Tillväxtverket

Metoder och verktyg

Här samlas exempel på metoder och verktyg som används för att driva utveckling, förenkling och förnyelse.

Tillväxt i en ny tid - kräver mer än gårdagens metoder

Vi arbetar för tillväxt i en ny tid. För att vi ska klara av vårt uppdrag måste vi både förvalta det vi har, och förnya oss. Jobba på både kort och på lång sikt. Vi vet också framtidens utmaningar måste mötas genom att vi använder nya metoder och verktyg. Vi måste ständigt testa, prova och experimentera oss fram. Hur kan vi tänka smartare och effektivare? Här samlas ett antal exempel på metoder för hur vi tillsammans löser komplexa utmaningar.

Post its lappar från workshop

Designmetodik och vårt idélabb Omtanken

Vad är Omtanken?

Idélabbet Omtanken är en kreativ workshopyta där alla medarbetare på Tillväxtverket ska kunna testa, experimentera och använda mer kreativa grepp. Platsen ska vara lite av en ”kultur- och förändringsmotor” för att arbeta mer innovativt och kundfokuserat. Här kan vi ha en kultur för att våga testa och göra misstag!

Omtanken är en workshopyta med material nära till hands, där man kan jobba i smågrupper eller storgrupp, där det kan vara öppet eller slutet, där man kan stå eller sitta och kan ha möte både digitalt och fysiskt.

Syftet

Syftet är att öka vår förmåga till förändring och förnyelse så att vi blir en mer kundfokuserad och effektiv myndighet. Konkret handlar det om att fånga upp och ta till vara på idéer som leder till:

  • Nya lösningar
  • Nya arbetssätt
  • Ständiga förbättringar av existerande processer och insatser

Lokalen ska ge bättre förutsättningar för:

  • En experimenterande kultur där idéer testas, och som utgår från användarnas behov
  • Samarbeten mellan enheter
  • Tester av lösningar och idéer med användare, kunder och intressenter
  • Vassare kunderbjudanden som bygger på verkliga behov
Läs mer om Omtanken på denna sida.

#hackaverket - kort tid för konkreta lösningar

process

Under 2019 har Tillväxtverket bjudit in alla medarbetare och kontor för hack. Att ”hacka” går ut på att under begränsad tid och under kreativa former, åstadkomma förändring som snabbt blir synligt. Vi utgår från fyra punkter:

  • Tänk nytt - ta inte hänsyn till nuvarande förutsättningar, eller invanda vanor! Vi glömmer hur vi "brukar göra".
  • Tillsammans - genom att blanda olika kompetenser, enheter och personer kommer vi på nya lösningar på problem.
  • Här och nu - fokusera på det vi själva kan göra. Det som är enkelt och inte kräver mycket resurser. Vad kan vi göra för att ta ett steg, i rätt riktning?
  • Begränsa tiden - hack utförs på kanske en förmiddag, eller en helg. Genom att pressa processen framåt, tvingas vi till nästa steg, utan att överanalysera.

Att ta sig från utmaning till lösning

Inte sällan hör man att kultur äter strategier till frukost. Men kultur finns inte bara ”i väggarna”. Kultur består av vanor, dvs vad vi GÖR, varje dag. I stort som smått. Vill man ändra en kultur/bygga en kultur: hacka den! Små grejer tillsammans blir till en helhet.

Vi har hittills fått in fler än 500 förslag på vad som borde utvecklas på myndigheten. Tillsammans sitter vi också på smarta lösningar. Syftet med hacken är att ta fram konkreta lösningar tillsammans med alla kollegor.

Så här gör du

  1. Ringa in utmaningen - vad är det för fråga som söker lösning? Under #hackaverket utgick vi från åtta områden, som medarbetarna hade ringat in som viktiga för myndighetens utveckling. Några veckor innan hacket ägde rum, ombads alla att rösta på de utmaningar man tycker är viktigast. Under hacket bildades team - utifrån den utmaning/scenario som man valt. Här är det viktigt att blanda kompetenser och erfarenheter så gott det går. Lagom antal är ca 3-6 personer. 
  2. Idégenera - brainstorma fram idéer på hur utmaningen kan lösas. Börja individuellt, med att ta fram minst 10 idéer, på ca 10 minuter. Det finns inga dåliga idéer! Skriv på post-its.
  3. Pitcha och rösta! - berätta för ditt team om dina idéer. Sätt upp lapparna på lämplig yta. Börja klustra, om ni ser gemensamma nämnare mellan olika förslag. Rösta därefter på tre idéer/kluster vad som är särskilt bra. Fundera redan nu utifrån följande kriterier: Genomförbarhet - vad kommer att krävas för att komma igång? Relevans för målgruppen - vem kommer att märka någon skillnad? Hur?
  4. Konkretisera - nu är det dags att jobba vidare med lösningsförslaget/en som fick flest röster. Vad är det som ska lösas, hur och av vem? Ta hjälp av exempelvis dessa idékortlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster för att bli så konkreta, och detaljerade som möjligt.
  5. Testa – gör gärna en prototyp av ert förslag på lösning. Hur kommer det att se ut, hur kommer det att funka? Använd material som finns att tillgå, exempelvis papper, tejp, piprensare eller lego. Eller varför inte göra en kort film? Var kreativa! Visa upp er demo för de andra teamen. Be om respons och feedback. Utse sen ett eller flera, vinnande bidrag – om det är möjligt så premiera gärna de team som nått extra långt med sin lösning.
  6. Förändra – efter hacket är dags att förfina/vidareutveckla, eventuellt testa igen och sen genomföra. Boka in nästa steg, redan nu!

Ständiga förbättringar - exempel från Regioner

Avdelningen Regioner undersöker vilka metoder och verktyg som behövs för att på ett enkelt och smart sätt hantera medarbetares förbättringsförslag. Nästa steg är att hitta ett användarvänligt system som samlar idéer, skickar dem rätt i organisationen och ger återkoppling till idégivaren. Läs mer och se en pilot länk till annan webbplatshär (gäller medarbetare inom avdelning Regioner tills vidare).

Kunskap för tillväxt - idéer från medarbetare

Idéutvecklingsprogrammet "Kunskap för tillväxt" är en del av Tillväxtverkets satsning för att uppmuntra medarbetare att komma med förslag på hur vi kan förbättra vår verksamhet. Tävlingen görs ungefär vartannat år.

Exempel på idéer som vunnit och genomförts:

2018:

2017: