Tillväxtverket

Metodlådan

På den här sidan har vi samlat flera vedertagna metoder som kan användas för att arbeta med projekt. Du sparar tid och möda genom att använda dig av erfarenheter från tidigare projekt. Har du frågor gällande de olika metoderna? Välkommen att ta höra av dig till kontaktpersonerna för respektive metod.

Tecknad bild av Gunnar Wennerholm, Metodlådan

Metoder för styrning

Vi har två obligatoriska metoder. En för projektprocessen och en för systemförvaltningen. Ska du arbeta med projekt är det en bra idé att du skiljer mellan metoder för:

  • Styrning - för att säkra struktur och kontroll i utvecklingsarbetet.
  • Analys- och utveckling - för att ta fram själva innehållet.

Inom Tillväxtverket använder vi PPS för styrningen (med en viss anpassning). Analys- och utvecklingsmetoder väljer du utifrån projektets behov och förutsättningar.

Vid samarbete med andra organisationer kan val av metod variera från fall till fall.

Läs mer om eSams vägledningar på esamverka.selänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Projektprocess - obligatorisk

Projektstyrning tar sikte på dina frågor om hur det går till att genomföra ett projekt. Vem kan starta eller stänga ett projekt? Vilka roller kan det finnas i ett projekt? Och om du har en av dessa roller: Vad ansvarar du för i så fall?

Modeller för projektstyrning bygger på erfarenheter av vad som krävs för att du ska lyckas med ett projekt. Indelningen i faser som förberedelser, genomförande och avslutning skapar förutsättningar för dig och dina medarbetare att strukturera arbetet effektivt.

Projektstyrning handlar om hur utvecklingsarbetet styrs och organiseras men inte om hur ett resultat ska tas fram. För att ta fram lösningar och leveranser i projektet behöver du en eller flera analys- eller utvecklingsmetoder.

Tillväxtverkets ledning har som ett led i vår nya projektstyrning beslutat att vi ska arbeta enligt en process där till exempel beslut om projektdirektiv och projektplan är obligatoriska. Dessutom har ledningen bestämt att portföljstyrning ska införas. Projekten ska ingå i en portfölj där de följs upp och prioriteras av en portföljledning. Analys- och utvecklingsmetoder väljs utifrån vad som är mest ändamålsenligt.

Läs mer om hur du ska arbeta med olika projekt och vem du kan kontakta

Kontakt Projektkontoret Ulf Larsson

Systemförvaltning - obligatorisk

En stor del av ditt arbete på Tillväxtverket sker med stöd av it-system.

De av oss som arbetar med systemförvaltning av dessa system följer fortlöpande behov och krav från verksamheten och säkrar att funktioner och tjänster fungerar och utvecklas. I systemförvaltning är det viktigt med tydliga ansvarsroller, en helhetssyn på verksamhet och teknik samt krav på vissa leveranser och aktiviteter. En av de viktigaste aktiviteterna (om du ansvarar för att förvalta ett av våra system) är att det finns en uppdaterad förvaltningsplan.

Tillväxtverkets förvaltningsmetod följer övergripande praxis.

Läs mer i Vägledning för systemförvaltning på Tillväxtverketlänk till annan webbplats

Kontakt Gunnar Wennerholm

Metoder för analys och utveckling

Framsyn - omvärldsanalys

Framsyn hjälper till att öka kunskapen om möjliga framtider (till skillnad från en framtid) på medellång- och lång sikt. Framsyn innebär en process där du använder systematiska och delaktiga övningar för att samla in information om den framtida utvecklingen och skapa visioner på medellång och lång sikt. Syftet med framsynsarbete är att i strategiutveckling skapa beredskap och förståelse för samhällsförändringens osäkerhetsfaktorer.

Det unika med framsyn är att det handlar om omvärldsanalys på lång sikt, såsom 2050. De övningar som presenteras i följande underlag är således anpassade till detta tidsperspektiv. Flera av övningarna kan användas för strategiutveckling i ett kortare tidsperspektiv. Det handlar bland annat om övningar för att förstå viktiga trender för exempelvis scenario- och strategiutveckling.

