Tillväxtverket

Möten i Loungen i Stockholm

Här har vi samlat praktisk information till dig som funderar på att boka Loungen på plan 3 i Stockholm.

Stora loungen i Stockholm med flera stolar och en stor skärm.

Stora loungen i Stockholm

Loungen är ett samlat begrepp för två mötesytor på den västra sidan av plan 3 (mot Västgötagatan). 

Lilla loungen ligger längst in och har videokonferens. Stora loungen ligger direkt före och har inte videkonferens. Du bokar lokalerna via Outlook som vanligt.

Mellan recpetionen och Stora loungen finns en matyta. Om du enbart vill använda denna yta – kontakta receptionen i Stockholm.

Loungen passar för mycket - men inte för allt

Stora loungen kan vara ett bra alternativ för öppna externa möten, jämfört med att hyra en extern lokal, men ytan passar inte för allt. Man får till exempel räkna med att man kan bli lite störd av andra som vistas på plan 3. Ett arrangemang här kräver också mer av oss som arrangör, jämfört med om vi hyr en extern lokal.

Passar Loungen för era behov och vad behöver ni veta om ni ska använda ytan? Se svar under rubrikerna nedan.

Passar Loungen era behov?

Stora loungen passar för följande möten på maximalt en halvdag:

  • Upp till 72 personer i biosittning (11 rader med 6 stolar perrad, 1 rad med höga stolar).
  • Upp till 66 personer i biosittning om arrangemanget ska filmas/livesändas. (11 rader med 6 vanliga stolar.)
  • Upp till 84 personer i biosittning – om extra ljud köps in. (11 rader med 6 vanliga stolar. 3 rader med höga stolar).

OBS! Max 6 stolar per rad ska användas, för att inte försvåra eventuell utrymning via nödutgången mot Medborgarplatsen.

För andra typer av möbleringar, rådgör med Konferensservice och vaktmästeriet.

Mat kan serveras i matytan precis intill Stora loungen enligt följande:

  • Upp till 40 personer som sitter ner och äter mat.
  • Upp till 80 personer som står och äter mat, om ståbord och extra porslin hyrs in.

Följande resurser krävs bland annat för arrangemang i Loungen:

  • En person från enheten/avdelningen som samordnar planeringen och tar ansvar för helheten.
  • Ytterligare 1–3 personer (beroende på arrangemangets storlek och karaktär) från enheten/avdelningen som hjälper till med det praktiska under arrangemanget. Det handlar om att ta emot gäster, ta mot mat, duka fram och plocka undan mat, starta diskmaskiner etc.
  • Personal som hjälper till med uppdukning och servering kan behöva hyras in om många ska bjudas på mat.

Om avdelningen inte har medarbetare i Stockholm så hjälper Konferensservice till i mån av tid. Vid behov kan Konferensservice också gå igenom lokaler och utrustning med dem som ska ansvar för det praktiska.

Detta behöver du veta när du använder Loungen

Boka lokalen

  • Boka via Outlook. Boka Stora loungen via Outlook som vanligt. 
  • Svara noga på frågorna i det mejl du får från receptionen i Stockholm efter bokningen. Om ert arrangemang passar för Stora loungen och inte krockar med andra aktiviteter så godkänns din bokning.

Teknik

  • Testa uppkopplingen. Testa att uppkopplingen från datorn till videoväggen i Loungen fungerar. Mer om videoväggen
  • Testa din presentation på skärmen. Skärmen i Loungen består av fyra delar. Titta därför igenom dina bilder på skärmen och justera texter etc. vid behov.
  • Skriv ut ditt talmanus – om det ligger i anteckningsfältet i Powerpoint. Du kan inte se det fältet enbart på din datorskärm när datorn är uppkopplad via ClickShare.
  • Testa ljudet. Receptionen har nyckel till ljudskåpet. Det finns 2 myggor och 2 handmikroner. Använd alltid mikrofon vid större möten. Portabel hörselslinga finns att låna ut vid behov. Kontakta Konferensservice om du har frågor om ljudet. Mer om ljudanläggningen.
  • Filmning och/eller livesändning köps från leverantör. Observera att ni då kan ha maximalt 66 personer i biosittning. Säkra att tekniken fungerar med hjälp av leverantören. Mer information.
  • Fler än 72 deltagare? Hyr ni in en annan ljudanläggning kan ni ha max 84 personer i biosittning. Hyr av samma leverantör som vi köper filmning och/eller livesändning av.
  • Tekniska problem? Ring IT-support på 9595 om det uppstår problem ni inte kan lösa. Öppettider: 08.00 - 11.30 och 12.30 - 16.30.

Mat

  • Catering? Konferensservice kan ge förslag på företag att beställa från. I mån av tid kan de även hjälpa till med beställningen.
  • Extra personal? Många cateringföretag hyr också ut personal som hjälper till med uppdukning och servering.
  • Ståbord/porslin? Kan också hyras in via cateringföretaget. Rådgör med Konferensservice.

Information i lokalen

  • Sätt upp skyltar. Information om att arrangemang pågår behöver sättas upp på angivna platser för att minska risken att bli störd. Detta är extra viktigt vid livesändningar. Receptionen har färdiga skyltar.
  • Lösenord till Wifi. Besökare får tillgång till wifi genom att logga in på Tillvaxtverket-quest och sedan välja fliken konferens. Information om detta, samt dagens lösenord, finns vid receptionen. Vill du ha ett skräddarsytt lösenord till ett större arrangemang? Kontakta receptionen i Stockholm.

Övrigt

  • Är receptionen öppen när gästerna kommer? Tillväxtverkets reception är öppen 8.00-16.30. Husets reception är öppen 8.00- 17.00 (8.00-16.00 sommartid). Har du gäster som anländer andra tider behöver ni ta emot dem.
  • Säkerhet! Informera om nödutgångar och uppsamlingsplats i samband med att arrangemanget inleds.
  • Roll-ups bokas hos Konferensservice. OBS. Placera inte roll-ups – eller något annat – i gången som leder till nödutgången mot Medborgarplatsen.