Tillväxtverket

Rekrytering

Tillväxtverket är en kunskapsorganisation och medarbetarna är vår viktigaste resurs. En rekrytering är därför en väldigt viktig investering. På Tillväxtverket har vi en tydlig och väl utarbetad rekryteringsprocess. 

Följ processen och läs mer om varje steg genom att klicka på rubrikerna nedan. Informationen riktar sig i första hand till dig som är rekryterande chef. 

Behovsanalys

När ett kompetensbehov uppstår bör du analysera hur du på bästa sätt kan tillgodose behovet av ny kompetens. Det kanske inte alltid är en rekrytering som är den bästa lösningen. Det finns många frågor att ta ställning till innan du påbörjar en rekrytering. Använd gärna framtagen checklista som stöd för behovsanalysen. 

Stödmaterial

  • Behovsanalys vid kompetensförsörjning - checklista (finns att hämta i Word #HR-Rekrytering)

Kandidatupplevelse

Vi ska eftersträva att alla som söker jobb på Tillväxtverket får ett professionellt bemötande i alla delar av vår rekryteringsprcess. Målet är att alla som är intresserade av att jobba hos oss ska ha eller en positiv bild av vår myndighet, oavsett om de blir aktuella för en anställning eller inte. Vår professionalitet ska ska genomsyra hela vår rekryteringsprocess, i allt ifrån hur vi uttrycker oss i annonsen, till hur vi bemöter kandidater, återkopplar, kommunicerar och uppträder. 

Kravprofil och tidsättning för processen

En rekrytering börjar med att du tar fram en kravprofil för tjänsten. Kravprofilen ska uttrycka tjänstens huvudsakliga arbetsuppgifter samt de krav, önskemål (meriterande) och förväntningar vi har på den vi vill anställa vad gäller kunskaper, erfarenheter och personliga egenskaper.

Kravprofilen är grunden för hela rekryteringen. Därför är det viktigt att du har ha en väl genomtänkt kravprofil. Det är sällan en bra idé att kopiera en tidigare kravprofil, då omständigheterna ofta har ändrats sen du rekryterade senast. 

Tänk igenom vilka kompetenser och erfarenheter som är skall-krav och vad som är meriterande. Ett skall-krav är bindande. En kandidat som inte uppfyller skall-kraven ska gallras bort direkt i urvalet.

En viktig kompetens hos den vi anställer är hens personliga egenskaper. Utöver det vi uttrycker i vår medarbetar- och chefspolicy, ska du fokusera vi på max 3-5 egenskaper som är extra viktiga i just denna tjänst. Till din hjälp har HR tagit fram en förteckning över de mest förekommande personliga egenskaperna, med definitioner.

När du är nöjd med kravprofilen skickar du den till din HR-strateg som också läser igenom och återkopplar. Därefter skickar HR-strategen den till våra fackliga representanter för eventuella frågor eller synpunkter. De återkopplar inom 5 arbetsdagar. 

Planera och tidsätt rekryteringen

Du bör planera och tidsätta hela processen från start, i samråd med din HR-strateg. Planera in och avsätt tider i kalendern för genomläsning av ansökningar, intervju 1, intervju 2 och referenstagning. När du väl anställt en person har hen ofta 2 - 3 månaders uppsägningstid.

Stödmaterial

  • Kravprofil - mall (finns att hämta i Word #HR-Rekrytering)
  • Lista över personliga egenskaper med definitioner (finns att hämta i Word #HR-Rekrytering)

Annonsering

HR-strategen upprättar en annons i ReachMee utifrån den framtagna kravprofilen. Du läser igenom annonsen och godkänner den före publicering.  

Val av annonskanaler varierar beroende på typ av tjänst och vilken ort vi rekryterar till. Du beslutar om annonskanaler, i samråd med din HR-strateg som sen ombesörjer annonseringen.

Våra vanligaste annonskanaler är tillvaxtverket.se, platsbanken.se, LinkedIn, twitter och Facebook. Därutöver kan vi komplettera med andra kanaler, beroende på tjänst.

Ansökningstiden i våra annonser brukar vara 2 – 3 veckor. Var beredd på att svara på frågor från nyfikna kandidater under tiden.

Kostnaden för annonseringen belastar din budget.

Urval

Du och din HR-strateg läser var för sig igenom alla inkomna ansökningar och betygsätter kandidaterna i ReachMee, utifrån hur väl de uppfyller kravprofilen. Vill du även att någon av dina medarbetare är med och läser så går det att ordna genom att HR-strategen lägger upp en behörighet för medarbetaren i ReachMee. När genomläsningen är klar sker ett urvalsmöte där ni går igenom kandidaterna och enas om vilka som ska kallas till en första intervju.  

Det går inte att på förhand säga hur många kandidater vi kommer att kalla på intervju. Det varierar beroende på antalet ansökningar och antalet kandidater som matchar kravprofilen.

Intervju 1

Du som chef kallar de utvalda kandidaterna till en första intervju och genomför också intervjun.

Tid som bör avsättas för intervjun är 1 – 1,5 h.

När du genomfört samtliga intervjuer bedömer du vilka kandidater som bäst matchar kravprofilen och således går vidare till intervju 2.

De kandidater som inte går vidare i processen bör du informera så snart det är möligt, för bästa möjliga kandidatupplevelse. 

