Tillväxtverket

Konferenser, seminiarier och möten

Konferensservice (enheten Intern service) hjälper dig som ska arrangera en konferens eller ett seminarium. Tänk på att alltid vända dig till dem när du ska boka en extern lokal.

Börja med uppstartsmöte

Som projektledare kallar du som ansvarig för ett event till ett uppstartsmöte med en kommunikatör och någon från konferensservice. Se checklistan nedan för en ídé om vad som vanligen tas upp vid mötet.

Arrangera — i egna och externa lokaler


Konferens i våra egna lokaler

Vid en konferens förväntas du själv, eller någon du utser, att:

  • Boka lokal i Tillväxtverkets lokaler.
  • Beställa en anmälningslänk från Konferensservice.
  • Se till att information om evenemanget publiceras i kalendariet på tillvaxtverket.se. Skicka anmälningslänk, text och eventuell bild till Webbgruppen.
  • Hantera beställd lunch eller fikabröd, plocka fram och duka undan fika/lunch och vid behov starta diskmaskiner.

Konferenser i externa lokaler

Samtliga externa konferenser bokas av Konferensservice enligt rangordning på avropa.selänk till annan webbplats. Statliga avtalspriser gäller.

Vid externa arrangemang förväntas du, eller någon du utser, att:

  • Beställa en anmälningslänk från Konferrensservice.
  • Se till att information om evenemanget publiceras i kalendariet på tillvaxtverket.se. Skicka anmälningslänk, text och eventuell bild till Webbgruppen.
  • Vara med som värd/värdinna vid inregistreringsdisken
  • Hjälpa till med att ställa i ordning och plocka undan material och annat på plats.

Checklista - att tänka på inför och efter

Ramar för och fakta om konferensen

Lokaler och utrustning

  • Boka lokal. Tänk också på tider för att ställa i ordning lokalen och vilka ytor som finns för lager, utställningar, incheckning med mera. Ta reda på vad som gäller för avbokning och datum för avstämning.
  • Vilket teknikbehov har ni och vilken teknik finns med i offerten?
  • Fastställ programmet (tider, talare, moderator, upplägg).

Inbjudan och deltagare

  • Gör en sändlista på personer som ska bjudas in. (Internservice hanterar myndighetens adressregister)
  • Gör en digtal inbjudan med program (konferensservice bistår)
  • Se över vilket material som ska användas.
  • Ska deltagarna faktureras?

Resurser på plats

  • Ska det finnas värdar och personal vid incheckning?
  • Ska konferensen filmas eller dokumenteras på annat sätt?
  • Behövs det hänvisande skyltar på plats?
  • När behöver vi få talarnas presentationer?
  • Gör ett minutschema och schema för arbetsfördelningen under konferensen.
  • Ska talarna få tackgåvor? Gör din beställning genom Easit/Intern service

Efter konferensen

  • Skicka mejl för att tacka deltagare för sin medverkan och hänvisa till eventuell dokumentation eller referat på webbplatsen.
  • Hur ska konferensen följas upp/utvärderas?
  • Ekonomisk uppföljning, tänk på att kostnadsställe och arbetsområde ska anges på samtliga fakturor.
  • Diarieför.

Stöd genom Konferensservice

Konferensservice hjälper till med:

  • att göra anmälningslänk, ta fram adresser till målgrupper ur kund- och aktörsregistret Lime samt skicka ut digital inbjudan.
  • att ta emot och sammanställa anmälningar till konferensen.
    Fyll i dokumentet Anmälan till konferensenWord
    Skicka det till Konferensservice
  • att skriva ut deltagarlistor och namnbrickor
  • att beställa frukost, lunch och fika vid konferenser med inbjudna gäster. Fram- och avdukning samt starta diskmaskiner ansvarar du själv för alternativt din enhets administratör. Konferensservice kan hjälpa till med detta i mån av tid.
    Vid övriga interna arbetsmöten ansvara du själv för cateringbeställning/lunchbokningar etc.
  • att reservera och boka roll-up. Du hittar dem på sidan presentationsmaterial. Ange vilken/vilka du önskar att boka samt under vilka dagar, genom ett mejl till Konferensservice
  • att i mån av tid, vara på plats vid konferenser för hjälp med registrering och andra göromål under dagen.

Meddela konferensservice i god tid för att säkerställa hjälpen.

Konsult för konferenser

Vid större evenemang och vid arbetstoppar finns det möjlighet att använda vår upphandlade konferensbyrå Meetagain Konferenser AB.

Kontaktuppgifter

Meetagain Konferens AB
Råsundavägen 13
169 67 SOLNA

Kontaktperson: Katarina Hjelm
E-post: mail@meetagain.se
Telefon: 08-664 58 00
meetagain.selänk till annan webbplats

Kontakt

konferensservice@tillvaxtverket.se

Helena Ericsson
Anknytning 9320

Lena Hallstensson
Anknytning 9312