Läs mer om omvärldsanalys

Kontakt Sigrid Hedin

Värdemodell (Business Model Canvas)

Illustration av Business Model Canvas

En värdemodell öppnas i nytt fönstervisualiserar och beskriver olika aspekter i verksamheten i nio olika delar

  1. partners,
  2. värdeerbjudande,
  3. kundrelationer,
  4. kundsegment,
  5. kanaler,
  6. nyckelaktiviteter,
  7. nyckelresurser,
  8. kostnader och
  9. intäkter.

På Tillväxtverket kallar vi den ekosystem, men den kallas även affärsmodell och den engelska benämningen är Business Model Canvas. En värdemodell ger stöd för att fokusera verksamheten, tydliggöra och prioritera mellan olika alternativ.

Den kan användas för att beskriva kopplingar mellan verksamhets-, informations- och teknisk arkitektur.

Värdemodellen gör det lättare att förstå komplexa sammanhang och system. Den kan till exempel användas i myndighetssamarbete som verksamt.se eller Ny i Sverige, som leds av Migrationsverket.

Kontakt Carl Einerfors

Tjänstedesign

Illustration Tjänstedesign

Tjänstedesign i tre etapper: Metodverkstad, Målgrupps- och behovsverkstad, Designsprint.

Tjänstedesign är ett sätt att arbeta och tänka i en iterativ process där användaren sätts i fokus.

När du arbetar med den här metoden möter du användarna tidigt i processen för att försöka förstå dem och deras problem. Arbetssättet är lösningsorienterat. Du experimenterar, skissar, gör prototyper och testar.

Att sätta samman team med olika kompetenser är centralt i tjänstedesign. Olika kompetenser kommer med olika perspektiv och tillsammans kan dessa på kort tid hitta lösningar.

Kundresa, designsprint och hack är olika metoder inom tjänstedesign.

Inom ramen för verksamt.se har Tillväxtverket tagit fram en metod för tjänstedesign i tre etapper:

  1. Metodverkstad Här definierar vi utmaningen, vilket problem är det vi ska lösa? Vi tittar också på vilka organisationer och personer som vi behöver involvera.
  2. Målgrupps- och behovsverkstad Här vill vi förstå användaren som vi designar för.
  3. Designsprinten Under fyra till fem dagar tar vi fram ett lösningsförslag som vi testar på användare. Genom testerna får vi insikter om hur vi kan gå vidare. Syftet med testerna är att pröva om ett koncept fungerar innan vi börjar förverkliga.

    Designsprint är ett bra sätt att starta ett projekt på för att få gruppen att jobba mot samma mål och att tidigt få respons från användarna.

    En designsprint hjälper oss att spara tid och få in värdefull kunskap från slutanvändaren kring hur tjänsten ska designas. På så vis säkerställer vi att fokus läggs på rätt saker.

Idélabbet Omtanken på Stockholmskontoret är utformat för att kunna genomföra denna typ av övningar och andra slags workshopar där liknande metoder används.

Kontakt Fredrik Sandberg

Nyttoanalys - Ännu mera nytta (ÄMN)

Ännu Mera Nytta (ÄMN) är Tillväxtverkets vägledning för planering av insatser för att göra dem uppföljnings- och utvärderingsbara. Samtidigt stärks insatsernas relevans och genomförbarhet så att de kan uppnå fullgoda resultat.

ÄMN tillämpas på Tillväxtverkets externa verksamhet, det vill säga den verksamhet som möter våra externa målgrupper. Huvudprincipen är att alla insatser ska följa ÄMN, även om ambitionsnivå och omfattning kan variera med insatsernas storlek och inriktning.

Verksamheten inom Europaprogrammen har ett eget ramverk för uppföljnings- och utvärderingsarbete och omfattas inte av ÄMN.

