Tillväxtverket

Tidredovisning

Här hittar du information om hur du tidredovisar olika aktiviteter. 

Tidredovisning (Business World) hittar du på sidan Verktyg

Mer information om arbetstid

Tidredovisning på arbetsområde och aktivitet

Du ska tidredovisa på arbetsområden (AO) och i vissa fall även på aktiviteter under ett arbetsområde. Aktivitet ska anges på alla arbetsområden och du söker fram den genom sökfunktionen. Om arbetsområdet inte har några specifika aktiviteter ska du ange aktivitet 100 – Ingen fördelning, vilket är det förinställda värdet.

Arbetsområde saknas

Om du saknar ett arbetsområde i din tidredovisning, vänligen kontakta din enhetsadministratör eller chef.

Skriva tid på arbetsområden på andra enheter

En grundregel för att skriva tid på arbetsområden som ligger under någon annan enhet än den egna är att arbetet ska omfatta cirka 100 timmar – om inte annat överenskommits. Ta kontakt med enhetsadministratören för den enhet där du önskar lägga tid för att få tillgång till arbetsområdet.

Arbetsområde Gemensamt - 100000

På arbetsområde Gemensamt - 100000 anger du tid för personalinformation samt gemensamma aktiviteter som gäller för hela Tillväxtverket.

Nytt eller förändring av arbetsområde

Om enheten behöver ett helt nytt arbetsområde så ska blanketten Nytt arbetsområde i Excel under Mallar Ekonomi användas. Enhetschef eller enhetsadministratör fyller i blanketten och skickar den till Ekonomi via Easit.

Förändringar på ett befintligt arbetsområde som inte avser tillägg eller borttag av behörighet för tidsredovisning på arbetsområdet skickas till Ekonomi via Easit.

Tillägg eller borttag för tidredovisning för en resurs på ett arbetsområde skickas via enhetsadministratören till Statens Servicecenter via blanketten Ändring resurs arbetsområde i Excel under Mallar Ekonomi.

Stänga arbetsområde

Varje enhetschef eller administratör som beställt ett arbetsområde ansvarar också för att meddela när det ska stängas. Informationen skickas till ekonomi via Easit (ej blankett).

Flextid och övertid

När du är flexledig ska du INTE registrera någon tid i systemet. Om du till exempel tar ut flex en hel dag, det vill säga 8 timmar, lägger du in den dagen med 0 (noll) timmar. Systemet drar då av tiden från ditt flexsaldo.

Om du vill specificera att du tagit ut flex den dagen kan du lägga till en text i kolumnen Beskrivning. Texten följer med den registrerade raden och kommer att synas för attestanten. Texten kommer att sparas i historiken.

Hur beräknas flex?

Flexen dras automatiskt bort eller läggs till utifrån antalet Normaltimmar för veckan. Den här siffran hittar du i tidredovisningsbilden uppe till vänster i det gråmarkerade fältet. Alla timmar som du inte har lagt in som övertid kommer att antingen läggas på eller dras av som flextimmar på den summan.

Lediga dagar

Normalarbetstiden är justerad för veckor med halvdagar och ledighet så var noga med att kontrollera detta när du lägger in Frånvaro. Giltig frånvaro hel dag ska alltid stämma överens med den beräknade arbetstiden för just den dagen, detta gäller framför allt dig som arbetar deltid.

Övertid och uttag av komp

Beordrad övertid/mertid läggs både in i Primula och i tidredovisningen. I tidredovisningen specificerar du om övertiden är Enkel eller Kvalificerad med hjälp av tidkoderna E och K. Tidkoderna E och K påverkar inte flexsaldot.

Uttag av kompensationsledighet tas ut i antingen tid eller pengar i lönesystemet Primula men endast i tid i tidredovisningen. För uttag i pengar ska ingen tid registreras. För uttag i tid ska tidredovisning göras med antal uttagen komptid. Tiden registreras på arbetsområdet Frånvaro med 0 - Normaltid, annars kommer du att få minusberäkning i ditt flexsaldo.

