Tillväxtverket

Metodlådan

När du startar ett nytt projekt eller ska utveckla verksamheten kan du spara tid och använda dig av erfarenheter från tidigare utveckling genom att använda någon vedertagen metod.

Läs beskrivningarna i Metodlådan och ta gärna kontakt med kontaktpersonerna för respektive metod.

Moderna metoder är ofta processorienterade, fokuserar på nyttoeffekter hos slutanvändarna, är agila med successiva leveranser och låter berörda aktörer delta aktivt i utvecklingen.

Skilj mellan:

  • Styrmetoder för att säkra struktur och kontroll i utvecklingsarbetet.
  • Analys- och utvecklingsmetoder för att ta fram själva innehållet

Inom Tillväxtverket använder vi PPS för styrningen (med en viss anpassning), medan analys- och utvecklingsmetoder väljs utifrån projektets behov och förutsättningar.

När Tillväxtverket samarbetar med organisationer som använder andra metoder får vi komma överens om vilka metoder som gäller.

Läs mer om eSams vägledningar på esamverka.selänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Tecknad bild av Gunnar Wennerholm, Metodlådan

Styrmetoder

Intro

Tillväxtverkets projektprocess - obligatorisk

Projektstyrning tar sikte på frågor som vem kan starta/stänga ett projekt, vilka roller finns det i ett projekt och vilken av dessa roller ansvarar för vad.

Projektstyrning bygger på erfarenheter av vad som krävs för ett lyckat projekt. Indelningen i faser som förberedelser, genomförande och avslutning skapar förutsättningar för såväl beställare som de som ska leverera något att strukturera arbetet effektivt.

Projektstyrning handlar om hur arbetet styrs och organiseras men inte om hur ett resultat ska tas fram.

Projektstyrningsmetoder kan kombineras med olika utvecklingsmetoder för att ta fram de lösningar som bidrar till att projektmålet nås.

Tillväxtverkets ledning har beslutat att vi ska arbeta enligt en process där beslut om projektdirektiv och projektplan är obligatoriska. Alla projekt ingår dessutom i en portfölj där de följs upp och prioriteras av en portföljledning.

Läs mer om hur du ska arbeta med projekt på Tillväxtverket

Kontakt Ulf Larsson

Tillväxtverkets systemförvaltning - obligatorisk

En stor del av verksamheten sker med stöd av it-system.

Systemförvaltning innebär att fortlöpande följa behov och krav från verksamheten och säkra att funktioner och tjänster fungerar och utvecklas. I systemförvaltning är det viktigt med tydliga ansvarsroller, en helhetssyn på verksamhet och teknik samt krav på vissa leveranser och aktiviteter, exempelvis förvaltningsplan.

Tillväxtverkets förvaltningsmetod följer övergripande praxis.

Läs mer Vägledning för systemförvaltning på Tillväxtverket

Kontakt Gunnar Wennerholm

Metoder för analys och utveckling

Framsyn - omvärldsanalys

Framsyn hjälper till att öka kunskapen om möjliga framtider (till skillnad från en framtid) på medellång- och lång sikt. Framsyn innebär en process där deltagarna använder systematiska och delaktiga övningar för att samla in information om den framtida utvecklingen och skapa visioner på medellång och lång sikt. Syftet med framsynsarbete är att i strategiutveckling skapa beredskap och förståelse för samhällsförändringens osäkerhetsfaktorer.

Det unika med framsyn är att det handlar om omvärldsanalys på lång sikt, såsom 2050. De övningar som presenteras i följande underlag är således anpassade till detta tidsperspektiv. Flera av övningar kan emellertid användas för strategiutveckling i ett kortare tidsperspektiv. Det handlar bland annat om övningar för att förstå viktiga trender för exempelvis scenario- och strategiutveckling.