De fem viktiga stegen i ÄMN är:

  1. Identifiera och involvera interna och/eller externa intressenter
  2. Göra en problemanalys
  3. Ta fram en förändringsteori
  4. Att införliva problemanalys, förändringsteorin, prestations- och effektmål samt indikatorer med målkriterier m.m. i uppföljnings- och utvärderingsplanen
  5. Att införliva uppföljnings- och utvärderingsplanen i insatsplanen

ÄMN är ett metodstöd i större projekt och insatser, men kan också fungera som checklista för mindre projekt, där en enklare nyttoanalys kan genomföras relativt snabbt men ändå ge en värdefull grund i projektet.

Läs mer om ÄMN-dokumentlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Kontakter Ola Lundman, Mats Alentun

Scrum

Illustration SCRUM

Exempel på checklistor när du arbetar med Scrum.

Scrum är ett agilt ramverk för att utveckla it-system men arbetssättet kan även användas för andra syften. Fokus är på tidig verksamhetsnytta. Scrum präglas av korta leveranscykler, där förbättringar sker successivt.

I Scrum arbetar du i en iterativ utvecklingsprocess. Utvecklarteamet är självorganiserande och coachas av en Scrummaster. Utvecklingsuppdrag (Stories) prioriteras av en produktägare. Teamet samlas dagligen för ”Stå upp möten” (Daily Scrum) för planering och uppföljning av arbetet.

Utvecklingen sker i så kallade sprintar. En sprint är ofta några veckor lång och har sin egen cykel med planering, utveckling och leverans. Uppdrag från uppdragslistan (Backlog) tiduppskattas i en sprintplanering och utförs tills de är testade och uppfyller kravet för att klarmarkeras (DOD - Definition of done). Klarmarkerade uppdrag presenteras sedan i en Sprintdemo för inbjudna intressenter.

Centralt för Scrum är också återkoppling till tidigare sprint i ett Retrospective, där förslag till förbättringar tas fram.

Tillväxtverket har arbetat med Scrum för it-utveckling i ganska många år. Arbetssättet rekommenderas för it-utvecklingsprojekt inom myndigheten.

Kontakt Daniel Fornstedt

Förändringsledning

Större förändringar i en organisation kräver flera insatser som bidrar och drar åt samma håll. Det kan delvis bestå av projektleveranser men den kräver även andra åtgärder i verksamheten som till exempel kompetensutveckling, upphandling av nya system, arbetsledning, förändring av policys, förändring av attityd, kommunikationsplaner. Listan kan göras lång.

För att lyckas med genomförandet av ett projekt och implementeringen av resultatet av det är det viktigt att projektet har medarbetare med rätt kompetens och att projektet och dess leveranser är förankrade i enlighet med Tillväxtverkets nya projektprocess. Detta skapar förutsättningar för att driva önskade förändringar.

HR arbetar med frågan om förändringsledning i samband med utbildning av chefer. För dig som leder projekt finns möjlighet att gå utbildningen ”Leda utan att vara chef” via Rörlighet i staten. Ta kontakt med projektkontoret om du vill ha tips om hur du riggar och avgränsar projekt i samband med förändringsledning.

Läs mer om utbildningen Leda utan att vara chef.länk till annan webbplats

Kontakt: Carola Olofsson, HR; Ulf Larsson, Projektkontoret

Användartest

Innehållet är under arbete.

Kontakt Fredrik Sandberg

ITIL, Information Technology Infrastructure Library

 ITIL är ett ramverk för definitioner, beskrivning av processer, metoder och roller för IT-tjänster. Fokus ligger på att leverera IT-tjänster med hög kvalitet till ett rimligt pris.

ITIL har sammanställts av brittiskalänk till annan webbplats Office of Government Commercelänk till annan webbplats (OGC) och utgörs av detaljerade beskrivningar av uppgifter som kan utföras inom IT. Syftet med detta är att underlätta, för att på ett systematiskt sätt bygga och utveckla moderna IT-tjänster i en organisation. ITIL ger förslag på hantering av många vanliga problemområden som IT – tjänsteleveransen ofta för med sig. Genom att ta del av ITIL kan du få vägledning i frågor som exempelvis rör komplexa system, snabba förändringar, roller och ansvar m.m.

