Tillväxtverket

Rapporter

Att ta fram och aktivt förmedla kunskap är en viktig del av Tillväxtverkets arbete. Genom utvärderingar, analyser och studier fördjupar vi kunskapen om våra ansvarsområden. Så här tar du fram en rapport och kommunicerar dess innehåll.

Tillväxtverket ger ut publika rapporter som vi publicerar på tillvaxtverket.se/publikationer.

En del rapporter skriver vi själva. De skrivs i Tillväxtverkets rapportmall och ges rapportnummer samt ISBN-nummer. Dessa rapporter har en framsida enligt Tillväxtverkets grafiska manér.

Andra beställer vi av konsult (konsultrapport). De skrivs i konsultens mall och har en framsida enligt konsultens grafiska manér. De behöver dock rapportnummer, ISBN-nummer och "Beställd av Tillväxtverket"-logga.

Alla rapporter på tillvaxtverket.se/publikationer görs som e-bok (tillgängligt format).

Som återrapportering av regeringsuppdrag lämnar vi rapporter till regeringen. Dessa publiceras på sidan Avslutade uppdrag och omfattas inte är rutinerna nedan.

Checklista för att skriva och kommunicera en rapport

1. Vem ska läsa rapporten?

Du bör redan tidigt i processen fundera på målgrupp: Vem ska läsa och lära sig något? Och behövs det en rapport eller kan du tänka annorlunda? Går det att göra innehållet som webbsidor istället?

Och fundera också tidigt på spridningen: Kan rapporten kompletteras med seminarium internt/externt? Behövs något visuellt som infografik? Finns det någon kanal som kan fungera extra bra? Kan innehållet intressera media?

Kommunikationsenheten är gärna bollplank. Lista över kontaktpersoner/ämneskommunikatörer.

2. Skriv i rapportmallen

Rapportmallen hittar du i Word bland övriga mallar. Instruktionsfilm och skriftlig instruktion för rapportmallen som du hittar i SupportOnline. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Där finns information om hur du använder formatmallar, uppdaterar innehållsförteckning och infogar tabeller samt bilder. Det är viktigt att du använder de förinställda formatmallarna. Det är ditt ansvar att rapporten är korrekt formaterad.

Skriv enkelt och begripligt för att din publikation ska bli läst. Skriv lockande rubriker och mellanrubriker. Gör tydliga slutsatser och lyft fram det mest väsentliga i sammanfattningen. Här får du konkreta råd om klarspråk, effektiva texter och konsten att skriva rubriker.

3. Korrekturläs och kvalitetssäkra

Som rapportförfattare är det ditt ansvar att se till att fakta är korrekt, språket begripligt och att det inte finns några stavfel. Behöver du hjälp med korrekturläsning etc, så kan du köpa den tjänsten av en konsult. Just nu finns dock inget statligt ramavtal inom området. Kontakta därför Cecila Bertilsson på Kommunikation innan direkupphandling.

Ansvarig chef som skriver under förordet ansvarar ytterst för kvalitetssäkring och ger klartecken till publicering.

4. Beställ rapportnummer och framsida

Rapporten får ett specifikt rapportnummer och ISBN-nummer. Detta får du av en ämneskommunikatör vid kommunikationsenheten.

Kommunikatören beställer sen en formgiven framsida med en så kallad temaillustration. Till framsidan behövs en intresseväckande titel.

En framsida med befintlig illustration kostar 1 600 kronor och tar upp till tre arbetsdagar att få fram. Du kan välja på temaillustrationerna i vår bildbank,  Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.under "llustrationer och symboler/Temaillustrationer". Nya teamillustrationer beställs via kommunikatör och betalas av din enhet.

Ämneskommunikatören ger ofta återkoppling på titel, sammanfattning och förord och kan ge förslag för att öka begripligheten. Däremot läser kommunikatören inte hela rapporten.

5. Skicka den färdiga wordfilen till ämneskommunikatören

Tillväxtverket publicerar alltid rapporter i läsvänligt och tillgängligt e-boksformat och som pdf för utskrift. (En e-bok går att läsa på mindre skärmar som läsplattor och smarta telefoner och det krävs ingen speciell programvara eftersom du läser direkt i webbläsaren.)

Det är mer kostnadseffektivt att beställa en e-bok från Word-format än från Pdf. Skicka därför den färdiga rapporten som en wordfil till ämneskommunkatören. Din enhet står för kostnaden för e-boken. Beroende på antalet sidor tar det 1-2 veckor att göra en e-bok. Pdf:en publicerar vi omgående.

Kostnad e-bok

  • Konvertering från worddokument: 120-160 kronor/sida
  • Konvertering från pdf eller InDesign: 260-300 kronor/sida

6. Sprid rapporten

Att kommunicera kunskap och insikter från rapporten är ofta viktigt. Kommunikationsenheten rådger och ger stöd kring budskap och kanalval. Ibland är frågan av sådan vikt eller troligt externt intresse att den kräver en särskild kommunikationsplan.

Tänk på att det alltid är bra att sprida i myndighetens sociala kanaler. Du och kollegor får gärna sprider i egna sociala kanaler som ambassadörer.

Tillväxtverket tänker digitalt först, men möjlighet finns att göra tryckt information.

Detta gäller specifikt för konsultrapport

Konsulter/externa leverantörer skriver i egen mall och är utgivare av rapporten.

Du som beställer behöver ställa krav på att texten följer Språkrådets klarspråksprinciper Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

För att tydliggöra kopplingen till Tillväxtverket ska nedanstående alltid vara med:

  • Logotypen ”Beställd av Tillväxtverket” finnas synlig på förstasidan i ett hörn. Välj den färg som passar bäst. Här kan du ladda ned logotypen
  • Formuleringen ”Denna rapport är beställd av Tillväxtverket. Analys och slutsatser i rapporten är författarens.” stå på sidan två eller i samband med förord eller sammanfattning.

Publicering
Om den ska publiceras på tillvaxtverket.se/publikationer och spridas av myndigheten avgörs av respektive beställande handläggare/chef.

Externa rapporter som myndigheten beställt kan publiceras som pdf och e-bok på tillvaxtverket.se/publikationer och spridas i myndighetens kanaler. Kommunikationsenheten beställer e-bok och publicerar rapporten. Din enhet står för kostnaden för e-boken. 

Se även punkt 4-6 i Checklista för att ta fram och kommunicera en rapport.