Tillväxtverket

Vanliga frågor om dokument

Är mejl, chattar, sms, loggar, videoinspelningar och andra slags meddelanden allmänna handlingar och är de dessutom offentliga? När får man radera mejl och andra meddelanden?

Här har vi samlat svar på dessa och andra vanliga frågor för att underlätta handläggning och hantering av handlingar inom myndigheten.

Informationen kommer att uppdateras löpande - utifrån nya frågor, ny teknik och annat som kan förändra bilden.

Mejl

Måste vi lämna ut mejl om någon begär det?

Mejl som skickas till, eller tas emot av, någon utanför Tillväxtverket är i regel allmän handling som kan lämnas ut efter sekretessprövning. Undantag finns dock, exempelvis privata mejl och mejl om uppdrag som den anställde har utanför myndigheten.

Mejl som skickas inom myndigheten är normalt inte allmän handling, utan internt arbetsmaterial. OBS! Om ett mejl är relaterat till ett ärende kan det dock bedömas som en allmän handling och lämnas ut efter begäran.

Vad gör jag om någon kontaktar mig och begär ut handlingar?

Kontakta alltid registrator. Registrator diarieför begäran, men det är i regel handläggaren som svarar på begäran.

Om ett mejl är en allmän handling, får jag radera det då?

Det beror på mejlets innehåll. Tillväxtverket har en generell gallringsregel som tillåter radering av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (tillämpning av Riksarkivets föreskrifter om gallring). Det kan vara handlingar som skickats till oss för kännedom och som inte leder till någon åtgärd. Det kan också vara reklam, kopior etc.

Om mejlet, efter bedömning, betraktas som arbetsmaterial (och inte allmän handling) får det också raderas. Detta innebär en s.k. rensning (och inte gallring).

Borde inte alla mejl synas i diariet, om de nu är allmänna handlingar?

Allmänna handlingar ska diarieföras i Public 360 så snart de kommer in till myndigheten eller har blivit upprättade här. Diarieföringen gäller alla handlingar vare sig de kommit med post, bud eller mejl. Se närmare under Dokumenthantering i Tillväxtverkets Policyer och interna regler.

Som huvudregel gäller att upprättade, inkommande och utgående handlingar ska diarieföras. Det finns dock undantag, exempelvis för handlingar av ringa betydelse och reklamhandlingar.

Observera att allmänna handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess alltid ska diarieföras.

Hur hanterar vi utlämning av mejl som kan omfattas av sekretess?

Den som ansvarar för utlämnandet ska göra en bedömning av om mejlet är allmän handling, och om mejlet i så fall är offentligt eller innehåller uppgifter som omfattas av sekretess.

I Tillväxtverkets interna regler om utlämnande av allmänna handlingar finns ett sammandrag av relevanta bestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen.

Hur ”maskar” vi uppgifter i mejl?

Om ett mejl innehåller uppgifter som omfattas av sekretess men kan lämnas ut i övrigt, ska de sekretessbelagda uppgifterna tas bort (maskas).

Maskning måste göras så att uppgifterna inte syns. Vi säkrar som regel detta på följande sätt:

  • Skriv ut mejlet.
  • Stryk över de sekretessbelagda uppgifterna med en heltäckande penna.
  • Skanna in mejlet och skriv ut det.

Be gärna en kollega om hjälp.

Lämnar vi ut privata mejl om någon begär det?

Mejl som rör en anställds privatliv, eller ett uppdrag som han eller hon har utanför myndighetens verksamhet, är inte en allmän handling och lämnas därför inte ut. För att detta ska gälla måste det vara tydligt att mejlet är privat.

Enligt våra interna regler ska vi undvika privata mejl bland myndighetsmejlen.

Om jag flyttar ett mejl till en arkivmapp, är det arkiverat då?

Nej. Det innebär inte rättsligt sett en arkivering, utan enbart att mejlet ligger i en annan mapp i mejlsystemet.

Om jag raderar ett mejl, är det gallrat då?

Ett mejl är gallrat, och därmed inte längre en allmän handling, när man raderat det från först ”Inkorg” (eller annan personlig mapp) och sedan från ”Borttagna objekt” (motsvarande papperskorg).

Mejlet är därefter, i den mån det existerar, rättsligt sett en säkerhetskopia. Säkerhetskopian är inte en allmän handling och behöver inte lämnas ut. Uppgift om mejlet kan dock finnas i mejllogen i 90 dagar. Se rubriken Mejllogg nedan.

Hur vet jag om ett mejl är fullständigt raderat?

För att ta bort ett mejl permanent behöver du först radera det från mappen den ligger i. Därefter raderar du mejlet även från ”Borttagna objekt” (papperskorgen).

När du gjort detta syns inte mejlet längre, men det dröjer 30 dagar innan det försvinner fullständigt. Vill du att mejlet ska försvinna helt och hållet direkt kan du göra det manuellt med hjälp av funktionen ”Återställ objekt”.

Mejllogg

Vad är en mejllogg?