Läs mer om omvärldsanalys

Kontakt Sigrid

Värdemodell (Business Model Canvas)

Illustration av Business Model Canvas

En värdemodell visualiserar och beskriver olika aspekter i verksamheten i nio olika delar:

  1. partners,
  2. värdeerbjudande,
  3. kundrelationer,
  4. kundsegment,
  5. kanaler,
  6. nyckelaktiviteter,
  7. nyckelresurser,
  8. kostnader och
  9. intäkter.

På Tillväxtverket kallar vi den ekosystem, men den kallas även affärsmodell och den engelska benämningen är Business Model Canvas. En värdemodell ger stöd för att fokusera verksamheten och tydliggöra och prioritera mellan olika alternativ.

Den kan användas för att beskriva kopplingar mellan verksamhetsarkitektur, informationsarkitektur och teknisk arkitektur.

Värdemodellen gör det lättare att förstå komplexa sammanhang och system. Den kan till exempel användas i myndighetssamarbete som verksamt.se eller Ny i Sverige, som leds av Migrationsverket.

Kontakt Carl Einerfors

Tjänstedesign

Illustration Tjänstedesign

Det finns olika moderna metoder för att fånga behov och definiera lösningar. Tillväxtverkets metod för tjänstedesign har varit framgångsrik i utvecklandet av tjänster inom ramen för verksamt.se och används nu också för andra områden inom Tillväxtverket.

Några ingående moment är metodverkstad, för att definiera vad som skall lösas och med vilken metod, målgrupps- och behovsverkstad, framtagande av kundresa och utnyttjande av personas, idégenerering samt framtagning av prototyp som inom ramen för en s.k. designsprint kan vidareutvecklas till en pilot. Den beskrivs som en generell process för att:

  • Förstå verkliga behov och vad vi och andra aktörer bör förändra
  • Få beslutsunderlag för prioritering
  • Vara snabba och fokusera
  • Samskapa utifrån olika kompetenser och organisationer
  • Involvera potentiella tjänsteleverantörer

Idélabbet Omtanken på Stockholmskontoret är utformat för att kunna genomföra denna typ av övningar och andra slags workshopar där liknande metoder används.

Kontakt Fredrik Sandberg

Nyttoanalys - Ännu mera nytta (ÄMN)

Ännu Mera Nytta (ÄMN) är Tillväxtverkets vägledning för planering av insatser för att göra dem uppföljnings- och utvärderingsbara. Samtidigt stärks insatsernas relevans och genomförbarhet så att de kan uppnå fullgoda resultat.

ÄMN tillämpas på Tillväxtverkets externa verksamhet, det vill säga den verksamhet som möter våra externa målgrupper. Huvudprincipen är att alla insatser ska följa ÄMN, även om ambitionsnivå och omfattning kan variera med insatsernas storlek och inriktning.

Verksamheten inom Europaprogrammen har ett eget ramverk för uppföljnings- och utvärderingsarbete och omfattas inte av ÄMN.

De fem viktiga stegen i ÄMN är:

  1. Identifiera och involvera interna och/eller externa intressenter
  2. Göra en problemanalys
  3. Ta fram en förändringsteori
  4. Att införliva problemanalys, förändringsteorin, prestations- och effektmål samt indikatorer med målkriterier m.m. i uppföljnings- och utvärderingsplanen
  5. Att införliva uppföljnings- och utvärderingsplanen i insatsplanen

ÄMN är ett metodstöd i större projekt och insatser, men kan också fungera som en bra checklista för mindre projekt, där en enklare nyttoanalys skulle kunna genomföras relativt snabbt men ändå ge en värdefull grund i projektet.

Länk till ÄMN-dokumentet finns härlänk till annan webbplats.

Kontakter Ola Lundman, Mats Alentun

Scrum

Illustration SCRUM

Lägg in en bildtext

Scrum är ett agilt ramverk för att utveckla it-system men arbetssättet kan användas för andra syften än it-utveckling. Fokus är på tidig verksamhetsnytta. Scrum präglas av korta leveranscykler, där förbättringar sker successivt.

