska manér.

Andra beställer vi av en extern leverantör (konsultrapport). De skrivs i konsultens mall och har en framsida enligt konsultens grafiska manér. De behöver dock rapportnummer, ISBN-nummer och "Beställd av Tillväxtverket"-logga.

Alla rapporter på tillvaxtverket.se/publikationer görs också som e-bok (tillgängligt format).

Läs även artikel Skrivtips för regeringsrapporter - bra tips som fungerar för alla rapporter

Checklista för att skriva och kommunicera en rapport

1. Vem ska läsa rapporten?

Du bör redan tidigt i processen fundera på målgrupp: Vem ska läsa och lära sig något? Behövs det en rapport eller kan du tänka annorlunda? Går det att göra innehållet som webbsidor istället?

Fundera också tidigt på spridningen: Kan rapporten kompletteras med seminarium internt och /eller externt? Behövs det något visuellt som till exempel infografik? Finns det någon kanal som kan fungera extra bra? Kan innehållet intressera media?

Kommunikationsenheten är gärna bollplank. Lista över kontaktpersoner

2. Skriv i rapportmallen

Rapportmallen hittar du i Word bland övriga mallar. Instruktionsfilm och skriftlig instruktion för rapportmallen hittar i SupportOnline. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Där finns information om hur du använder formatmallar, uppdaterar innehållsförteckning och infogar tabeller samt bilder. Det är viktigt att du använder de förinställda formatmallarna. Det är ditt ansvar att rapporten är korrekt formaterad.

Skriv enkelt och begripligt för att din publikation ska bli läst. Skriv lockande rubriker och mellanrubriker. Gör tydliga slutsatser och lyft fram det mest väsentliga i sammanfattningen. Läs mer under rubriken "Så här skriver du en rapport - viktiga skrivtips" nedan.

3. Korrekturläs och kvalitetssäkra

Som rapportförfattare är det ditt ansvar att se till att fakta är korrekt, språket begripligt och att det inte finns några stavfel. Behöver du hjälp med korrekturläsning etc, så kan du köpa den tjänsten av en konsult via det statliga avtalet för språktjänster. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Ansvarig chef som skriver under förordet ansvarar ytterst för kvalitetssäkring och ger klartecken till publicering.

4. Beställ rapportnummer och framsida

Rapporten får ett specifikt rapportnummer och ISBN-nummer. Numren får du av en kommunikatör vid kommunikationsenheten.

Kommunikatören beställer en formgiven framsida med en så kallad temaillustration. Till framsidan behövs en intresseväckande titel.

En framsida med befintlig illustration kostar 1 600 kronor och tar upp till tre arbetsdagar att få fram. Du kan välja på temaillustrationerna i vår bildbank,  Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.under "llustrationer och symboler/Temaillustrationer". Nya teamillustrationer beställs via kommunikatör och betalas av din enhet.

Ämneskommunikatören ger ofta återkoppling på titel, sammanfattning och förord och kan ge förslag för att öka begripligheten. Däremot läser kommunikatören inte hela rapporten.

5. Skicka den färdiga wordfilen till din kommunikatör

Tillväxtverket publicerar alltid rapporter i läsvänligt och tillgängligt e-boksformat och som pdf för utskrift. (En e-bok går att läsa på mindre skärmar som läsplattor och smarta telefoner och det krävs ingen speciell programvara eftersom du läser direkt i webbläsaren.)

Det är mer kostnadseffektivt att beställa en e-bok från Word-format än från Pdf. Skicka därför den färdiga rapporten som en wordfil till kommunkatören. Din enhet står för kostnaden för e-boken. 

Kostnad e-bok

  • Konvertering från worddokument: 120-160 kronor/sida
  • Konvertering från pdf eller InDesign: 260-300 kronor/sida

6. Sprid rapporten

Att kommunicera kunskap och insikter från rapporten är ofta viktigt. Kommunikationsenheten rådger och ger stöd kring budskap och kanalval. Ibland är frågan av sådan vikt eller troligt externt intresse att den kräver en särskild kommunikationsplan.

Tänk på att det alltid är bra att sprida i myndighetens sociala kanaler. Du och kollegor får gärna sprider i egna sociala kanaler som ambassadörer.

Tillväxtverket tänker digitalt först, men möjlighet finns att göra tryckt information.

Rapporter till regeringen

Tillväxtverket lämnar varje år flera del- och slutrapporter till regeringen kring uppdrag vi har fått. Rapporterna ska vara välskrivna och hålla hög kvalitet när det gäller språk och innehåll. Se nedan skrivråd till rapporter.

Våra budskap och rekommendationer till regeringen ska vara tydliga. Rapporterna ska också ha en enhetlig struktur.

Delrapporter ska godkännas och beslutas av avdelningschefen.

Slutrapporter beslutas av gd och ska föredras vid en veckoberedning i god tid innan rapporten ska lämnas in till regeringen. Slutrapporter publiceras sedan på sidan Slutrapporterade regeringsuppdrag.

