Tillväxtverket

Så ställer du om till digitala möten

Kivnna med hörlurar bakom dator

Ställ inte in, ställ om! Utifrån den devisen arrangeras nu även många större externa konferenser och möten digitalt istället för fysiskt. Nu finns en checklista för dig som vill lyckas med ditt digitala möte.

Ett lyckat möte kräver inte bara ett genomtänkt program, utan också omsorg om praktiska detaljer. Detta gäller inte minst digitala möten, där detaljerna dessutom kan vara ovana för många av oss.

Tre goda råd för digitala möten

Checklistan för digitala möten fokusera på större externa digitala möten. Här är tre exempel på goda råd från checklistan.

  • Håll korta möten. Vi bli snabbare trötta och okoncentrerade när vi möts digitalt än fysiskt. Behöver ni ett längre möte, planera in pauser.
  • Moderatorn är viktig. Hen har mycket att hålla ordning på samtidigt som det är extra viktigt att bidra med positiv energi till mötet. Dela gärna de uppgifter som går att dela på flera personer.
  • Helst ska talare och eventuella powerpointbilder kunna synas jämte varandra i bild. Minimera därför texter på powerpointbilder till några få ord i stor storlek – gärna i punktform.

Välj upplägg och teknik utifrån mål och syfte

Varför behövs mötet och vad vill du få ut av det? När du har detta klart för dig blir det mycket enklare att avgöra hur du ska lägga upp mötet och vilken teknisk lösning du ska använda.

Kort om tekniska möjligheter för digitala möten:

  • För större möten rekommenderar systemförvaltningen Digital arbetsplats generellt Starleaf. I Starleaf kan upp till 100 deltagare per möte koppla upp sig via olika program och plattformar. I Starleaf finns till exempel en funktion där moderatorn kan styra vilka som kan ses och höras under mötet. Den ger också deltagarna möjlighet att signalera att de vill ha ordet. Du kan även ha gruppdiskussioner via Starleaf, men det kräver planering.
  • För mer avancerade digitala möten – till exempel konferenser och workshops – kan vi avropa vår upphandlade konferensbyrå Reachem. De kan ta ett helhetsansvar för digitala möten, inklusive inbjudningar.
  • Ytterligare ett alternativ är att livesända mötet via vårt avtal för livesändning. Det kan passa bra när fokus ligger på att förmedla kunskap och information, snarare än att utbyta erfarenheter – även om det går att bygga in interaktion med de som följer livesändningen. Överväg om det är önskvärt/möjligt att sända från en professionell inspelningsstudio, även om inte alla kan medverka från studion.

För mer information, gå till sidan Checklista för digitala möten. Se länk nedan. Rådgör därefter gärna med Konferensservice och/eller en kommunikatör.

Lycka till med ditt digitala möte!

Gå till sidan Checklista för digitala möten

PS. Detta är en första version av checklistan. Vill du bidra till att utveckla den? Kontakta Helena Ericsson på Konferensservice eller Annika Friberg på Kommunikationsenheten.