I Scrum arbetar du i en iterativ utvecklingsprocess. Utvecklarteamet är självorganiserande och coachas av en Scrummaster. Utvecklingsuppdrag (Stories) prioriteras av en produktägare. Teamet samlas dagligen för ”Stå upp möten” (Daily Scrum) för planering och uppföljning av arbetet.

Utvecklingen sker i så kallade sprintar. En sprint är ofta några veckor lång och har sin egen cykel med planering, utveckling och leverans. Uppdrag från uppdragslistan (Backlog) tiduppskattas i en sprintplanering och utförs till de är testade och uppfyller kravet för att klarmarkeras (DOD -Definition of done). Klarmarkerade uppdrag presenteras sedan i en Sprintdemo för inbjudna intressenter.

Centralt för Scrum är också återkoppling till tidigare sprint i ett Retrospective, där förslag till förbättringar tas fram.

Tillväxtverket har arbetat med Scrum för it-utveckling i ganska många år. Arbetssättet rekommenderas för it-utvecklingsprojekt inom myndigheten.

Kontakt Daniel Fornstedt

Innovationsupphandling

Innehåll till sektion 2.

Kontakt Gunnar Wennerholm

Användartest

Innehåll till sektion 3.

Kontakt Fredrik Sandberg

ITIL, Information Technology Infrastructure Library

Innehåll till sektion 1.

Kontakt

Metodkomponenter och verktyg

Det ingår likartade metodkomponenter i de övergripande metoderna. Inom analysfasen handlar det ofta om processanalys, intressentanalys, informationsmodellering, riskanalys, SWOT och liknande.

Även om många aktiviteter genomförs med manuella hjälpmedel, som modellering med gula notiser på papper på väggen, behövs ofta någon slags verktyg för genomförande och dokumentation. Här används ofta mallar i Excel för riskanalyser, kalkyler, planering och uppföljning etc., liksom Visio för processanalys. Powerpoint och Word är givetvis också användbara i många övningar. För projektstyrning kan exempelvis MS Project vara användbart, oftast är Excel tillräckligt.

Processanalys

Schematisk beskrivning av en process

Schematisk beskrivning av en process

Processanalyser kan genomföras på många olika sätt och på olika detaljeringsnivåer, beroende på syftet med analysen. En processanalys hjälper till att strukturera, lyfta upp väsentligheter och identifiera problem och det är en viktig beståndsdel i många metodpaket.

Några vanliga förutsättningar och kännetecken för en process är att den har en början och ett slut med mätbar in- och output. I processen tillförs i regel resurser i de olika sammanhängande stegen eller delprocesserna, där det sker en fortlöpande förädling fram till slutresultatet. En process går att upprepa.

Ofta beskrivs processflöden i så kallade ”simbanor” där aktiviteter och resultat visas i respektive aktörs simbana. Processanalyser genomförs ofta i workshopform med beskrivningar av både nuläge och börläge. Visualisering på väggen och användande av notisar är bra i framtagandet. Dokumentera i digitala verktyg som Visio.

Kontakt Gunnar Wennerholm, Fredrik Sandberg

Simbanor vid processmodellering

Från gula lappar till dokumentering av processer mha appen Visio

Retrospective

Innehåll till sektion 2.

Kontakt Daniel Fornstedt

Riskanalys

Innehåll till sektion 3.

Kontakt Gunnar Wennerholm

SWOT

Namnet SWOT kommer från orden "Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats". SWOT-analysen är ett planeringshjälpmedel där man försöker finna styrkor, svagheter, möjligheter och hot vid en strategisk översyn.

Du kan "swotta" ett projekt i sin helhet eller en lösning som tas fram i projektet. En SWOT-analys är en bra utgångspunkt om du ska ta fram en kommunikationsplan. En SWOT-analys kan leda fram till en strategi och åtgärder.

