Tillväxtverket

Kommunikations­planera

Checklistan nedan ger dig vägledning i vad du behöver fundera över när du ska planera kommunikation kring en verksamhet, program eller projekt. Använd frågorna för att tänka igenom vad du vill uppnå.

På kommunikationsavdelningen finns specialister som kan ge råd vid kommunikationsplanering. Se lista med ämneskommunikatörer.

Tillväxtverket har också upphandlade byråer som du kan avropa från för att köpa kommunikationstjänster som strategisk rådgivning, informationsprodukter och journalistiska texter samt språkvård och klartext.

Här nedan hittar du också vårt verktyg för inkluderande kommunikation. Det ska vi använda för att nå ut på ett normmedvetet sätt till fler målgrupper.

För att lyckas i din kommunikation behöver du:

  • Först komma fram till VAD du vill kommunicera och VARFÖR (alltså ha en genomtänkt idé vad du vill uppnå) och VEM du vill kommunicera med.
  • Sen väljer du HUR, VAR och NÄR du ska kommunicera.

Checklista för kommunikationsplanering

Samma disposition används i mallen för en kommunikationsplan som du hittar i Word.

Nuläge

Vilken är bakgrunden till insatsen? 

Verksamhetsmål och syfte

Vad vill vi uppnå med kommunikationen?

Målgrupp

Vem/vilka ska vi kommunicera med?

Kommunikationsmål

Vad vill vi att mottagarna ska kunna, tycka eller göra?

Strategi

Hur ska vi göra för att lyckas med kommunikationen?

Budskap

Vad vill vi säga? Vad kan vara till nytta för målgruppen?

Kanaler

Vilka kanaler ska vi använda? Var finns de vi vill kommunicera med?

Intern förankring och samordning

Hur ska vi kommunicera internt om insatsen?

Aktivitets- och tidsplan

Vad ska göras när, hur och av vem?

Uppföljning och utvärdering

Hur vet vi att vi lyckats?

Konsulttjänster inom kommunikation

Som komplement till kommunikatörernas kommunikationsarbete har vi upphandlade byråer. När du vill köpa kommunikationstjänster - kontakta alltid en kommunikatör för att diskutera ditt behov av konsulttjänster. 

De flesta ramtavtal för konsulter finns på e-avroplänk till annan webbplats.

Strategisk kommunikationsrådgivning
För strategisk kommunikationsrådgivning exempelvis avancerade målgruppsanalyser, kommunikationsstrategier och budskapsträning har vi upphandlat Gullers grupp.
Kontakt: Gabriella Lundin

Reklambyråtjänster 
Tillväxtverkets upphandlade reklambyrå heter Ruth. De hjälper dig med att skapa  enklare informationsprodukter eller med mer kreativa kommunikationskoncept.
Läs mer om avtalet och hur du gör beställninglänk till annan webbplats. Där finns också mall för att göra en bra brief till leverantören. 
Kontakt: Jenny Weimerbo

Produktion och spridning av content 
Innehåll med mottagarnas intressen i fokus, ofta producerat med det journalistiska arbetssättet – i alla relevanta kanaler. Upphandlad byrå är Care of Haus. 
Kontakt: Susanne Daregård

Livesändning

Vi har avtal med WestramU för dokumentation av möten, seminarier och konferenser som sänds live på webben, On Demand streaming och/eller i en redigerad version.