Mertid

Mertid används av dig som arbetar deltid. Mertid registreras med tidkoden E – Enkel övertid i tidredovisningssystemet.

Kompetensutveckling

För att mäta hur mycket och vilken typ av kompetensutveckling som sker på Tillväxtverket är det viktigt att du i tidredovisningen anger vilken typ av kompetensutveckling du har haft genom att välja rätt aktivitetskod i Aktivitetsfältet för arbetsområdena 100009 samt 100010. Välj den aktivitetskod som bäst stämmer överens med din kompetensutveckling.

Frånvaro

All giltig frånvaro ska du registrera på arbetsområdet FRANVARO.

Mer information om giltig frånvaro.

Uttag av komp i tid

På arbetsområde FRANVARO lägger du kompensationsledig tid för inarbetad beordrad övertid. Observera att Frånvaro ALLTID registreras med tidkod 0 - Normaltid, annars kommer du att få minusberäkning på ditt flexsaldo.

Friskvård

Tid för friskvård redovisas under arbetsområde FRISKVAR.

Mer information om friskvård.

Deltid

När du går upp eller ner i arbetstid ska du se till att Normalarbetstiden, Normaltimmar i tidredovisningen Business World, är ändrat till rätt antal arbetstimmar för veckan. Kontakta ekonomi via Easit om Normalarbetstiden inte stämmer överrens med hur det är sagt att du ska arbeta för veckan.

Flexavstämning

Flexavstämning görs två gånger per år, 31 mars och 30 september. De timmar som är överskjutande, utöver högst antal timmar, stryks utan någon ersättning. Underskjutande timmar, utöver högst antal timmar, korrigeras med löneavdrag. 

Vanliga frågor och svar

Varför fungerar inte min inloggning?

Kontakta ekonomi via East eller ekonomi@tillvaxtverket.se.

Varför stämmer inte mitt flexsaldo?

Den vanligaste anledningen är att din chef eller annan attestant inte har attesterat din senaste tidrapport.

Hur redovisar jag min tid när jag arbetat över?

Beordrad övertid/mertid läggs både in i Primula och i tidredovisningen. I tidredovisningen specificerar du om övertiden är Enkel eller Kvalificerad med hjälp av tidkoderna E och K. Tidkoderna E och K påverkar inte flexsaldot.

Uttag av kompensationsledighet tas ut i antingen tid eller pengar i lönesystemet Primula men endast i tid i tidredovisningen. För uttag i pengar ska ingen tid registreras. För uttag i tid ska tidredovisning göras med antal uttagen komptid. Tiden registreras på arbetsområdet Frånvaro med 0 - Normaltid, annars kommer du att få minusberäkning i ditt flexsaldo.

Hur redovisar jag tid för läkarbesök?

All giltig frånvaro redovisas på arbetsområdet FRANVARO.

Vad gäller vid semester?

Semester redovisas på arbetsområdet FRANVARO. Du kan lägga in detta i förväg. Om semestern löper över en hel vecka kan du även klarmarkera den i förväg så går den till din chef för attest. Var noga med att registrera frånvaro utifrån de Normaltimmar som finns för veckan. De allmänna ledigheter som gäller för alla på Tillväxtverket ligger inlagt i systemet och är därmed bortdraget från den normala arbetstid du skulle ha haft om det inte var någon ledighet.

Varför ska jag tidredovisa?

Tidredovisningen är en viktig del i styrningen och uppföljningen av myndigheten. Tidredovisningen ger oss möjlighet att följa upp nedlagd tid på genomförd verksamhet och beräkna dess totala kostnad. Den ger oss därmed underlag för att omprioritera verksamheter, ta fram nyckeltal och beräkna kostnader per prestation i årsredovisningen. Med hjälp av tidredovisningen kan vi också omfördela lönekostnader mellan enheter och finansieringskällor. Personalkostnaderna är den enskilt största kostnaden som vi har på Tillväxtverket.

Tidredovisningen är även grunden för registrering och beräkning av flextid.

Kontakt

ekonomi@tillvaxtverket.se