Tillväxtverket

Film och livesändning

Den här information riktar sig till dig som behöver hjälp med att livesända, beställa en filmproduktion, spela in en instruktionsfilm eller själv göra en enkel intervjufilm.

Generell information kring filmproduktion

Kontakta alltid en kommunikatör om du funderar på att ta fram en film. Kommunikationsenheten producerar interna presentationsfilmer eller korta intervjufilmer. Behöver du beställa en film som riktar sig till extern målgrupp kontaktar du din ämneskommunikatatör som i sin tur gör beställningen till leverantören.

Lista ämneskommunikatörer

Tillgänglighet och film

Externa filmer behöver alltid textas. De görs ofta i två versioner. En längre på ca två minuter och en kortare på max 30 sekunder för sociala kanaler.
Från och med september 2020 behöver vi texta även alla interna filmer.

Information och samtycke utifrån GDPR

Rörliga bilder är personuppgifter – om det går att identifiera en person, direkt eller indirekt, och omfattas då av regelverket i GDPR. Läs mer via länken nedan.

Bilder och GDPR

Exempel på olika filmproduktioner

Livesändningar

Filmning från konferenser och föredrag görs alltid av extern leverantör. Se fliken Livesändningar.

Det finns möjlighet att använda Starleaf för "filmning/dokumentation" av ett möte/konferens i de fall mötet hålls i ett mötesrum på Tillväxtverket.

Instruktionsfilmer, sk screenrecording

Det du gör på din skärm på datorn filmas samtidigt som du beskriver via en mikrofon vad du gör på skärmen. Du kan också hämta upp en PPT-presentation i filmredigeringsverktyget och prata till bilderna som då blir en film.

Tillväxtverket använder sig av filmredigeringsverktyget Wevideo för skärminspelning och filmredigering. En licens kostar cirka 2500 kr/år. Det är i första hand verksamheten själva som via licens filmar och redigerar denna typ av filmer.
Tips till dig som ska spela in en instruktionsfilm

Intervjufilm

Kommunikation spelar in och redigerar intervjufilmer. Det finns även möjlighet för en handläggare att spela in en enklare intervjufilm och redigera filmen i exempelvis Imovie på telefonen.

Tips för dig som ska göra en enkel intervjufilm

Filmproduktion av Blomqvist

Vi mer avancerade filmproduktioner där målgruppen är andra än medarbetare är det vår upphandlade leverantör Blomqvist som producerar filmen.

Filmtips för dig som göra en enkel intervjufilm

Innan du börjar planera för att filma behöver du stämma av med Kommunikation.

Använd liggande telefon

  • Filma med liggande telefon. Stående används främst för sk stories på sociala medier.

Filma stabilt

  • Använd gärna stativ eller ta stöd mot ett bord eller vägg när du filmar. Eller ta stöd med armarna när du filmar.
  • Vid ett kort klipp kan du hålla andan när du filmar.

Ljuset

  • Motivet behöver ljus så du ska alltid ha ljuset i ryggen eller snett bakom dig. Ljuset kan vara en lampa, solen, fönster. Kolla så att lysrören inte ger fula skuggor i ansiktet.
  • Du kan justera ljuset i bilden genom att klicka på skärmen och dra i "sol"-reglaget.

Ljudet

  • Ljudet är nästan viktigare än bilden. Undvik för bullriga miljöer. Använd hörlurarnas mikrofon om du har dem med dig. Tänk på att även du själv pratar i mikrofonen om du ställer en fråga.
  • Använder du hörlurar är du av naturliga skäl nära den du filmar/intervjuar. Det är lika viktigt om du inte har mikrofon ur ljudperspektiv. Stå nära ljudkällan. Max en meter ifrån.
  • Dra upp ljudet på telefonen till max. Blir bättre ljud vid inspelningen.

Komposition

  • Om du intervjuar någon – ställ inte upp personen mot en vägg. Blir mer djup i bilden om man ser bakgrunden.
  • Grodperspektiv får personen att se stor och mäktig ut.
  • Fågelperspektiv får personen att se ganska liten och svag ut.
  • Fyll ut hela skärmen.