Läs mer om avtalet och hur du gör beställning
Kontakt: Monica Nielsen

Exponering
Leverantör finns för framtagning av koncept och produktion av mässor och liknande, samt snabba produktioner av quickscreens, skyltar, affischer med mera.
Kontakt: Jenny Weimerbo / Anders Nygren

Språkvård                                                                                                  
Vi har ramavtal med Expressiva AB för sedvanliga språkvårdstjänster. I dessa ingår till exempel korrekturläsning och redigering med olika ambitionsnivåer samt individuell handledning och kurser. Läs mer på e-avrop.se/tillvaxtverket.
Kontakt: Birgitta Rohdin

Tryck
Vi har ett leveransavtal på det statliga ramavtalet. Se Publikationer.
Kontakt: Jenny Weimerbo

Webb
Ramavtal uppdelat på två områden: webbdesign och webbproduktion.
Kontakt: Monica Nielsen

Pressrum och mediabevakning
Tre leverantörer stöder oss med mediebevakning och pressmeddelandetjänster.
Kontakt: Susanne Daregård

Vid behov avropar vi från följande statliga ramavtal

Översättningar                                                                                                                            Se vägledning och beställningsblankett nedan. För avrop från detta avtal behöver du bara kontakta Kommunikation om du har frågor eller synpunkter. Kontakt: Annika Friberg

Vägledning för TillväxtverketPDF

Beställningsblankett, språkområde EngelskaWord

Vi avropar även från följande statliga ramavtal:

  • Profilprodukter.
  • Annonsförmedling.
  • E-förvaltningsstödjande tjänster.

För kommunikationstjänster utan ramavtal (eget eller statligt) gäller de vanliga reglerna för upphandling. Har du behov av konsulttjänster inom ett sådant område, kontakta alltid Kommunikation!

Inkluderande kommunikation - normhjulet

Genom att ställa några frågor till dig själv och dina kollegor, under arbetets olika faser, blir du medveten om normer som annars kan vara lätta att missa. Om alla kan vara med och främja normmedvetenhet så når vi en inkluderande kommunikation.

Bild på Tillväxtverkets verktyg för inkluderande kommunikation


1. Idéfas

  • Vad vill vi åstadkomma med kommunikationen? Vilka målsättningar har vi och hur följer vi upp dem? Syfte och mål påverkar valet av tillvägagångssätt.
  • Vem är den tänkta mottagaren och varför? Hur väl känner vi målgruppen? Vad händer om vi tänker oss en mer generell eller mer specifik målgrupp? Hur påverkar det valet av budskap, paketering och tillvägagångssätt? Hur kan människor utanför målgruppen kunna tänkas reagera på materialet? Vem bör vara avsändare av kommunikationen sett till målgrupp och måluppfyllelse?
  • Vad är det som ska  kommuniceras? Finns det en tradition kring vilka ämnen/vinklar/budskap som tas upp? Vems historier är det som får höras? Vilka branscher som exemplifieras? Hur ser tidigare kommunikation inom området ut? Vad har vi gjort och vad har vi inte testat vad gäller tillvägagångsätt och paketering? Hur väl har tidigare kommunikationsinsatser fungerat? Kan vi inkludera fler genom att byta förmedlingsmetod (kanaler, forum och nätverk)? Kan vi anpassa och rikta  kommunikationen sett till olika målgruppers behov?

2A. Utförande

  • Förknippas ämnet med ett specifikt kön, bakgrund, ålder osv? Om ja, kan den underrepresenterade gruppen lyftas utan att framstå som undantag? Om nej, kan materialet utformas könsneutralt?
  • Vilka får stå som representanter för vilka områden? Vilka porträtteras i offentliga kontra privata miljöer och situationer? Får minoritetsgrupper representera något annat än sin grupptillhörighet?
  • Undvik stereotyper: Vem är aktiv och vem är passiv, vem kopplas till svårigheter och vem till framgång, vem är allvarlig och vem är oseriös?

2B. Beställning

  • Hur har vi kommunicerat riktlinjerna för jämställd kommunikation i beställningen till
    leverantörer? Ger vi förslag på vilka grupper som ska inkluderas eller prioriteras, och på vilket sätt?
  • Hur har vi säkrat att leverantören förstått innebörden och vikten av normmedvetenhet? Är leverantören medveten om våra tre prioriterade mångfaldsområden (dvs kön, ålder och bakgrund)?
  • Har vi och leverantören gemensamma referenser gällande olika begrepp? Har vi skickat ut något material, exempelvis ”Schyst”, till leverantören?

