Tillväxtverket

Mejl - Outlook

Hur får mina mejl avsedd effekt? Hur ska mejlasignaturen se ut? Vad gäller för mejl kopplat till GDPR? Svaren hittar du här samt på undersidan Hantera mejl utifrån GDPR.

Vill du nå alla kollegor på myndigheten använder du Medarbetarsidorna - mejla Webbgruppen för publicering.

Effektiva mejl

Myndighetens riktlinjer för mejl anger ramarna för vår mejlanvändning och utgör ett stöd i det dagliga arbetet. Här sammanfattar

Tänk på vad du skriver och vidarebefordrar

Mejl kan lätt skickas vidare. Sekretessbelagd, eller på annat sätt känslig, information lämpar sig därför inte för mejl. Skicka inte vidare långa konversationer i onödan och mejla inte konversationer som varit del i en intern beredning till externa mottagare.

Skriv aldrig något som du inte kan stå för

Använd inte mejl på ett sätt som kan skapa missförstånd. Mejl till och från myndigheten är i regel allmänna handlingar som kan begäras ut av journalister och andra intresserade.

Tänk på att även mejl som skickas internt på Tillväxtverket kan komma att lämnas ut eller läsas av andra. Den mejladress som tillhandahålls av Tillväxtverket är främst avsedd för mejl i tjänsten.

Undvik att skicka kopia

Mejl som är skickad till en mottagare som kopia är enbart till för information, aldrig för agerande.

Använd signatur

Använd avsändarsignatur, såväl externt som internt. Du är då tydlig som avsändare och mottagaren kan snabbt ringa för att diskutera oklarheter. Signatur för mejl

Undvik mejl vid brådskande eller känsliga ärenden

Undvik mejl i vissa situationer. Vid brådskande ärenden – ring eller skicka sms. Vid komplicerade och känsliga ärenden – ta personlig kontakt.

Autosvar vid ledighet

När du planerar en frånvaro, lägg in ett autosvar.

Tillväxtverkets riktlinje för mejl

Autosvar vid frånvaro

När du inte har möjlighet att besvara inkommande mejl på grund av frånvaro bör du aktivera ett automatiskt svar i Outlook som talar om under vilken tid din frånvaro gäller.

Instruktion om hur du ställer in autosvar i Outlooklänk till annan webbplats

I ditt autosvar bör du också lägga till följande stycke:

"Om ditt meddelande är av sådant slag att det kräver omedelbar åtgärd och bör tilldelas en annan handläggare, eller på annat sätt utgör information som är betydelsefull för Tillväxtverket, bör du även sända det för diarieföring antingen elektroniskt till registraturen@tillvaxtverket.se eller med vanlig post till Tillväxtverket, Box 4044, 102 61 Stockholm."

Fullmakt

När du är frånvarande ska du även fylla i en fullmakt som ger tjänstgörande registrator, närmaste chef och medarbetare som utses av närmaste chef, möjlighet att öppna din mejl då du själv inte har möjlighet att göra det.

Fullmakt för mejlPDF 

Mejlsignatur

En stor del av Tillväxtverkets kommunikation sker via mejl. Det är därför viktigt att vi har lättlästa, informativa och enhetliga avsändarsignaturer.

Signaturen i mejl är också ett gyllene tillfälle att kort presentera Tillväxtverket och bidra till att kunskapen om oss som myndighet ökar — något som all verksamhet har nytta av. Därför är det viktigt att alla använder samma korta presentation.

Tillväxtverket är alltid avsändare, aldrig en organisatorisk enhet eller en verksamhet.

En eller flera signaturer

Du kan ha flera signaturer, till exempel en på svenska, en på engelska och en enbart för internt bruk.

Logotyper ska bara finnas med på mejl som går ut externt. Om alla mejl innehåller loggor blir det mycket minne som går åt av mejlserverns minne.

I mejl via mobiltelefon har du bara möjlighet till en signatur, och då utan logotyp. Läs mer längre ner.

Så här lägger du in signaturer i Outlook

Följ anvisningarna nedan. Vill du ha flera signaturer så är det bara att upprepa proceduren från punkt 4.
 
1. Klicka på fliken Arkiv och sedan på Alternativ.

2. Klicka på E-post.

3. Klicka på Signaturer, ligger till höger en bit ner.

4. Om du inte har någon sedan tidigare klickar du på Ny. Om du har en sedan förut ändrar du bara i den befintliga.

5. Döp signaturen genom att skriva ett namn i den ruta som kommer upp och klicka på OK.

6. Nu kan du skapa signaturen. Kopiera texten från uppställningen längre ner på sidan och klistra sedan in den i den stora textrutan, då får du med länkarna korrekt.

Ändra sedan de textdelar som är kopplade till din person. Texten ska vara i Calibri 10 punkter. Välj fet stil på ditt namn och på Tillväxtverket.