Det saknas en rättslig definition, men en mejllogg beskrivs vanligen som en funktion med uppgifter om ärendemening, avsändare, mottagare, tidpunkt för skickande, meddelande-ID etc.

På Tillväxtverket bedöms mejlloggen vara den Excelfil som skapas av Office 365 utifrån faktisk mejltrafik. Mejlloggen innehåller uppgifter för de senaste 90 dagarna. Äldre uppgifter än 90 dagar skrivs kontinuerligt över.

För varje mejl visar loggen mejl-ID, avsändare, mottagare, rubrik, tidsstämplar, transportvägar etc. Totalt innehåller loggen ett 20-tal kolumner.

Bra att veta om mejlloggen:

  • Man kan inte se mejlets innehåll.
  • Även uppgifter om raderade mejl finns kvar.
  • Man kan se alla mottagare av ett mejl, även de under ”Hemlig kopia”. Tänk på detta vid ett utlämnande.
  • Den påverkas inte av i vilken mapp du sparar mejlet.

Måste vi lämna ut mejlloggen om någon begär det?

Ja, mejlloggen är en allmän handling och kan komma att lämnas ut. Även ämnesraden till privata mejl kan lämnas ut.

Vi lämnar alltid ut enbart de delar som begärs, varken mer eller mindre.

Innan loggen lämnas ut måste vi dock pröva om någon uppgift omfattas av sekretess enligt offentlighet- och sekretesslagen. Uppgift som omfattas av sekretess ska tas bort (maskas) innan utlämning.

Utgångspunkten är att mejlloggen lämnas ut i pappersformat, eftersom den innehåller personuppgifter, till exempel namn på avsändare och mottagare (se 13 § i Tillväxtverkets interna regler (2017:7) om utlämnande av allmän handling).

Det är den ansvarige handläggaren som avgör om handlingen ska lämnas ut. Vid tveksamhet, rådgör i första hand med närmaste chef. Vid fortsatt tveksamhet, rådgör med en verksjurist.

Mejluppgifter i en backup anses inte vara allmänna handlingar och ska därför inte lämnas ut.

Vad gör vi om det finns uppgifter som omfattas av sekretess i loggen?

Uppgifter som omfattas av sekretess ska tas bort (maskas) innan vi lämnar ut mejlloggen.

Maskning måste göras så att uppgifterna inte syns. Vi säkrar som regel detta på följande sätt:

  • Skriv ut loggen
  • Stryk över de sekretessbelagda uppgifterna med en heltäckande penna.
  • Skanna in loggen och skriv ut den.

Hör av dig till registraturen om du har frågor om med detta.

Vad gör vi med ”ointressanta” mejl, till exempel autosvar och besked om accepterat möte?

Uppgifter om dessa mejl finns i mejlloggen och ska därför lämnas ut om de omfattas av begäran. Tillväxtverket har en generell gallringsregel som tillåter radering av denna typ av mejl, men själva logguppgifterna finns kvar.

Vem handlägger en begäran om att ta del av en mejllogg?

Begäran diarieförs på, och handläggs av, den person som ansvarar för berört mejlkonto. Gäller begäran ditt mejlkonto så handlägger alltså du ärendet. Om personen inte är i tjänst så diarieförs begäran på närmast ansvarige chef.

Observera att en begäran om att ta del av allmän handling ska hanteras skyndsamt, dock under ordinarie arbetstid.

Vem tar fram själva mejlloggen?

IT-supporten tar fram loggen ur mejlsystemet, efter begäran via verktyget Easit.

IT-supporten lämnar sedan över loggen till berörd medarbetare för genomgång av materialet - eventuellt tillsammans med en jurist.

Telefon och sms

Är uppgifter om telefonsamtal allmänna handlingar som kan begäras ut?

Nej, telefonhistorik ska inte ses som en allmän handling. Enbart polisen kan begära ut telefonhistorik från operatören och då enbart i samband med brott.

Samtalshistoriken förvaras inte hos Tillväxtverket utan enbart hos operatören.

Är sms-meddelanden allmänna handlingar och kan begäras ut?

Sms-meddelanden är normalt sett inte allmänna handlingar, men kan enligt rättspraxis ses som det om de har en anknytning till ett ärende. Det är sammanhanget som avgör.

Om ett sms bedöms vara en allmän handling behöver man också ta ställning till om det behöver arkiveras.

Chattmeddelanden

Finns det begränsningar för vad man får skriva i chatten?

Ja, man får inte skriva sådant som omfattas av sekretess och inte heller känsliga personuppgifter. Detta gäller för övrigt för allt som skrivs i Office 365.

Eftersom chattmeddelanden kan komma att lämnas ut, bör vi också tänka på att inte skriva annat som kan vara känsligt i chatten.

Är chattmeddelanden allmänna handlingar som kan lämnas ut?

Chattmeddelanden som skickas mellan interna användare, i myndighetens egen Teams-yta eller annat internt system, är i regel inte allmänna handlingar. Om ett meddelande arkiveras blir det dock allmän handling.

Chattmeddelanden som skickas mellan medarbetare på Tillväxtverket och en extern användare är allmänna handlingar och kan begäras ut. En sekretessprövning enligt offentlighet- och sekretesslagen ska dock i vanlig ordning göras innan utlämnande.

Om man använder chatt i handläggning av ett ärende kan innehållet betraktas som en allmän handling, oavsett om det är en intern eller en extern chatt. Sammanhanget avgör.

Om chatten består av meddelanden av mer privat natur, är de inte allmänna handlingar och ska inte lämnas ut.

Hur raderar jag chatthistorik och hur vet jag att den är borta permanent?

Detta beror på vilken plattform som avses (Skype, Teams etc.) och vilka val som gjorts i inställningarna. Om oklarheter uppstår, kontakta IT‑supporten som kan svara eller hänvisa vidare.

Videomöten och inspelningar av videomöten

Är informationen om ett videomöte (eller annat möte) en allmän handling?

Själva bokningen eller mötesinbjudan i Outlook kan ses som en allmän handling eftersom de skickas som mejl och syns i mejlloggen.

Om innehållet i bokningen är allmän handling beror på om det är ett internt eller externt möte och om mötet är kopplat till ett specifikt ärende. Information om ett internt möte utan direkt koppling till ett ärende är normalt inte en allmän handling.

Får vi spela in videomöten?

Tillväxtverket har en rutin för hur videoinspelningar ska gå till. Enligt den får vi endast spela in möten för följande ändamål:

  • Hålla utbildningar
  • Få underlag till protokoll eller annan dokumentation.
  • Ge information till personer som inte kan delta vid ett visst möte.

Mer information samt en checklista att gå igenom innan inspelning finns på sidan Inspelning av möten

Är en inspelning av ett videomöte en allmän handling?

Det beror på. En inspelning kan ses som arbetsmaterial. För att den ses som allmän handling behöver den bli ”färdigställd” och upprättad, exempelvis när den har publicerats på medarbetarsidorna, på utbildningsportalen eller liknande inom myndigheten. Om inspelningen ligger bland chattmeddelanden anses den inte som färdigställd och en allmän handling, se även tidigare fråga om chattmeddelanden.

Om en videoinspelning delas med någon utanför myndigheten blir den ”expedierad” och därmed också en allmän handling.

Om en inspelning hör till ett ärende blir den en allmän handling först när ärendet som den hör till har slutbehandlats – om den inte redan är färdigställd eller expedierad.

Eftersom vi enligt dataskyddsförordningen (GDPR) inte ska hantera personuppgifter längre tid än nödvändigt ska videoinspelningar raderas (gallras), så snart informationen som finns i inspelningen inte längre behövs. Som utgångspunkt bör gallring ske inom 5 arbetsdagar från inspelningstillfället.

I vissa undantagsfall kan inspelningen behöva sparas under längre tid än 5 dagar. Det gäller om inspelningen avser ett utbildningstillfälle där det finns behov av att tillhandahålla informationen till medarbetare under längre tid än fem dagar. En sådan inspelning ska dock gallras så snart behovet av informationen inte längre finns. Behovet av att spara inspelningen och under hur lång tid sparandet ska ske bör bestämmas på förhand i varje enskilt fall av den som ansvarar för inspelningen. Tänk också på att det aldrig ska förekomma fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för ändamålet med inspelningen, varför det är lämpligt att innan videoklippet sparas redigera videoklippet om det förekommer frågor från andra än den som håller i utbildningen.

Inspelning av möten - Tillväxtverket (tillvaxtverket.se)

Vanliga frågor om dokument - Tillväxtverket (tillvaxtverket.se)

Om en videoinspelning ska delas med andra bör den delas genom länk till filen, inte med en kopia av filen. Detta för att kunna ha koll på samtliga kopior raderas.

Hur raderar man en inspelning?

  • Starleaf: Raderas från Starleaf-portalen som nås via Starleaf-appen -> redigera konto.
  • Teams: Organisatören kan radera inspelningen i sin egen OneDrive.
  • Skype: Organisatören raderar inspelningen via inspelningshanteraren i Skype-applikationen.

Kan vem som helst starta en inspelning?

  • Starleaf: Alla deltagare kan starta en inspelning.
  • Teams: Enligt grundinställning kan alla deltatagare starta en inspelning. Mötesorganisatören kan dock begränsa denna möjlighet.
  • Skype: Endast mötesorganisatören kan starta en inspelning.

Observera att möte bara får spelas in enligt den rutin som finns. Se frågan ”Får vi spela in videomöten?” ovan.

Vem kan komma åt en inspelning?

  • Starleaf: Enbart organisatören kan komma åt inspelningen, oavsett vem som startat den.
  • Teams: Alla mötesdeltagare kan titta på inspelningen via möteschatten som skapas automatiskt. Organisatören kan ladda ner och redigera filen. Deltagarna kan distribuera länken till inspelningen internt. Videoinspelningar som sparas i OneDrive kan delas även med externa deltagare.
  • Skype: Enbart den som startat inspelningen (det vill säga organisatören) kan komma åt inspelningen. Inspelningen lagras i en mapp på hårddisken hos den som spelat in.