Tillväxtverket

Checklista för konferenser

Texten Kom ihåg på ett papper och en gul överstrykningspenna

Det är mycket att tänka på när man arrangerar en konferens. Ta hjälp av checklistan!

Checklistan har åtta delar. Punkterna under varje del inleds med nyckelord, som förhoppningsvis gör det lättare att hitta det som är relevant för dig. Titta igenom helheten innan du drar igång arbetet.

Hållbarhetsaspekter är integrerade i checklistan. Alla hållbarhetstips finns också samlade på en egen sida. Mer om hållbara möten.

1. Planera

Här lägger du grunden för ett lyckat möte, genom att tänka igenom syfte, målgrupp, mål, upplägg etc.

  • Resurser. Säkra att ni har de resurser ni behöver för att genomföra konferensen med hög kvalitet, i form av budget och personal. Tydliggör ansvar för olika delar, inklusive vem som har det övergripande ansvaret.
  • Uppstartsmöte. Bjud till ett uppstartsmöte tidigt i planeringen. Bjud alltid in Konferensservice. Vid större/strategiskt viktiga arrangemang – bjud även in en kommunikatör. Rådgör med kommunikationschefen vid behov.
  • Syfte. Varför arrangerar ni konferensen? Finns det flera svar, välj det syfte som ni vill ska styra planeringen.
  • Målgrupp och mål. Ringa in målgruppen så noga som möjligt och formulera mål utifrån syftet. Utgå från de klassiska kommunikationsmålen: Vad ska målgruppen veta, tycka eller göra?
  • Datum och tid. Säkra att ni har en realistisk tidsplan och att datumet inte krockar med andra relevanta arrangemang och/eller lov. Tillgång till lokal och/eller nyckelpersoner kan också styra valet av datum.
  • Save the date? Ibland, men inte alltid, kan det vara klokt att skicka ut en första inbjudan snabbt, så att målgruppen kan reservera datumet. Rådgör gärna med en kommunikatör.
  • Upplägg/program. Vilket innehåll, och vilken form, krävs för att nå målen? Finns det erfarenheter från tidigare arrangemang att lära av? Hur synliggör vi den kunskap vi har inom området? Hur får vi en bra start och variation i programmet? Lägg alltid in pauser.
  • Hållbarhet! Mångfald i innehållet. Säkra att olika gruppers perspektiv och förutsättningar speglas i programmet - utifrån kön, bakgrund och ålder. Ta ställning till vilka andra mångfaldsperspektiv som är särskilt viktiga för frågan. Några exempel: Att spegla utvecklingen i olika delar av landet, i samhällen av olika storlek, i olika branscher och i olika företagsformer.
  • Påverkar temat mer än innehållet? Är temat digitalisering blir principen ”Digitalt först” till exempel ännu viktigare. Och så vidare.
  • Säkra grundläggande behov. Vi människor är ett socialt flockdjur med grundläggande behov såsom pauser, dryck, mat, rörelse, variation och bekräftelse. Beakta detta när du planerar konferensen – annars motarbetar du dig själv.
  • Skapa den kultur vi behöver. Vi människor är också kulturvarelser, med inlärda normer och beteenden. Men allt som är kultur kan förändras! Så tänk igenom vilken kultur vi behöver och låt det genomsyra hela upplägget.
  • Lyhörda, kunniga och handlingskraftiga? Hur säkrar vi att vi uppfattas som vi vill uppfattas på just detta arrangemang? Kanske ska vi till exempel öppna upp för delaktighet redan i planeringsfasen?

2. Boka medverkande

  • Välj medverkande med omsorg. En god talare behärskar både sitt ämne och konsten att framträda inför en publik. Om framträdandet är en utmaning kan en intervju av en proffsig moderator vara ett alternativ.
  • Hållbarhet! Mångfald på scenen. Säkra att fördelningen mellan män och kvinnor i olika roller är jämn, både vad gäller antal personer och taltid. Samt att det om möjligt finns personer med utländsk bakgrund och i olika åldrar representerade. Ta ställning till om det finns fler mångfaldsperspektiv som ni vill se representerade på scen: Några exempel: Människor från olika delar av landet, från samhällen av olika storlek, från olika branscher och från olika företagsformer. 
  • Hållbarhet! Utmana gärna normer. Lyft till exempel fram män i yrken där kvinnor främst verkar och vice versa. Svårt att hitta rätt person? Ta hjälp av ditt nätverk!
  • Förbered talare och moderator väl, genom att tydliggöra målgrupp och mål samt deras roll i programmet. Om en talare använder presentationsmaterial, ha en dialog om hur det ska användas och utformas. Ta hjälp av en kommunikatör om möjligt.
  • Ska GD medverka? Vid större konferenser och vid strategiskt viktiga arrangemang – fråga alltid om GD har möjlighet att medverka på något sätt genom att kontakta Susanne Jansson, GD:s sekreterare. När du förbereder underlag till GD kontakta Klas Rabe på GD-stab.
  • Ska en minister/statssekreterare medverka? Kontakta även Susanne Jansson, GD:s sekreterare, om du tror att en minister och/eller statssekreterare kan vara intresserad av att medverka. Denna typ av frågor ska alltid gå via GD eller GD-stab, om inte annat överenskommes.