Rapporten skrivs i Public 360. Processen fram till beslut sker digitalt i systemet. Hur det går till beskrivs i Support Online. Sök på ”skriva rapport”.

Skrivtips för rapporter

De här instruktionerna och tipsen gäller för alla rapporter - inte minst när du skriver en rapport till regeringen.

Tänk igenom det här innan du börjar

  • Vem ska läsa?
  • Vad vill du åstadkomma med texten?
  • Vilket är ditt budskap till mottagaren?

Så kan du arbeta fram din text

  • Tänk igenom vilka frågor du tror att läsaren vill ha svar på och adressera dem på något sätt.
  • Lista vad du vill ha sagt. Ta bort allt irrelevant. Se tips för att hålla din text kort längre ner.
  • Strukturera det som blir kvar så att den röda tråden blir tydlig. Skriv det viktigaste tidigt.
  • Fundera på hur du bäst kan få fram det du vill säga. Räcker det till exempel med ord eller kan en tabell eller illustration tillföra något?
  • Välj rubriker som säger något om innehållet i den text som följer.

Sammanfattningen är viktigast

Sammanfattningen är det första mottagarna läser, och ibland det enda de läser. I den lyfter du alltid fram resultat, slutsatser och rekommendationer men också kortfattad bakgrundsinformation.

Sammanfattningen ska:

  • vara kort och koncis - max 2 sidor,
  • vara en egen text som är naturlig att läsa fristående,
  • inledas med det viktigaste – gärna med ett påstående,
  • gärna innehålla punktlistor som tydliggör innehållet.

Är rapporten så kort att en sammanfattning skulle bli mycket lik avsnittet för slutsatser och rekommendationer? I så fall kanske inte en sammanfattning behövs.

Var tydlig med slutsatser och rekommendationer

Slutsatserna är den näst mest lästa delen av en rapport.

  • Skriv klart, koncist och kom direkt till poängen.
  • Var så konkret som möjligt. Ge gärna exempel.

Håll det kort

Rapportens värde ökar inte i takt med att dess längd tilltar. Tvärtom är sannolikheten större att rapporten blir läst och innehållet respekterat om det är kort och koncist.

Här är några sätt att skära bort onödig text:

  • Utelämna självklarheter, sådant som läsaren förstår utan att det påpekas.
  • Undvik detaljer, utvikningar och uttryck som inte tillför något.
  • Upprepa inte.

Skriv klarspråk - vårdat, enkelt och begripligt

Klarspråk står för myndighetstexter skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk.

Alla tips ovan är i någon mening klarspråkstips, men här är några fler konkreta tips:

  • Undvik byråkratiska, ålderdomliga och onödigt svåra ord.
  • Förklara termer som kan vara svåra att förstå, men som måste finnas med.
  • Använd aktiva verb och undvik passiva. Det ger ett enklare språk och gör det enklare att vara tydlig med vem som gör något. Exempel: I stället för ”utvärderas” skriv ”Tillväxtverket utvärderar”.
  • Blanda gärna korta meningar med ”lagom” långa meningar. Det ger en bra läsrytm.
  • Skriv ut förkortningar av typen ”bland annat” och ”till exempel”. Om du förkortar namn på organisationer, skriv hela namnet första gången med förkortningen inom parentes.
  • Punktlistor är effektiva för att framhäva och förtydliga information. De kan utformas på olika sätt, men det kan vara lätt att göra fel. Ta hjälp av avsnittet ”Text och form” i Myndigheternas skrivregler. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Läs mer om klarspråk och effektiva texter

Se språkrådets vägledning för klarspråk Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Med hjälp av Klarspråkstestet kan du ta reda på hur begriplig en text är Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Det här gäller specifikt för konsultrapporter

Men konsultrapporter menar vi i detta sammanhang rapporter där en extern leverantör står för innehållet - inte Tillväxtverket.

Konsulter skriver i egen mall och är utgivare av rapporten.

Du som beställer behöver ställa krav på att texten följer Språkrådets klarspråksprinciper Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

För att tydliggöra kopplingen till Tillväxtverket ska nedanstående alltid vara med:

  • Logotypen ”Beställd av Tillväxtverket” finnas synlig på förstasidan i ett hörn. Välj den färg som passar bäst. Här kan du ladda ned logotypen
  • Formuleringen ”Denna rapport är beställd av Tillväxtverket. Analys och slutsatser i rapporten är författarens.” stå på sidan två eller i samband med förord eller sammanfattning.

Publicering
Om den ska publiceras på tillvaxtverket.se/publikationer och spridas av myndigheten avgörs av respektive beställande handläggare/chef.

Externa rapporter som myndigheten beställt kan publiceras som pdf och e-bok på tillvaxtverket.se/publikationer och spridas i myndighetens kanaler. Kommunikationsenheten beställer e-bok och publicerar rapporten. Din enhet står för kostnaden för e-boken. 

Se även punkt 4-6 i Checklista för att ta fram och kommunicera en rapport.