Tillväxtverket

Handbok för chefer

Denna handbok ger en kortfattad beskrivning över ett antal områden som du som chef har att beakta. Handboken ska ses som ett stöd framför allt för nytillträdda chefer men även erfarna chefer kan ha nytta av denna då den ska ses som en sammanfattande text.

Som erfaren eller nytillträdd chef har du en nyckelroll för Tillväxtverkets strävan att öka konkurrenskraften hos Sveriges företag och därmed nå visionen Ett Sverige där företag vill, kan och vågar.

Som chef företräder du Tillväxtverket och representerar myndigheten som arbetsgivare. Inom myndigheten finns regler och riktlinjer som omfattar alla anställda. Som chef är du ansvarig för att dessa upprätthålls. Dessa regler har sin grund i gällande lagstiftning men det finns även riktlinjer och regler som Tillväxtverket beslutat gällande vår personalpolitik och ska ses som verktyg i din roll som chef.

Efter varje beskrivet område finns en länk som kopplar till berört område. Under /styrande dokument (du hittar styrande dokument under Vår styrning/ Interna policys här på medarbetarsidorna) kan du se alla styrdokument samlade. Utöver denna handbok så är HR enheten ett stöd i ditt ledarskap.

Medarbetar- och chefspolicy

Medarbetar- och chefspolicyn uttrycker grunden för den personalpolitik som vi vill kännetecknas av inom Tillväxtverket. Den presenterades våren 2016 och hade föregåtts av ett gediget grundarbete och samverkan mellan chefer, medarbetare och de fackliga organisationerna.

Först anges grundramen för Tillväxtverket som myndighet och det uppdrag som åligger oss. Därefter anges vad som ska känneteckna vår arbetsmiljö. I texten uttrycks vad Tillväxtverket förväntar sig av medarbetare och chefer. I stort kan man sammanfatta det som att medarbetarna tar egna initiativ, ansvar och i största möjliga mån bidrar till verksamhetens utveckling. Chefens roll är att ange riktning, mål och skapa så goda förutsättningar som möjligt för medarbetarna så att verksamheten uppnår sina mål. Flera av våra styrverktyg har en koppling till policyn.

Läs mer Medarbetar- och chefspolicyn

Medarbetarsamtalet

Medarbetarsamtalet är en viktig grundbult i resultatstyrningen inom Tillväxtverket. Medarbetarsamtalet leder till att en tydlig uppdrags- och utvecklingsplan formuleras. I den ska medarbetarens ansvarsområden, arbetsuppgifter, och några centrala mål tydliggöras.

Det finns tre olika typer av mål:

  1. Resultatmål – vad jag ska göra
  2. Medarbetarmål – hur jag ska nå målen och leva upp till förväntningarna i medarbetar- och chefspolicyn
  3. Kompetensmål – vad behöver jag utveckla på lång och kort sikt för att nå mina resultat- och medarbetarmål.

Uppdrags- och utvecklingsplanen som medarbetarsamtalet resulterar i ska vara ett levande dokument som medarbetaren och chefen följer upp löpande under året. Chefen och medarbetaren kommer överens om hur det görs. För att säkerställa att det blir av ska alla åtminstone ha en halvårsuppföljning, om avstämningar kring målen inte sker på andra sätt.

Medarbetarsamtalet genomförs i huvudsak under perioden november-januari. Anledningen till det är att då ska alla verksamhetsplaner inom myndigheten vara klara och tanken är att medarbetarens mål ska kunna knytas an till enhetens verksamhetsplan.

Läs mer om medarbetarsamtalet

Lönepolitiken inom Tillväxtverket

Lönepolitiken är ett av de allra viktigaste instrumenten inom personalpolitiken. Den uttrycker konkret de förväntningar och värderingar vi har inom Tillväxtverket gentemot chefer och medarbetare. Lönen revideras varje år och revisionsdatumet är den 1:a april.

Lönesättningen har fokus på resultatstyrning och består av en kedja med medarbetssamtal och framtagande av mål för det kommande året. Medarbetaren utvärderas utifrån ett antal kriterier som har sin grund i medarbetar- och chefspolicyn. Även du som chef utvärderas tillsammans med din chef. Inom Tillväxtverket används principen lönesättande samtal vilket innebär att lönen sätts i dialog mellan chef och medarbetare. Samtalet förs i två steg. I det första samtalet sker själva utvärderingen tillsammans med medarbetaren. Vid det andra samtalet så meddelas den nya lönen.

Någon traditionell löneförhandling mellan arbetsgivaren och de fackliga parterna förekommer inte inom Tillväxtverket.

Inför varje lönerevision så sammanställer HR information och underlag. Alla chefer får en grundlig genomgång samt verktyg för lönesättningen.

Läs mer om lönepolitiken och lönerevisionen.