3. Boka lokal och teknik

  • Våra egna lokaler bokar du själv på vanligt sätt.
  • Loungen i Stockholm kan vara ett bra alternativ, men passar inte för alla arrangemang och kräver interna resurser. Rådgör med Konferensservice.
  • Alla externa lokaler bokas av Konferensservice enligt rangordning på avropa.selänk till annan webbplats. Statliga avtalspriser gäller. Eventuella undantag från rangordningen ska motiveras i en tjänsteanteckning.
  • Hållbarhet! Hållbara resor. Säkra att det finns möjlighet att ta sig till lokalen med tåg och annan kollektivtrafik. Se till att start- och sluttider är anpassade till detta.
  • Välj lokal med omsorg. Lokalen måste fungera praktiskt – finns det till exempel ytor för incheckning och fungerar den möblering ni vill ha? Men lokalens utformning och närmiljö betyder också mycket för helhetsupplevelsen. Konferensservice kan ofta bidra med erfarenheter från tidigare arrangemang.
  • Hållbarhet! Tillgänglighet. Säkra att just de rum/ytor vi använder är tillgänglighetsanpassade, (mikrofin, hörslinga, rullstolsanpassning etc.).
  • Hållbarhet! Webbsändning? Rekommendationen är att vi alltid ska erbjuda möjlighet att ta del av konferenser via webben, i realtid och/eller efteråt. Rekommendationen gäller för arrangemang som alla kan anmäla sig till. Mer om webbsändning
  • Teknik och support. Säkra att ni har tillgång till den teknik, och den tekniksupport, som krävs. Att tekniken fungerar är en hygienfaktor.
  • Tänk igenom ljussättningen. Den ska fungera praktiskt, men kan också bidra till att skapa den stämning ni vill ha. Ta hjälp av ljustekniker på plats.
  • Förberedelsetid. Boka in tid för att göra i ordning lokalen och testa tekniken.
  • Håll koll på datum för avbokning och avstämningar med ansvariga för lokalen.
  • Mentimeter? Mentimeter är ett verktyg för interaktivitet. Tillväxtverket har ett så kallat företagskonto som kan bokas. Mer om Mentimeter
  • Hållbarhet! Dekorationer. Använd växter och material som kan återanvändas. Undvik till exempel snittblommor och ballonger.

4. Boka mat och dryck

  • Måttfullhet. Den allmänna utgångspunkten för vår representation är måttfullhet. Läs mer och kontrollera aktuella beloppsgränserna i styrdokumentet "Tillväxtverkets interna regler om representaion, gåvor och vissa personalförmåner." Våra interna styrdokument
  • Hållbarhet! Val av mat. Beställ vegetarisk mat i första hand. I andra hand fisk eller fågel. Fråga efter råvaror i säsong och gärna ekologisk och närproducerad.
  • Hållbarhet! Val av dryck och frukt. Beställ kranvatten som serveras i karaff. Fråga efter frukt i säsong och gärna ekologisk och närodlad. Fråga efter ekologiskt och rättvisemärkt kaffe och te.
  • Hållbarhet! Informera. Se till att det finns informationsskyltar som berättar vad det är för mat och att den är ekologisk/rättvisemärkt/närproducerad.
  • Hållbarhet! Inga engångsartiklar.

5. Boka övriga resurser

  • Fotograf. Vill ni filma från konferensen? Läs mer om film och livesändning. Vill ni boka en fotograf, kontakta en kommunikatör. Läs även om våra bildrutiner kopplat till GDPR. GDPR och bilder.
  • Skribent. Vill ni anlita en skribent som rapporterar från konferensen i någon form? Rådgör med en kommunikatör.
  • Sociala kanaler. Vill ni att Tillväxtverkets Twitter-konto eller någon annan social kanal ska används under konferensen? Kontakta en kommunikatör.

6. Marknadsför

  • Skriv text till inbjudan. Ägna rubriken och beskrivningen av konferensen särskild omsorg. Allt för att nå fram till, och skapa rätt förväntningar, hos målgruppen. Presentera de som medverkar på lämpligt sätt. Ta även ställning till vad det ska stå i mejlet som inbjudan förmedlas via. Ta hjälp av en kommunikatör om möjligt.
  • Bilder. Hur ska arrangemanget marknadsföras visuellt? Ta hjälp av en kommunikatör om möjligt. Tänk på våra rutiner kring bilder utifrån GDPR. Mer om GDPR och bilder
  • Hållbarhet! Tilltala alla. Säkra att inbjudan tilltalar personer med olika bakgrund och förutsättningar. Undvik stereotyper. Rådgör med en kommunikatör om möjligt.
  • Information utifrån GDPR. Ska ni fotografera eller filma under konferensen? Då behöver ni informera om detta redan i inbjudan utifrån kraven i GDPR. Mer om GDPR och bilder. Rådgör med en kommunikatör vid behov.
  • Avgift? Som regel tar vi inte ut deltagaravgifter. Men vi kan ta ut en så kallad ”No show-avgift” – om det är motiverat och vi har resurser att hantera administrationen. Rådgör med Konferensservice.
  • Digital inbjudan/anmälningslänk. Fyll i formuläret digital inbjudan/anmälningslänk här på medarbetarsidorna– så hjälper de dig att göra en digital inbjudan.
  • Utskick. Rådgör med Intern service som hanterar myndighetens kundregister och tänk på GDPR. Observera att du inte ska ha egna kontaktlistor på andra platser.
  • Kalendariet. Se till att information om evenemanget publiceras i kalendariet på tillvaxtverket.se. Skicka text, länk till den digitala inbjudan och eventuell bild till Webbgruppen.
  • Kanalval. Vilka ytterligare kanaler ska arrangemanget marknadsföras i och vilka anpassningar krävs utifrån kanalerna? Ta hjälp av en kommunikatör om möjligt.
  • Hållbarhet! Nå alla. Konferensen marknadsförs så att vi når personer med olika bakgrund och förutsättningar (till exempel kön, ålder och utländsk bakgrund).