7. Logotyperna ligger i mappen AAlogotyper till mejlsignatur på G:\kommunikation

8. För att lägga till logotyp klickar du på bildsymbolen i signatur-fönstret och infogar sedan loggan.

9. Klicka på OK.

Om du har flera signaturer så väljer du vilken som ska vara standard under rubriken "Nya meddelanden" till höger i rutan.

Extern signatur på svenska

Kopiera uppställningen nedan och fyll i dina egan uppgifter. Lägg inte till någonting annat. Kom ihåg att texten ska vara i Calabri 10 punkter.

Namn
Funktionstitel eller Avdelning eller Enhet (välj en av dem)
Telefon: 08-681 XX XX
Sms: 07X- XXX XX XX
Besöksadress: XX-gatan YY, Ort

Tillväxtverket arbetar för att stärka företagens konkurrenskraft.
Vi finns på tillvaxtverket.selänk till annan webbplats, Twitterlänk till annan webbplats, Facebooklänk till annan webbplats, LinkedInlänk till annan webbplats.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Logotyper för strukturfonderna

Logotyper för strukturfonderna (svenska + engelska) hämtas också på denna sida: G:\Kommunikation\AA Loggor för mejlsignatur

Gör en blankrad efter Tillväxtverkets logotyp och klistra in logotypen där, under Tillväxtverkets logotyp.

Extern signatur på engelska

Name
Titel or Department or Unit (choose one) 
Phone: + 46 8 681 XX XX  
Sms: + 46 7 XXX XX XX  
Visiting address : XX-gatan YY, Ort

The Swedish Agency for Economic and Regional Growth is a national agency tasked with promoting entrepreneurship and regional growth. We work proactively to strengthen the competitiveness of Swedish enterprises.

Intern signatur på svenska

Lägg inte in logotyper i din interna signatur. Det tar extra plats på servern.

Namn
Funktionstitel
Anknytning XX XX
Sms XXX XXX XX XX

Så här lägger du in en signatur i mobilen

1. Lägg in din signatur så som den ska vara i Outlook. Skicka ett mejl till dig själv med endast din nya signatur i textfältet. Ta bort loggor innan du skickar.

2. Öppna mejlet i din telefon, markera och kopiera signaturen, och klistra därefter in den som signatur i mobilen. Då följer länkningarna med.

Här finns instruktion om hur du gör en signatur

3. Efter signaturen väljer du att skriva ”Skickad från min mobil” för att indikera att du är "out of office".

Storlek på mejl och mejllåda

Den totala tillåtna storleken på mejl, till eller från externa mejladresser, är 18MB. För interna mejla inom Tillväxtverket är gränsen 40MB.

För interna mejl bör du skicka en länk till dokumentet/filen istället för att bifoga den.

Skickar du ofta stora filer till externa kontakter? Kontakta IT-support så kan vi ge dig ett alternativ till att skicka per mejl. 

Funktionsbrevlådor

För att du ska få åtkomst till en funktionsbrevlåda måste ägaren till brevlådan bevilja det. Ägaren kontaktar sedan IT genom ett ärende i Easit/Itlänk till annan webbplats.

Information om vem som äger funktionsbrevlådan finns i den globala adressboken i Outlook. Så här gör dulänk till annan webbplats för att hitta informationen.

Boka konferensrum i Outlook

Sök efter namnen på de konferensrum du vill boka i Outlook. Varje konferensrum som är utrustat med videokonferens har bokstaven V i slutet av sitt namn. Varje rum som är utrustat med Skypeutrustning har bokstaven S i slutet av sitt namn.  

Tillväxtverkets samtliga konferensrum

Rumssökaren

Genom rumsökaren kan du snabbt hitta ett eller flera tillgängliga konferensrum på den plats du önskar. Följande 5 orter finns skapade som rumslistor i Outlook: Stockholm, Göteborg, Gävle, Östersund och Arjeplog.

Om du ska boka flera konferensrum på olika orter, använd dig av rumslistan "Alla konferensrum".

Instruktioner för bokning med rumssökarenlänk till annan webbplats

Undvik dubbelbokning

Det är viktigt att du som mötesorganisatör ser till att det inte finns några konflikter i mötesbokningen innan du skickar iväg den, använd och dubbelkolla i rutan "Föreslagna tider".

För att undvika dubbelbokningar får du en kvittens på din bokning. Om ett rum redan är bokat och man av misstag dubbelbokar får man ett meddelande om att bokningen avböjdes samt anledningen till detta. Som mötesorganisatör bör du genast boka om eller boka av mötet.

Du kommer även att få en kvittens på en lyckad mötesbokning:

Instruktioner för hur du gör en rumsbokninglänk till annan webbplats

Skräppost

Hittar du inte mejl - kolla i mapparna Övrigt och Skräppost. Vill du veta mer om hur mejlen sorteras - gå till Support Onlinelänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Outlook via webben

Du kan alltid nå Outlooks webbmejl med följande adress:

http://portal.tillvaxtverket.se/länk till annan webbplats

Kontakt

Superanvändare

Sök svar på din fråga i Support Onlinelänk till annan webbplats

EasIt/Itlänk till annan webbplats