Viktigt

  • att man definierar vad man swottar,
  • att man försöker hitta infallsvinklar utifrån alla fyra perspektiven så att man kan väga dessa mot varandra.

Kontakt Ulf Larssson

Kanban

Innehåll till sektion 2.

Kontakt Fredrik Sandberg

Snabba checklistan

Illustration av DA-metoden

Checklistan bygger på erfarenheter från tidigare utveckling och kan bidra till att olika relevanta aspekter kommer med i arbetet.

  1. Förbered tillgång till tjänsten tekniskt. Ändringsbegäran ska vara godkänd av IT-arkitekturrådet.
  2. Kontrollera om/hur lagar och interna regler för dokumenthantering ska beaktas med juridik.
  3. Förbered vägledning för hur användarna ska hantera tjänsten eller den nya lösningen. Den bör finnas på plats inför start. Behövs särskilda utbildningsinsatser? Support kan behövas dels för tjänsten i sig men även i ökad utsträckning för klienterna.
  4. Bestäm hur förändringen ska kommuniceras till medarbetare, chefer, nyckelgrupper. Vilken är nyttan med förändringen? Påverkas kanalstrategin för olika typer av information av den nya tjänsten?
  5. Bestäm när och hur befintliga tjänster ska avvecklas om den nya tjänsten eller lösningen ersätter något befintligt?. Ändringsbegäran ska vara godkänd av IT-arkitekturrådet.
  6. Följ upp och utvärdera behov och funktionalitet om det ingår i ditt uppdrag. Har de nyttor som eftersträvades uppstått?
  7. Planera och genomför överlämning till förvaltning. Vem är mottagare?

Kontakter Ulf Larsson, Niklas Goude

Hållbarhetstestet

Under arbete.

Kontakt Johanna Giorgi

Arkitektur

För att beskriva sammanhang i samband med digital utveckling och annat förändringsarbete finns det olika slags arkitekturbeskrivningar. Exempelvis verksamhetsarkitektur, informationsarkitektur, systemarkitektur etc. Den övergripande nivån brukar benämnas Enterprise Architecture.

Det finns vedertagna modeller för arkitekturbeskrivningar, exempelvis TOGAF, som utgår från skikten verksamhet, information, applikation och teknik i sitt beskrivningssätt.

Ju mer Tillväxtverkets utvecklar den digitala förmågan, desto viktigare är det att beskriva hur de olika delarna hänger ihop. Det pågår just nu ett arbete med att sätta samman ett koncept för Tillväxtverkets arkitektur och arkitekturarbete.

Kontakt: Niklas Goude


Innehåll till sektion 3.

Digitala verktyg

Introtext, vart man vänder sig, Otto, Gunnar etc. Bör arbeta med våra egna standardverktyg etc. Process för hur vi renodlar och styr upp: Gunnar/Daniel

Office 365

Office 365 är generellt ett bra stöd för samarbete genom att det ger stöd för att dela dokument och arbeta i dokument samtidigt.

Du kan

  • beställa en Office 365-grupp för ditt projekt och samarbeta med både interna och externa projektdeltagare,
  • använda Planner (finns i Office 365-gruppen) för att planera och fördela arbetsuppgifter i projektet,
  • skapa en OneNote-grupp för att hantera och dela minnesanteckningar,
  • ...

Kontakt Projektkontoret Ulf Larsson

Public 360

Innehåll till sektion 2.

Kontakt Gunnar Wennerholm och Maria

Tips på godkända program för projektarbete

Innehåll till sektion 3.

Kontakt Sigrid

Användning av osäkra, ej godkända program

Innehåll till sektion 1.

Kontakt Carl E.


Innehåll till sektion 2.


Innehåll till sektion 3.

Kompetensutvecklingsinsatser/utbildningar

Här tipsar vi om utbildningar. HR har ett övergripande ansvar för vår kompetensutveckling. Du som medarbetare för dialog med din närmaste chef om din kompetensutveckling.

Utvecklingsresan

Kommunikation