Enskilda överenskommelser

Man kan som anställd byta en del av sin lön mot andra förmåner. Detta görs via en enskild överenskommelse mellan chef och medarbetare. Några exempel kan vara att man avsätter lite mer till pension eller byter mot lite längre semester.

Läs mer om enskilda överenskommelser

Arbetsrätt

Eftersom du som chef företräder arbetsgivaren så har du ett juridiskt ansvar. Reglerna inom arbetsrätt utgör ett sådant område, ett annat är det som berör arbetsgivarens arbetsmiljöansvar. När det gäller det sistnämna så har du fått en genomgång av innebörden samt skrivit under ett dokument där du har fått ett delegerat arbetsmiljöansvar.

Grunden i arbetsrätten regleras i Lagen om anställningsskydd (LAS). Förhållandet mellan en medarbetare och Tillväxtverket regleras via ett anställningsavtal mellan parterna.

Mycket förenklat kan man säga att arbetsgivarens grundläggande åtagande är att betala lön för utfört arbete medan medarbetaren i sitt åtagande är skyldig att utföra arbete för arbetsgivarens räkning och att vara lojal mot arbetsgivaren.

Det sistnämnda innebär inte att medarbetaren måste ha samma åsikter som arbetsgivaren men är däremot skyldig att följa det regelverk som gäller på arbetsplatsen och följa de beslut som Tillväxtverket fattar. Inom anställningens ram så har du som chef rätten att leda och fördela arbetet inom din enhet. Detta kan vara värt att iaktta innan du funderar på en nyrekrytering.

Enligt LAS så är grunden att medarbetaren får en tillsvidareanställning, dvs. det som vi i dagligt tal menar fast anställning. Man får dock sluta avtal om tidsbegränsad anställning. Inom Tillväxtverket använder vi oftast två typer av tidsbegränsade anställningar, Allmän visstidsanställning och Vikariatsanställning. Det finns skillnader mellan de bägge anställningsformerna. Vid en allmän visstidsanställning behöver du inte ange något skäl varför du vill ha den anställningsformen. Det är den vanligaste tidsbegränsade anställningen inom Tillväxtverket och det har att göra med att myndigheten relativt ofta får uppdrag från regeringen som är av tidsbegränsad karaktär

Vikariatsanställning använder man sig av när en ordinarie medarbetare av något skäl behöver vara frånvarande som t.ex. vid föräldraledighet. För bägge anställningsformerna gäller att man får vara längst anställd i 24 månader inom en ram av 5 år.

Inför en tillsvidareanställning är huvudregeln att en provanställning erbjuds som uppgår högst till 6 månader. Anledningen är att det ger Tillväxtverket en möjlighet att se vad den nyanställde går för. Skulle det visa sig att det blev en felrekrytering så är det oproblematiskt att avbryta anställningen då det inte behövs skäl att avbryta en provanställning. I vissa situationer om det är en nyckelperson man vill rekrytera, kan det medföra problem att erbjuda en provanställning. I sådant fall ska alltid HR kontaktas för en bedömning.

Konflikt och problem

Många chefer råkar förr eller senare ut för problem med någon eller några medarbetare. Orsakerna till det kan vara många. Många gånger är det inga större saker utan kan snabbt avhjälpas med en dialog. Det kanske bara är något missförstånd som kan behöva klaras ut. Men om problemet är så pass att du känner inombords att du måste ta tag i det, är det dags att agera. Det viktiga är att inte vänta och hoppas att det blåser över för det gör det oftast inte.

Oftast märker övriga medarbetare av problemen och de förväntar sig att det är du som chef som ska ta tag i situationen.

Eftersom dylika situationer har en arbetsrättslig koppling så är det ett krav på arbetsgivaren att man försöker lösa problemet innan man går så långt som till en uppsägning av anställningsavtalet.

Om du råkar hamna i den här typen av problem så ska du kontakta din kontaktperson inom HR för rådgivning och stöd. Inom HR finns arbetsrättslig kompetens och erfarenhet av liknande situationer. Det är viktigt att dokumentera vad man har gjort i processen. Som chef kan man känna sig ensam eller utsatt när man ska hantera den här typen av problem.

Bisysslor

Som statstjänsteman får man inte ha bisysslor som kan vara förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrensutsättande. För Tillväxtverket är det de två förstnämnda som är aktuella. Bisyssla är det som en anställd företar sig utanför sin anställning. På din begäran som chef, har en anställd skyldighet att redovisa sin bisyssla på en för ändamålet avsedd blankett.

Blanketten finns att hämta i Word #HR

Efter redovisningen är det du som chef som beviljar eller avslår bisysslan, dvs. den anställde är tvungen att upphöra med bisysslan. Många bisysslor är dock tillåtna.