7. Arrangera

Det är nu alla bitar ska falla på plats och oväntade problem ska hanteras.

  • Minutschema. Gör ett minutschema för programmet, inklusive tekniken, och tydliggör arbetsfördelningen under konferensen. Ett exempel på hur ett schema kan se ut kan du hämta från mappen Konferenser och externa möten i Myndighetsstöds Sharepointgrupp.
  • Säkra material. Säkra att allt presentationsmaterial som används är klart och kvalitetssäkrat i god tid innan konferensen. Det är ofta bra att lägga samman alla bilder i en presentation, med pausbilder mellan de olika delarna.
  • Synliggöra vårt varumärke. Till exempel genom att ta med roll-ups. Du hittar dem på sidan Presentationsmaterial. Ange vilken/vilka du önskar boka samt under vilka dagar i ett mejl till Konferensservice.
  • Logistik. Tänk igenom logistiken utifrån ett deltagarperspektiv. Behövs det till exempel fler hänvisningar i lokalen för att deltagarna ska hitta rätt?
  • Personligt välkomnande! Att hälsa varje deltagare välkommen personligen kan vara ett enkelt sätt ge konferensen en bra start.
  • Säkerhet: Ta reda på vad ni behöver veta om brandsäkerhet och hur ni snabbast kan få hjälp om någon blir akut sjuk.
  • Backup-planer: Vad gör ni om någon av de medverkande får akut förhinder? Vad gör ni om teknik inte fungerar?
  • Hållbarhet! Lika talutrymme. Vid paneler och liknande, be moderatorn vara uppmärksam på att alla deltagare har möjligt att få lika talutrymme.
  • Förberedda frågor. Har ni pass som inkluderar frågor från deltagare? Säkra att ni får relevanta frågor genom att be utvalda personer att förbereda några frågor.
  • Närbilder. Vill ni fotografera eller filma närbilder, där enskilda personer är i tydligt fokus? Då krävs ofta samtycke enligt GDPR. Mer om GDPR och bilder.
  • Hållbarhet! Digital information. Program och annan information till deltagare ska som regel vara digital, och inte delas ut i pappersform.
  • Hållbarhet! Godstransporter. Samordna eventuella godstransporter.
  • Hållbarhet! Behövs en gåva till medverkande? Om ja, ge i första hand bort en tjänst istället för en sak. En fysik gåva ska vara miljövänlig (till exempel tillverkad av återvunnet material) och gärna rättevisemärkt. Följ vår interna representationsregler. Ett presentkort måste till exempel avse en bestämd vara eller tjänst och får inte gå att bytas mot pengar. Utlägg redovisas i Primula, läs mer i interna styrdokument.

8. Följ upp

Dags att tacka, skicka ut eventuell dokumentation och att ta reda på vad vi kan göra bättre nästa gång

  • Tacka och fråga. Skicka mejl och tacka deltagarna. Bifoga gärna en enkät med några få väl valda frågor.
  • Hållbarhet! Bryt ner enkätsvar. Hur väl lyckas vi nå olika målgrupper och vad tyckte de olika gruperna om konferensen? Läs mer om mångfaldsuppföljning i handläggarstödet.
  • Material till deltagarna? Material som ni vill att deltagarna ska få efter konferensen kan skickas ut med tack-mejlet. Det finns också en särskild plats på tillvaxtverket.se där denna typ av material kan läggas upp. Kontakta Webbgruppen om ni vill använda dem möjligheten istället.
  • Hållbarhet! Återvinn. Säkra att allt material återanvänds eller återvinns.
  • Uppföljningsmöte. Följ upp hur arbetet med konferensen fungerande, till exempel genom ett möte med alla inblandade. Detta är extra viktigt vid större och/eller återkommande möten.
  • Dokumentera lärdomar, så att ni ha nytta av dem nästa gång. Och för vidare lärdomar till ansvariga om även Tillväxtverket som organisation kan ha nytta av dem.
  • Följ upp ekonomin. Tänk på att kostnadsställe och arbetsområde ska anges på samtliga fakturor.
  • Diarieför enligt vanliga regler.