Kontakt Daniel Fornstedt

Upphandling

Ibland behöver du upphandla i ett utvecklingsarbete. Upphandling och inköp regleras av Lagen om offentlig upphandling (LoU).

Läs mer om upphandling, hur upphandling genomförs och vart du vänder dig för att få stöd.

Sprint

Ofta används begreppet sprint i en allmän bemärkelse för att beskriva en mindre uppgift - från planering till leverans. Begreppet används inom Scrum, där man i ett projekt genomför ett flertal sprintar, som kan vara från några dagar till några veckor långa. De genomförs enligt en specifik metodik. Inom Tillväxtverket arbetar vi också med så kallade designsprintar i metoden tjänstedesign.

En designsprint handlar om att på 4-5 dagar, utifrån en utmaning eller ett problem, ta fram ett lösningsförslag som testas på användare.

Hack

Att ”hacka” går ut på att under begränsad tid och under kreativa former, åstadkomma förändring som snabbt blir synligt med utgångspunkt från fyra punkter:

  • Tänk nytt
  • Tillsammans
  • Här och nu
  • Begränsa tiden

Läs mer om Utvecklingsresan och att "hacka"

Metodkomponenter och verktyg

Det ingår likartade metodkomponenter i de övergripande metoderna. Inom analysfasen handlar det ofta om processanalys, intressentanalys, informationsmodellering, riskanalys, SWOT och liknande.

Processanalys

Schematisk beskrivning av en process

Schematisk beskrivning av en process.

Du kan genomföra processanalyser på många olika sätt och på olika detaljnivåer, beroende på syftet med analysen. En processanalys hjälper till att strukturera och lyfta fram väsentligheter samt identifiera problem. vilket är en viktig del i många metodpaket.

Några vanliga förutsättningar och kännetecken för en process är att den har en början och ett slut med mätbar in- och output. I processen tillförs i regel resurser i de olika sammanhängande stegen eller delprocesserna, där det sker en fortlöpande förädling fram till slutresultatet. En process går att upprepa.

Du kan beskriva processflöden i så kallade ”simbanor” där aktiviteter och resultat visas i respektive aktörs simbana. Processanalyser genomförs ofta i workshopform med beskrivningar av både nuläge och börläge. Visualisering på väggen och användning av notisar är bra i framtagandet. Dokumentera i digitala verktyg som Visio.

Kontakt Gunnar Wennerholm, Fredrik Sandberg

Simbanor vid processmodellering

Från gula lappar till dokumentering av processer mha appen Visio

Retrospective

Innehållet är under arbete.

Kontakt Daniel Fornstedt

Riskanalys

 I en riskanalys identifierar du hot och händelser som kan leda till negativa konsekvenser för verksamheten. Du bedömer även sannolikheten för att hotet ska bli verklighet och konsekvenserna av att det sker. Riskanalysens resultat lägger du sedan till grund för åtgärder.

Du kan använda samma metod för en organisationsövergripande riskanalys som för en riskanalys av ett enskilt analysobjekt, till exempel en process eller ett it-system.

Mer information och mall för riskanalyslänk till annan webbplats finns på PPS OnLine.

MSB har också bra tips för riskanalyserlänk till annan webbplats.

Kontakt Gunnar Wennerholm, Ulf Larsson

SWOT

Illustration av SWOT-analys

Namnet SWOT kommer från orden "Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats". SWOT-analysen är ett planeringshjälpmedel där du identifierar styrkor, svagheter, möjligheter och hot vid en strategisk översyn.

Du kan "swotta" ett projekt i sin helhet eller en lösning som tas fram i projektet. En SWOT-analys är en bra utgångsspunkt för att ta fram en strategi och åtgärder. Bra utgångspunkt för en kommunikationsplan.

Viktigt:

  • definiera vad du "swottar",
  • försök hitta infallsvinklar utifrån alla fyra perspektiven så att du ser helheten och kan agera utifrån den.

Kontakt Ulf Larssson

Kanban

Innehållet är under arbete.

Kontakt Fredrik Sandberg

Snabba checklistan

Illustration av DA-metoden

Missa inte en viktig infallsvinkel på ditt projekt! Checklistan bygger på erfarenheter från tidigare utveckling. Tänk igenom om det finns något att göra för ditt projekt i respektive box!