Stödmaterial

  • Intervjumall, med intervjudisposition och frågor (finns att hämta i Word #HR-Rekrytering)
  • Intervjufrågor för personliga egenskaper (finns att hämta i Word #HR-Rekrytering)
  • Presentation av Tillväxtverket hittar du direkt i PowerPoint genom presentationsbanken QuickSlideBuilder.

Intervju 2

I intervju 2 deltar du som chef tillsammans med din HR-strateg, och ibland någon medarbetare från din enhet. HR-strategen kallar kandidaterna till den andra intervjun. Kandidaterna ombeds då även att skicka in betyg, förbereda referenspersoner samt att läsa vår medarbetar- och chefspolicy. 

Tid som bör avsättas för intervjun är 1 – 1,5 h.

Intervju 2 är ett bra tillfälle att följa upp eventuella frågetecken från intervju 1. Finns det något särskilt som du vill följa upp? Tveksamheter? Något du missade i första intervjun? Något som behöver förtydligas? Avsätt också tid för kandidaten att ställa frågor till oss.

Personprofilanalys (PPA)

Inför intervjun fyller kandidaterna, via webben, i en personprofilanalys (PPA). På intervjun ger HR-strategen en återkoppling på PPA:n och använder denna som en utgångspunkt för en fördjupad intervju kring kandidatens personliga egenskaper.

Efter genomförda intervjuer beslutar du, i samråd med din HR-strateg, vem eller vilka kandidater som går vidare till nästa steg i processen som är referenstagning.

Stödmaterial

  • Intervjumall, med intervjudisposition (finns att hämta i Word #HR-Rekrytering)

Referenstagning

Du som chef ringer på referenser. Vi tar enbart referenser på slutkandidaten/kandidaterna i vår rekrytering. Du bör ringa på minst 2-3 referenspersoner per kandidat. Referenspersonerna bör vara tidigare chefer, eller gärna personer som haft en arbetsledande roll för kandidaten. Referenspersonerna bör vara från de senaste anställningarna. Vid behov kan vi begära in ytterligare referenspersoner.

Stödmaterial

  • Referenstagning - mall (finns att hämta i Word #HR-Rekrytering)

Anställningserbjudande

Ett anställningserbjudande ges av dig som chef. Lönenivån stäms alltid innan av med HR-chefen. Du och kandidaten enas om startdatum. HR ombesörjer att informera facken samt PoU-gruppen om tillsättningen, samt upprättar anställningsbevis.

Utvecklingsmöjligheter och förmåner

Kandidater vill ofta veta vad vi som arbetsgivare har att erbjuda i form av utvecklingsmöjligheter, anställningsvillkor och förmåner. Vi har samlat information om våra utvecklingsmöjligheter och förmåner här:

https://tillvaxtverket.se/om-tillvaxtverket/jobba-hos-oss/vi-erbjuder.htmllänk till annan webbplats

Tacka nej till övriga sökanden

För bästa möjliga kandidatupplevelse är det bra att återkoppla till de sökande så snart det är möjligt.

Kandidater som varit på anställningsintervju ska få en personliga återkoppling via telefon. Du ringer de kandidater som varit på intervju och informerar om att vi kommit till avslut med en annan person, samt motiverar vad som ligger bakom beslutet. Vi vill gärna att kandidaterna ska bära med sig en positiv känsla av Tillväxtverket, även om de inte var aktuella för just denna tjänst.

HR informerar övriga sökanden om att processen är avslutad. Ett mejl skrickas till de sökande. En kungörelse läggs också ut på tillvaxtverket.se samt på vår officiella anslagstavla.  

Introduktion

Våra nya medarbetare ska känna sig välkomna och få en bra introduktion. En bra introduktion planeras i god tid. Du som chef utser en fadder åt medarbetaren. 

Två gånger om året anordnar HR introduktionsdagar för alla nyanställda. Det är ett bra tillfälle att få en inblick i verksamheten, lära sig mer om upphandling och förvaltningsrätt, men också träffa andra nyanställda och på så vis få ett bra nätverk i organisationen.

Stödmaterial

  •  Information och checklistor för introduktionen finns här:

https://tillvaxtverket.se/medarbetare/min-anstallning/nyanstalld.htmllänk till annan webbplats

Överklagande

När vi fattat ett anställningsbeslut kan andra sökanden överklaga beslutet, om de anser sig skickligare än den som anställts. Överklagandet skickas till Tillväxtverket och HR skickar det sen vidare till Statens överklagandenämnd. Överklagandet ska ha inkommit inom tre veckor från den dag beslutet sattes upp på vår anslagstavla.

Ansvarig HR-strateg skickar in alla handlingar som ingår i ärendet. Du som chef skriver, i samverkan med HR-strategen, ett yttrande i vilket vi ska leda i bevis att vi har anställt den skickligaste personen, utifrån kravprofilen. Vi måste kunna styrka alla delar av kravprofilen, det vill säga meriterande erfarenheter, kunskaper och personliga egenskaper.

Därefter ges den klagande möjlighet att yttra sig. Vi kan sen också få möjlighet att yttra oss igen. Därefter är ärendet klart för föredragning i nämnden. Ett ärende avgörs normalt inom tre månader från det att det kom in till nämnden. När ärendet är avgjort dröjer det en eller några veckor tills det har justerats av ordföranden, då beslutet blir offentligt.

Under tiden som nämnden utreder ärendet, kan vi anställa den person vi har valt på ett "vikariat under pågående rekrytering". 

Läs mer här: http://www.kammarkollegiet.se/namndmyndigheter/statens-overklagandenamndlänk till annan webbplats

Kontakt