Under policys och interna regler/HR och personal finns ett dokument kring bisyssla som beskriver bisysslor och i vilka situationer som en bisyssla kan betraktas som förtroendeskadlig eller arbetshindrande. Den underskrivna blanketten skickas till HR som diarieför och förvarar blanketterna centralt

Fackliga organisationer och lokal samverkan

Inom Tillväxtverket finns två lokala fackliga organisationer, SACO-S och ST. Myndigheten har regelbundna möten varannan vecka med de fackliga organisationerna i enlighet med Medbestämmandelagen (MBL). På dessa möten avhandlas frågor som rör myndigheten i stort. Ibland kan det hända att Tillväxtverket vill göra en viktigare förändring och då är man skyldig att kalla till en förhandling innan man fattar beslut. Det kan hända att du som berörd chef behöver medverka i förhandlingen. Möten med de fackliga samt regelrätta förhandlingar leds från arbetsgivarens sida av HR chefen. Om du som chef står inför ett beslut som kan medföra en viktigare förändring för dina medarbetare, ska alltid HR kontaktas för en bedömning om det blir fråga om en förhandling med de fackliga organisationerna. Däremot är normal arbetsledning inom rätten att leda och fördela arbetet inte föremål för en förhandling.

Enligt ett lokalt avtal så har de fackliga företrädarna rätt till en nedsättning av sin arbetstid för att kunna ägna sig åt fackligt arbete. Oftast är det styrelseledamöterna inom SACO-S och ST som har nedsatt tid där ordförandena har mest nedsättning. Du får inte som chef, om det inte finns synnerliga skäl, hindra en facklig företrädare att nyttja tid för fackligt arbete. Detta gäller även för utsedda skyddsombud. Om synnerliga skäl föreligger ska HR chef kontaktas som beslutar i frågan.

Läs mer om den fackliga verksamheten

Rekrytering

Om du har fått beslut om att starta en rekrytering, ska alltid HR kontaktas. Detta görs via din kontaktperson. Tillsammans med denne så upprättar ni en kravprofil över den tilltänkta anställningen. Det är viktig att vara noga och skilja på vad som är krav och vad som är meriterande. Detta är viktigt för tillsättningen av en anställning inom staten, kan överklagas. Ställ heller inte alltför höga krav som inte är motiverade för den tilltänkta anställningen.

Den färdiga kravprofilen skickas till de fackliga organisationerna för påseende. De har fem dagar på sig att reagera och ställa frågor om den tilltänkta anställningen.

Efter det kan ni gå vidare och utannonsera anställningen. Det finns en hel del media att välja på. Tillväxtverket använder även sociala medier för utannonsering av lediga anställningar. Val av media gör du tillsammans med din kontaktperson från HR som kan ge tips och uppslag. Tänk på att i vissa media kan kostnaden bli hög.

Läs mer om rekryteringsprocessen

Introduktion

För att en nyanställd ska känna sig välkommen och så snart som möjligt bli insatt i sina arbetsuppgifter, är det viktigt att denne får en så bra introduktion som möjligt.

Inför de nyanställdes ankomstdag utses en fadder som får ta sig an den nyanställde. Tillsammans med faddern gör ni ett introduktionsprogram för den nyanställde som också gås igenom när denne anlänt. Samtliga nyanställda genomgår en introduktionsutbildning. Kallelsen till den skickas ut av HR.

Läs mer om introduktion av nyanställd

Arbetsmiljöansvaret

Enligt arbetsmiljölagen så är arbetsgivaren ytterst ansvarig för arbetsmiljöns fysiska och psykosociala utformning.

Som ny chef får du en introduktion om vad arbetsmiljöansvaret innebär och det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Tillväxtverket. Inom Tillväxtverket tillämpar vi delegerat arbetsmiljöansvar vilket innebär att överordnad chef delegerar en del av arbetsmiljöansvaret till dig och ansvaret inom din enhet för arbetsmiljöfrågorna. Som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs det årligen en arbetsmiljörond vilket din enhet blir berörd av.

Flera olika arbetsmiljöområden berörs i arbetsmiljöronden, både fysisk- digital- och psykosocial arbetsmiljö. En genomgång av din enhet görs där bland annat ett skyddsombud medverkar. Resultatet av denna bearbetas tillsammans med dina medarbetare.

Inom Tillväxtverket finns en arbetsmiljökommitté som arbetar med de övergripande arbetsmiljöfrågorna. Kommittén är partsammansatt där arbetsgivarrepresentanten är ordförande och där huvudskyddsombudet är den främste representanten för medarbetarna.

Tillväxtverket är ansluten till Previa som är vår företagshälsovård. Viktigt att påpeka är att om en medarbetare behöver uppsöka företagshälsovården, måste det åtföljas av en underskriven rekvisition från dig som chef. Företagshälsovården ska användas för sjukdomar och besvär som har en arbetsrelaterad koppling. När det gäller andra sjukdomar så ska det hänvisas till öppenvården.

