Tillväxtverket

Kommunikations­planera

Checklistan nedan ger dig vägledning i vad du behöver fundera över när du ska planera kommunikation kring en verksamhet, program eller projekt. Använd frågorna för att tänka igenom vad du vill uppnå.

På kommunikationsavdelningen finns specialister som kan ge råd vid kommunikationsplanering. Se lista med ämneskommunikatörer.

Tillväxtverket har också upphandlade byråer som du kan avropa från för att köpa kommunikationstjänster som strategisk rådgivning, informationsprodukter och journalistiska texter.

Här nedan hittar du också vårt verktyg för inkluderande kommunikation. Det ska vi använda för att nå ut på ett normmedvetet sätt till fler målgrupper.

För att lyckas i din kommunikation behöver du:

  • Först veta VAD du vill kommunicera och VARFÖR (alltså ha en genomtänkt idé om vad du vill uppnå) och VEM du vill kommunicera med.
  • Sen kan du välja HUR, VAR och NÄR du ska kommunicera.

Checklista för kommunikationsplanering

Nuläge

Vilken är bakgrunden till insatsen? 

Verksamhetsmål och syfte

Vad vill vi uppnå med kommunikationen?

Målgrupp

Vem/vilka ska vi kommunicera med?

Kommunikationsmål

Vad vill vi att mottagarna ska kunna, tycka eller göra?

Strategi

Hur ska vi göra för att lyckas med kommunikationen?

Budskap

Vad vill vi säga? Vad kan vara till nytta för målgruppen?

Kanaler

Vilka kanaler ska vi använda? Var finns de vi vill kommunicera med?

Intern förankring och samordning

Hur ska vi kommunicera internt om insatsen?

Aktivitets- och tidsplan

Vad ska göras när, hur och av vem?

Uppföljning och utvärdering

Hur vet vi att vi lyckats?

OBS! Ta kontakt med din ämneskommunikatör om du vill göra en kommunikationsplan.

Konsulttjänster inom kommunikation

Som komplement till kommunikatörernas kommunikationsarbete har vi upphandlade byråer. När du vill köpa en kommunikationstjänst - kontakta alltid en kommunikatör för att diskutera ditt behov av konsulttjänst. 

De flesta ramtavtal för konsulter finns på e-avroplänk till annan webbplats.

Strategisk kommunikationsrådgivning
För strategisk kommunikationsrådgivning exempelvis övergripande målgruppsanalyser och kommunikationsstrategier samt budskapsträning har vi upphandlat Gullers grupp.
Kontakt: Gabriella Lundin

Kreativ kommunkation och produktion                                                         

Till Blomquist Communication vänder vi oss när vi vill utveckla vår kreativa kommunikation för att nå våra mål, men också när vi vill producera material för olika kanaler utifrån givna ramar. Kontakt: Annika Friberg

Livesändning
Vi har avtal med WestramU för dokumentation av möten, seminarier och konferenser som sänds live på webben, On Demand streaming och/eller i en redigerad version.
Läs mer om livesändning här
Kontakt: Malin Osterman Hallare

Exponering

Vi har avtal med Workman Event AB för framtagning av koncept och produktion till mässor och återkommande evenemang. Här kan du till exempel få hjälp med produktion och montering av mässmontrar och annat exponeringsmaterial såsom rollups, vepor och profilmaterial – om detta ingår i en större mässa eller återkommande evenemang.

Avtalsansvarig; Sofia Litsander

OBS! Andra, enstaka exponeringsprodukter avropar vi från avtalet för kreativ kommunikation och produktion.

Webb
Ramavtal uppdelat på två områden: webbdesign och webbproduktion.
Kontakt: Monica Nielsen

Pressrum och mediabevakning
Tre leverantörer stöder oss med mediebevakning och pressmeddelandetjänster.
Kontakt: Susanne Daregård

Vid behov avropar vi från följande statliga ramavtal

Tryck
Leveransavtal finns på det statliga ramavtalet. 
Kontakt: Jenny Weimerbo

Översättningar                                                                                                                            Se checklista, vägledning för avrop och beställningsblankett nedan. För avrop från detta avtal behöver du bara kontakta Kommunikation om du har frågor eller synpunkter. Kontakt: Annika Friberg

Checklista inför översättning
länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster
Vägledning för TillväxtverketPDF

Beställningsblankett, språkområde EngelskaWord
PDF

Länk till avropa.se - översättningstjänsterlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Språkvård
Från det statliga ramavtalet för språkvårdstjänster kan du exempelvis avropa korrekturläsning eller redigering med olika ambitionsnivåer.
Kontakt: Cecilia Bertilsson

Vi avropar även från följande statliga ramavtal:

  • Profilprodukter.
  • Annonsförmedling.
  • E-förvaltningsstödjande tjänster.

För kommunikationstjänster utan ramavtal (eget eller statligt) gäller de vanliga reglerna för upphandling. Har du behov av konsulttjänster inom ett sådant område, kontakta alltid Kommunikation!

Ämneskommunikatörer

Kommunikatörerna har ansvar för olika ämnen och områden. Kontakta ansvarig kommunikatör om du behöver hjälp med kommunikationsfrågor.

På kommunikationsavdelningen finns även specialister inom webb, bild och film och sociala medier. Webbgruppen når du via EasIT.