Filmtillbehör

Du kan låna filmtillbehör som mikrofon och stativ i Malmö, Östersund och Stockholm. Var ute i god tid med din bokning. I Östersund och Malmö finns ett filmkitt och i Stockholm två.

Stockholm - boka genom receptionen.

Östersund - boka genom receptionen.

Malmö - boka genom Eva Hedjeman.

Redigera din film

Instruktion för Imovie i Iphone på Youtubelänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Filmtips om du ska göra en intern instruktionsfilm (skärminspelning)

Här har vi samlat råd till dig som ska göra en skärminspelad instruktionsfilm för en intern målgrupp. Kontakta HR och/eller Kommunikation innan du börjar arbeta.

Gör en tidlös film som utgår från målgruppen

  • Formulera ett syfte med din film och utgå sedan från målgruppen: Vad behöver de veta? Vilken bakgrundsinformation är nödvändig för att de ska förstå? I vilken ordning behöver de informationen?
  • Gör din film så tidlös som möjligt genom att undvika att ta med information som snabbt kan bli inaktuell. Exempel: Ta inte med namn och foton på medarbetare. Hänvisa istället till gemensamma mejladresser eller liknande.

Ta fram en storyboard

  • Ta fram en storyboard med två delar: Vad ska synas i bild och vad ska sägas. Testa om möjligt din storyboard på en kommunikatör och på någon som tillhör målgruppen.
  • Om din film blir längre än fem minuter är det ofta bra att dela upp innehållet i korta sekvenser med tydliga avgränsningar. Om du har mycket att berätta kan det ibland vara bättre att göra flera filmer. Rådgör med HR.
  • Första bilden ska beskriva syftet med filmen, berätta vad filmen handlar om och vilken målgrupp du riktar dig till. Om du använder quizfrågor, berätta varför och hur många de är i din inledning.
  • Allra sist passar det ofta bra att repetera ett huvudbudskap och/eller uppmana till någon form av handling.

Använd ett enkelt och konsekvent språk

  • Använd klarspråk, det vill säga ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Konkreta tips om detta hittar du på sidan Klarspråk och effektiva texter.
  • Undvik förkortningar och förklara alltid de förkortningar du inte kan undvika.
  • Undvik onödigt fackspråk och förklara alltid det fackspråk som behövs.
  • Var konsekvent i din användning av centrala termer. Så att mottagaren slipper fundera på om du menar något annat när du använder ett närbesläktat ord.

Gör tydliga bilder som förstärker ditt budskap

  • Om du använder Powerpointbilder, använd Tillväxtverkets mallar och de typsnitt och storlekar som ligger i mallen.
  • Texten på dina Powerpointbilder ska vara så kort och enkel som möjligt. Ett budskap per punkt och totalt maximalt sex meningar på en bild är två bra grundregler.
  • Vi läser som regel först och lyssnar sedan. Börja därför med att läsa upp den text du har på bilden innan du ger mer information muntligt.
  • Förstärkt om möjligt viktiga budskap med illustrationer eller fotografier.
  • Ofta är det klokt att ge en instruktion muntligt precis innan du visar den i bild. Säg till exempel ”Klicka på knappen x” precis innan du klickar på knappen x.
  • Om du ska visa arbetsmoment i datorn med flera ”klick”, filma det i stället för att använda skärmdumpar i Powerpoint.
  • Om du använder en skärmdump och vill visa en flik, markerar fliken med färg med hjälp av skärmklippsverktyget.

Testa ljudet och ditt talmanus

  • När du skriver talmanus, testa att läsa din text högt så att du vet att den fungerar som just tal. Använd ett så enkelt och rakt språk som möjligt.
  • Använd en bra USB-mikrofon och tala tydligt. Logitech-mikrofoner kan beställas hos IT. Om du använder Wevideo - gör den ljudinställning i programmet som krävs.
  • Kontrollera att ljudet är lagom högt och att du inte får med några störande bakgrundsljud.

Behöver din film kompletteras?

  • Ibland kan en film behöva kompletteras med material som målgruppen kan ta del av separat efteråt. Det kan till exempel handla om en Powerpoint med ordlistor och/eller länksamlingar. Rådgör med HR.

Livesändning eller dokumentation från konferens

Livesändningar från konferenser är bra sätt att nå ut till fler och hela landet.