3. Implementering

  • Innan beslut fattas, har vi gjort vårt bästa för att skapa en inkluderande kommunikation? Har vi tänkt igenom konsekvenserna för våra prioriterade målgrupper inom mångfaldsarbetet? Kan vi motivera de val vi gjort?
  • Kan vi testa våra färdiga kommunikationsprodukter eller lösningen på kollegor eller
    referenspersoner? Hur upplever de kommunikationen?

4. Återkoppling

  • Levde materialet upp till våra förväntningar? Upplevs materialet som normbrytande, normstärkande eller neutralt
  • Återkoppling från eventuell leverantör – hur upplevde de beställningen? Var beställningen tydlig eller fanns det oklarheter?
  • Hur reagerar målgruppen? Positivt eller negativt? Hur måluppfyllande är kommunikationen?

5. Utveckling

  • Hur gick arbetsprocessen till? Är vi nöjda? Vad kan vi förbättra till nästa gång?
  • Hur har vi dokumenterat processen så lärdomarna ges vidare?
  • Förbättra verktyget för inkluderande kommunikation genom att kontakta ansvariga för jämställdhetsintegrering!

Kommunikatörer för olika ämnen/områden

Kommunikatörerna har ansvar för olika ämnen och områden. Kontakta ansvarig kommunikatör om du behöver hjälp med kommunikationsfrågor.

På kommunikationsavdelningen finns specialister inom webb, bild och film och sociala medier. Webbgruppen når du via EasIT.

Skriv tabellbeskrivning här

Ämne/område

Kommunikatör

Digitalisering, Besöksnäring

Kim Forsberg

Regional kapacitet, Statistik, Företagsstöd

Cecilia Bertilsson

Kompetensfrågor inklusive Enklare jobb

Carin Carltoft

Internationalisering, Förenkling, Mångfald

Malin Hallare

EU-programmen, Fondsamordning

Lina Lindbäck, Birgitta Rhodin

Strategiskt kommunikation, övergripande

Gabriella Lundin

Intern kommunikation

Jenny Weimerbo

Press, media och nyheter

Susanne Daregård

Medarbetarsidor och EU på webben

Agneta Larsson

Kommunicera resultat

1. Identifiera resultat

Börja fundera på vad du vill berätta, för vem och varför, inte på hur det ska presenteras.

  • Vad vill du lyfta och varför?
  • Vem önskar vi ska ta del av resultaten?
  • Vad är av intresse för dem?

Tänk resultat tidigt, helst redan vid uppstart av en verksamhet.

  • Vilka siffror behövs, och hur ska vi samla in dem?
  • Krävs det att vi följer satsningen under längre tid?
  • Behövs mål och indikatorer? Enkäter?

Att tydliggöra vilket resultat vi önskar, kan påverka utformningen av insatsen.

2. Samla in resultat

Resultat finns överallt! Exempelvis i undersökningar, statistik, projektuppföljning.

3. Paketera och sprid resultat

Utgå ifrån sammanhanget. Kommunicera utmaningen eller behovet:

  • Varför är resultatet viktigt? Vad är samhällsnyttan?
  • Varför genomfördes satsningen?
  • Vad vill vi uppnå på sikt?

Förpacka, i form av artiklar, foton, filmer, infografer, pressinformation och så vidare.

Kanaler
Kombinera flera kanaler (interna och externa). Kom ihåg andra aktörers befintliga kanaler.

Följ upp

Följ upp hur informationen tagits emot och använts, för att bedöma effekten och om det var ekonomiskt och effektivt.

  • Hur många har tagit del av informationen? (Exempelvis klickat på länk, laddat ner en publikation, sett en film…)
  • Hur upplever mottagarna innehållet? (Exempelvis genom enkel enkät)
  • Har mottagare spridit det vidare? (Exempelvis delat i sociala medier)
    Eller har de gjort något annat som vi önskat?