  1. Förbered tillgång till tjänsten tekniskt. Ändringsbegäran ska vara godkänd av IT-arkitekturrådet.
  2. Kontrollera om/hur lagar och interna regler ska beaktas med juridik. Stäm av med ansvarig för informationssäkerhet.
  3. Förbered vägledning för hur användarna ska hantera tjänsten eller den nya lösningen. Den bör finnas på plats inför start. Behövs särskilda utbildningsinsatser? Support kan behövas dels för tjänsten i sig men även i ökad utsträckning för klienterna.
  4. Bestäm hur förändringen ska kommuniceras till medarbetare, chefer, nyckelgrupper. Vilken är nyttan med förändringen? Påverkas kanalstrategin för olika typer av information av den nya tjänsten?
  5. Bestäm när och hur befintliga tjänster ska avvecklas om den nya tjänsten eller lösningen ersätter något befintligt?. Ändringsbegäran ska vara godkänd av IT-arkitekturrådet.
  6. Följ upp och utvärdera behov och funktionalitet om det ingår i ditt uppdrag. Har de nyttor som eftersträvades uppstått?
  7. Planera och genomför överlämning till förvaltning. Vem är mottagare?

Kontakter Ulf Larsson, Niklas Goude

Hållbarhetstestet

Bild på Hållbarhetstestet

Gå till HållbarhetstestetPDF

Använd Hållbarhetstestet när du planerar din insats!

Hållbarhet ska integreras i planeringen av alla Tillväxtverkets insatser. Testet hjälper dig att få fram tydliga hållbarhetseffekter. Att ha hållbarhet i fokus hjälper dig även att kvalitetssäkra, hitta risker och hantera målkonflikter i din insats. Att jobba med hållbarhet på det här sättet ger dig faktiskt en konkret möjlighet att bidra till att ekonomin utvecklas i hållbar riktning!

Hjälp med att leda processen

Du kan också få stöd och hjälp med att leda processen av någon av våra coacher. Hör av dig till Johanna Giorgilänk till annan webbplats för vidare information.

Här hittar du exempel på insatser som jobbat fokuserat med Hållbarhet

Arkitektur

För att beskriva sammanhang i samband med digital utveckling och annat förändringsarbete kan du använda olika arkitekturbeskrivningar. Exempelvis verksamhetsarkitektur, informationsarkitektur, systemarkitektur etc. Den övergripande nivån brukar benämnas Enterprise Architecture.

Det finns vedertagna modeller för arkitekturbeskrivningar, exempelvis TOGAF, som utgår från skikten verksamhet, information, applikation och teknik i sitt beskrivningssätt.

Ju mer Tillväxtverkets utvecklar den digitala förmågan, desto viktigare är det för oss att beskriva hur de olika delarna hänger ihop. Det pågår just nu ett arbete med att sätta samman ett koncept för Tillväxtverkets arkitektur och arkitekturarbete.

Kontakt Niklas Goude

Workshop och andra möten

Effektiv mötesteknik och workshopteknik handlar om att du ska lyckas så bra som möjligt när du samlar medarbetare. Det gör du bland annat med hjälp av ett strukturerat upplägg, en positiv och kreativ miljö och genom att du utnyttjar bra tekniker.

Tips för möten

Användartest

Användartester görs för att vi vill lära oss mer om användarna och deras behov. Testerna kan göras i alla faser av ett projekt.

  • På befintligt material för att vi ska lära oss hur vi kan utveckla det.
  • Tidigt i ett projekt för att få förståelse för användarnas behov och vilka lösningar de kan behöva.
  • Under projektet för att utvärdera prototyper och olika varianter på lösningar.
  • Sent i projektet för att testa användbarhet, funktionalitet och detaljer.

Det finns olika metoder att använda sig av som till exempel djupintervjuer, kortsortering, A/B-test och observation .