Tillväxtverket använder externa leverantörer för att genomföra livesändningar. Med livesändning menas dokumentation av möten, seminarier och konferenser som sänds live på webben, On Demand streaming och/eller i en redigerad version.

Kommunikation har varken utrustning eller möjlighet att dokumentera konferenser.

Avrop  för livesändningar

Leverantörer är:

1.WestreamU - Kontaktperson: Richard Gatarski, fornamn.efternamn@westreamu.se

2. Blackbox - Kontaktperson: Lennart Forssén, fornamn@blackbox.se

Avtal diarienummer: Ä 2018-1134

För avrop under 50 000 kronor, beställ och bekräfta beställningen skriftligt via e-post. Rutiner för avrop över 50 000 kronor når du via länken nedan.

Så här avropar du

Prisexempel livesändningar

Checklista och tips

Leverantören behöver följande information från dig när du avropar livesändningar:

  1. Eventets namn.
  2. Datum samt start- och sluttid för arrangemanget.
  3. Adress till lokalen.
  4. Beställ diarienummer för inspelningen hos registraturen ( för arkivering)
  5. Namn, e-postadress och telefonnummer till ansvarig på Tillväxtverket.
  6. Namn, e-postadress och telefonnummer till teknikansvarig, i de fall ni använder en extern lokal.
  7. Möblering i lokalen (till exempel biosittning).
  8. Max antal deltagare som är på scenen samtidigt (avgör hur många mikrofoner som behövs).
  9. Program med tider för programpunkterna samt namn på alla som medverkar. Kan bifogas som en länk till kalendariet.
  10. Adressen till webbpublicering. Den är alltid www.tillvaxtverket.se/livesandning
  11. Eventuell hashtag som ni vill uppmana tittarna att använda i sociala medier. Den läggs in på sändningens startbild.
  12. Färg på startbilden: Välj blå, grön eller lila.
  13. Hur filmen ska sparas för visning efter sändning: Som en längre film eller uppdelad i kortare filmer utifrån punkterna på agendan. Det  senare är ofta bäst, eftersom tittarna då lättare kan hitta det de främst är intresserade av.
  14. Ange kostnadsställe

Efter livesändningen

  1. Stäm av med WestreamU om hur många klipp som filmen ska delas upp i, t ex efter programpunkter.
  2. WestreamU lägger upp på You Tube och skickar länken till de opublicerade filmerna till beställaren av livesändningen och till Malin Osterman Hallare.
  3. Beställaren kontrollerar rubriker och beskrivning av filmklippen. Ev ändringar och sökord skickas Malin som sedan publicerar filmerna på You Tube.
  4. Efter publicering meddelar Malin WestreamU att filmen är publicerad. WestreamU skickar sedan fil med filmen till registrator som arkiverar.

Filmerna publiceras så snart som möjligt, men senast 1 vecka efter livesändningen.

Läs även under rubriken "Arkivering av filmen"

Information och samtycke utifrån GDPR

Rörliga bilder är personuppgifter – om det går att identifiera en person, direkt eller indirekt, och omfattas då av regelverket i GDPR. Läs mer via länken nedan.

Bilder och GDPR

Arkivering av filmer med extern målgrupp

Beställ diarienummer från registraturen för arkivering

Registraturen behöver uppgifter som leverantören ska skriva in på Vimeo när filmen arkiveras. Beställ diarienummer för arkiveringen genom att skicka nedanstående uppgifter till registraturen. Skicka numret du får till leverantören WestreamU.

  • Ansvarig handläggare
  • Tidpunkt när filmen spelades in
  • Rubrik på filmen
  • Kort beskrivning av filmen
  • Vilket program eller verksamhet som filmen ska användas inom
  • Meddela registraturen inom vilket program eller verksamhet som filmen ska användas inom så kopplas numret till din verksamhet.

Leverantören ska skriva in följande när filmen laddats upp på Youtube:

  • Rubrik
  • Kort beskrivning av filmen
  • Namn på personer som syns i närbild ska skrivas in i beskrivningsfältet så att de blir sökbara.

Kontakt

Monica Nielsen, filmansvarig
Annamia Olvmyr, filmspecialist

Malin Osterman Hallare, ansvarig livesändningar