Våra ämneskommunikatörer‌

Ämne

Kommunikatör

Digitalisering

Alice Levén

Regional kapacitet, Statistik, Företagsstöd

Cecilia Bertilsson

Kompetensfrågor inklusive Enklare jobb och Smart industri

Carin Carltoft

Internationalisering, Hållbarhet, Mångfald

Malin Hallare

EU-programmen, Fondsamordning

Lina Lindbäck

Förenkling

Gabriella Lundin

Turism och besöksnäringen

Sanna Berg


Kommunicera resultat

1. Identifiera resultat

Börja fundera på vad du vill berätta, för vem och varför, inte på hur det ska presenteras.

  • Vad vill du lyfta och varför?
  • Vem önskar vi ska ta del av resultaten?
  • Vad är av intresse för dem?

Tänk resultat tidigt, helst redan vid uppstart av en verksamhet.

  • Vilka siffror behövs, och hur ska vi samla in dem?
  • Krävs det att vi följer satsningen under längre tid?
  • Behövs mål och indikatorer? Enkäter?

Att tydliggöra vilket resultat vi önskar, kan påverka utformningen av insatsen.

2. Samla in resultat

Resultat finns överallt! Exempelvis i undersökningar, statistik, projektuppföljning.

3. Paketera och sprid resultat

Utgå ifrån sammanhanget. Kommunicera utmaningen eller behovet:

  • Varför är resultatet viktigt? Vad är samhällsnyttan?
  • Varför genomfördes satsningen?
  • Vad vill vi uppnå på sikt?

Förpacka, i form av artiklar, foton, filmer, infografer, pressinformation och så vidare.

Kanaler
Kombinera flera kanaler (interna och externa). Kom ihåg andra aktörers befintliga kanaler.

Följ upp

Följ upp hur informationen tagits emot och använts, för att bedöma effekten och om det var ekonomiskt och effektivt.

  • Hur många har tagit del av informationen? (Exempelvis klickat på länk, laddat ner en publikation, sett en film…)
  • Hur upplever mottagarna innehållet? (Exempelvis genom enkel enkät)
  • Har mottagare spridit det vidare? (Exempelvis delat i sociala medier)
    Eller har de gjort något annat som vi önskat?

Inkluderande kommunikation

Här hittar du tips på hur du kan tänka för att nå fler med dina budskap. Filmklippen nedan är från Järvaveckan 2018.

Tänk så här för att inkludera fler

Genom att ställa några frågor till dig själv och dina kollegor, under arbetets olika faser, blir du medveten om normer som annars kan vara lätta att missa. Om alla kan vara med och främja normmedvetenhet så når vi en inkluderande kommunikation.

Fem olika faser, läs mer i text

1. Idéfas

Vad vill vi åstadkomma med kommunikationen? Vilka målsättningar har vi och hur följer vi upp dem? Syfte och mål påverkar valet av tillvägagångssätt.

Vem är den tänkta mottagaren och varför? Hur väl känner vi målgruppen? Vad händer om vi tänker oss en mer generell eller mer specifik målgrupp? Hur påverkar det valet av budskap, paketering och tillvägagångssätt? Hur kan människor utanför målgruppen kunna tänkas reagera på materialet?

Vad är det som ska kommuniceras? Finns det en tradition kring vilka ämnen/vinklar/budskap som tas upp? Vems historier är det som får höras? Vilka branscher som exemplifieras? Hur ser tidigare kommunikation inom området ut? Vad har vi gjort och vad har vi inte testat vad gäller tillvägagångsätt och paketering? Kan vi inkludera fler genom att byta förmedlingsmetod (kanaler, forum och nätverk)?

2. Utförande

Förknippas ämnet med ett specifikt kön, bakgrund, ålder osv? Om ja, kan den underrepresenterade gruppen lyftas utan att framstå som undantag? Om nej, kan materialet utformas könsneutralt?
Vilka får stå som representanter för vilka områden? Vilka porträtteras i offentliga kontra privata miljöer och situationer? Får minoritetsgrupper representera något annat än sin grupptillhörighet?
Undvik stereotyper: Vem är aktiv och vem är passiv, vem kopplas till svårigheter och vem till framgång, vem är allvarlig och vem är oseriös?

3. Beställning

Hur har vi kommunicerat riktlinjerna för jämställd kommunikation i beställningen till
leverantörer? Ger vi förslag på vilka grupper som ska inkluderas eller prioriteras, och på vilket sätt? Hur har vi säkrat att leverantören förstått innebörden och vikten av normmedvetenhet?

4. Implementering

Innan beslut fattas, har vi gjort vårt bästa för att skapa en inkluderande kommunikation? Har vi tänkt igenom konsekvenserna för våra prioriterade målgrupper inom mångfaldsarbetet? Kan vi motivera de val vi gjort? Kan vi testa våra färdiga kommunikationsprodukter eller lösningen på kollegor eller referenspersoner? Hur upplever de kommunikationen?

5. Återkoppling

Levde materialet upp till våra förväntningar? Upplevs materialet som normbrytande, normstärkande eller neutralt? Återkoppling från eventuell leverantör – hur upplevde de beställningen? Var beställningen tydlig eller fanns det oklarheter? Hur reagerar målgruppen? Positivt eller negativt? Hur måluppfyllande är kommunikationen?

6. Utveckling

Hur gick arbetsprocessen till? Är vi nöjda? Vad kan vi förbättra till nästa gång?

Framgångsfaktorer för effektiv kommunikation

  • Bestäm målgrupp för kommunikationen.
  • Konkretisera målet med kommunikationsarbetet.
  • Sortera i informationen – välj ut det viktigaste.
  • Använd ett enkelt språk. Det är vi skyldiga att göra.
  • Var tydlig med budskap i de kanaler som lämpar sig bäst för målgruppen.
  • Lyft fram det oväntade eller unika.
  • Bra kommunikation ger ringar på vattnet.