Lästips Testa och prototypa - en handbokPDF

Kontakt Nathalie Parkvall 

Digitala verktyg

Basutbudet av program för alla medarbetare är anpassat efter behoven i projekt och samarbete. I vissa fall kan du behöva komplettera.

Office 365

Exempel på appar i Office 365

Apparna i Office365 stödjer samarbete i projekt och andra sammanhang, internt och externt.

Office 365 är generellt ett bra stöd för samarbete genom att det ger stöd för att dela dokument och arbeta i dokument samtidigt.

Du kan

  • beställa en Office 365-grupp för ditt projekt och samarbeta med både interna och externa projektdeltagare,
  • använda Planner (finns i Office 365-gruppen) för att planera och fördela arbetsuppgifter i projektet,
  • skapa en anteckningsbok i OneNote för att hantera och dela minnesanteckningar.

Läs mer om samarbete med hjälp av Office 365

Lexicon 365

Förutom introduktionsfilmer och olika utbildningsinsatser för Office 365 så finns det instruktionsfilmer och vägledningar som du kan använda för att utveckla dig som Office 365-användare.

Tillväxtverket har upphandlat tjänsten Lexicon 365länk till annan webbplats som innehåller vägledningar för appar/program som Word, Excel, och Powerpoint. Det finns även vägledning för hur du hanterar samarbetsytor som Yammer och Office 365-grupper (Sharepoint).

Du kan anmäla dig kostnadsfritt till Lexicon 365s e-utbildningar och webbinarier.

Support för Office 365 via Easit

Du kan få support för din användning av Office 365 genom att skapa ett ärende i Easit. Du hittar Easit på Medarbetarsidorna under Verktyg - när du är inloggad.

Public 360

Ditt projekt kan behöva ett diarienummer och du kan behöva registrera handlingar i ditt projekt i vårt allmänna diarium. Det hanteras i dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360.

Vilka handlingar i ditt projekt kan behöva registreras?

  • Projektdirektiv
  • Projektplan
  • Avslutsrapport
  • viktigare beslut, protokoll och korrespondens etc.

Stäm av med registrator om vad som är aktuellt i ditt projekt.

Läs mer om dokumenthantering

Kontakta Gunnar Wennerholm och registraturen.

Tips på godkända program för projektarbete

När du ska samarbeta med projektmedlemmar och andra är det i första hand Office 365 och andra Microsofts-program som gäller. Men andra program kan också vara aktuella.

Mejl, diskussion, möte

Outlook, Yammer, Skype, StarLeaf

Dela information

Office 365-grupp (Sharepoint), OneNote, Teams

Projektplanering

Planner, MS Project

Processer, modellering

Visio, MindMap, PowerPoint

Appar som inte ingår i baspaketet för medarbetare kan beställas från It-support via Easit. Stäm av med din chef innan du beställer, beställningen kan medföra en kostnad.

Kontakt It-support

Program som inte stöds av Tillväxtverket

Du kan hitta en mängd program på marknaden med bra funktioner och stöd för projektarbete, oftast i form av molntjänster som det är lätt att ansluta sig till.

Om du använder dessa kan det innebära informationssäkerhetsrisker. Risker som du tar om du använder program och tjänster som inte stöds av Tillväxtverket är att du

  • kan få och sprida skadlig kod,
  • bidrar till informationsläckage,
  • tecknar avtal som innehåller oacceptabla avtalsvillkor.

Du kan inte räkna med att få intern support för program och tjänster som inte stöds av Tillväxtverket.

Det händer ibland att våra samarbetspartners använder program som inte stöds av Tillväxtverket. Hör i så fall av dig till it-supporten eller informationssäkerhetsansvarig.

Kontakt It-support, Gunnar Wennerholm

Kompetensutvecklingsinsatser/utbildningar

Här tipsar vi om utbildningar. HR har ett övergripande ansvar för vår kompetensutveckling. Du som medarbetare för dialog med din närmaste chef om din kompetensutveckling.

Kommunikation

Kommunikation är en viktig del av ett lyckat projektet. Följ nedan länk för tips kring hur du kan kommunicera.

Vägledning för att planera och genomföra kommunikationsinsatser