Medarbetare har rätt till s.k. terminalglasögon. I vissa situationer så kan även ergonomiska hjälpmedel behöva beställas. Vid mer komplicerade hjälpmedel ska en ergonom kopplas in. Hjälp med dylikt kan fås från HR enheten. I bägge fall måste en rekvisition utverkas.

Läs mer om arbetsmiljöarbetet inom Tillväxtverket.

Sjukdom

Medarbetaren är skyldig att kontakta arbetsplatsen vid sjukdom. Detta görs vanligen till administratören som lägger in första sjukdag i Primula. Från och med dag 8 i sjukskrivningen så är medarbetaren skyldig att inkomma med ett läkarintyg. Detta skickas till administratören. Det är viktigt att du som chef får information tidigt och att du hör av dig till den som är sjuk och frågar vad som hänt och efterhör hur länge medarbetaren tror sig vara borta. Det kanske är uppgifter som behöver fördelas till andra under sjukfrånvaron. Det är bra om du får en uppfattning om det finns en risk för att sjukskrivningen blir långvarig. I så fall kan det vara läge att fundera över rehabiliteringsinsatser. Ju tidigare, ju bättre. När medarbetaren återgår till arbetet lägger denne in i Primula att man har återgått i arbete

Vid sjukskrivningar längre än 30 arbetsdagar eller vid upprepad kostidssjukfrånvaro så träder arbetsgivarens rehabiliteringsansvar in. Detta är man skyldig att göra enligt lag och föreskrifter. Det innebär att så snart det är möjligt att man sätter sig ner med medarbetaren och diskuterar eventuella rehabiliteringsinsatser som syftar till en återgång i arbetet.

Dessa insatser ska sammanfattas i en rehabiliteringsplan som då och då ska följas upp. Eventuellt kan denna behöva justeras och kompletteras. Ofta kan även försäkringskassan och företagshälsovården vara involverade. Om du råkar hamna i en situation med en medarbetare som blir långvarigt sjuk eller har många korttidssjukfrånvaron, så ska du kontakta din kontaktperson på HR.

Läs mer om ledighet och frånvaro
Läs mer om rehabilitering

Tidsredovisning

Tidredovisningen är en viktig del i styrningen och uppföljningen av myndigheten då den ger oss möjlighet att följa upp nedlagd tid på genomförd verksamhet och beräkna dess totala kostnad. Då Tillväxtverket har flera olika anslags- och uppdragstyper är tidredovisningen mycket viktig för att erhålla kvalitativa beslutsunderlag och korrekt anslagsförbrukning.

Tidredovisningen är grunden för registrering och beräkning av flextid som är ett viktigt verktyg för att den anställda ska kunna disponera övertid/undertid i sitt dagliga arbete.

Tillväxtverkets medarbetare redovisar veckovis sin tid i Agresso’s användargränssnitt för tidredovisning, Business World. Som chef attesterar du medarbetares tidrapporter efterföljande vecka, senast tredje vardagen efter den rapporterade veckan. Observera att även du som chef veckovis ska rapportera din tid (40 timmar per vecka) i Business World.

All tid redovisas på arbetsområden (AO). Det är viktigt att du som ny chef ser över om de befintliga AO som finns inom enheten motsvarar den verksamhet som ni ska bedriva. Kontakta ekonomi eller tilldelad controller om behov finns att se över arbetsområdena.

Läs mer om tidredovisning

Primula

Primula är Tillväxtverkets löne- och personaladministrativa system. Primula administreras operativt av Statens Service Center. Samtliga lönerelaterade händelser ska registreras i Primula som resor, utlägg, friskvårdsersättning för läkarbesök och medicin etc. Som chef ska du attestera det som dina medarbetare lägger in i Primula. Men innan det kommer till dig för attest, har dessa poster granskats av din administratör.

Det är viktigt att komma ihåg att senast den 12:e i varje månad måste alla poster ha attesterats för att garanterat komma med på ordinarie löneutbetalningstillfälle den 25:e varje månad. Ta för vana att regelbundet gå in och attestera i Primula och spar inte allt till den 12:e. En medarbetare som kanske haft stora utlägg blir inte särskilt glad om detta inte kommer med vid löneutbetalningen.

Primula är mycket användbar om du vill få översikt och göra uppföljningar, till exempel dina medarbetares semesteruttag. Under knappen ”Tjänster” finns en mängd rapportuttag du kan göra. Speciellt knappen ”Rapportgenerator” är användbar. Under den finns en stor mängd rapporter som du kan ta ut. Längst ner finns även Tillväxtverksanpassade manualer om du vill veta mer om vad du kan göra i Primula.

Kontakt

Tony Schmidt, HR