Tillväxtverket

Ledningsgrupp 27 mars: Tertialuppföljning med fyra fokus och Guru som vägleder

Två projektgrupper informerade ledningsgruppen om resultatet av sitt arbete, tertialuppföljningen i ny tappning och ett nytt handläggarstöd med boten Doris som svarar på frågor. En annan fråga var strategiska kommunikationsplaner för resultatområdena och ERUF.

Bot

Handläggarstödet GURU ska förenkla och öka effektiviteten

Sandra Zakrisson och Susanna Lindbom vid enheten Verksamhetsstöd, ansvarar för ett projekt som syftar till att förbättra vårt handläggarstöd. De demonstrerade en ”beta-version” för ledningsgruppen. I mitten av april kommer alla att få tillgång till Guru som det nya digitala handläggarstödet är döpt till. Där hittar du bland annat Doris som kan svara på enkla frågor (jämför fråga Siri).

Under en testperiod kommer det att finnas kommentarsfält på sidorna i Guru där det går att lämna synpunkter och förslag på förbättringar.

Ledningsgruppen tyckte att det nya handläggarstödet såg mycket bra och användarvänligt ut.

– Det är viktigt att vi jobbar med att utveckla och förenkla själva handläggningsprocessen också, betonade Tim Brooks.

Ny tertialuppföljning med fyra perspektiv och större helhetssyn

Levererar vi enligt plan? Har vi balans i ekonomin? Mår våra medarbetare bra och trivs på Tillväxtverket? Är vi effektiva i våra processer? Det är frågor som vår tertialuppföljning ska hjälpa oss att svara på, enligt ett förslag som Yvette Lennartsson och Maria Eriksson (båda Ekonomienheten) sarmt Aslög Odmark (Gd-stab) har tagit fram.

Bild

Fyra perspektiv ger en helhetsbild

Vid mötet gick de igenom upplägget där en central del är nyckeltal för områdena verksamhet, ekonomi, medarbetare och processer.

Vi ska titta på vår organisation och verksamhet ur flera perspektiv och dra samlade slutsatser av det ”inre livet”, menade projektgruppen. En annan bärande tanke är ett större gemensamt ansvar i ledningsgruppen för helheten.

Inför uppföljningen får alla avdelningar samma information och kan relatera sin egen data till hur det ser ut i andra delar av organisationen. Hur många remisser har vi svarat på? Hur många företag har fått stöd? Hur stor är frisknärvaron? Hur långa är handläggningstiderna osv.

Efter analys på respektive avdelning ska ledningsgruppen ta ställning till vad som eventuellt behöver göras för att vi ska nå de resultat vi vill se på ett bra sätt.

Jättebra, tyckte ledningsgruppen.

Har vi möjlighet att lämna synpunkter på vilka nyckeltal vi ska använda?

– En snabb remissrunda, menade gd. Alternativa förslag på nyckeltal ska vara konkreta och motiverade. Annars testar vi så här och vidareförädlar successivt vid behov.

Samlad myndighetskommunikation per resultatområde

Susanne Eklöf presenterade förslag på hur vår kommunikation kan bli mer strategisk och samordnad. Bland annat genom gemensamma kommunikationsplaner för våra resultatområden. Idag kommunicerar vi huvudsakligen med utgångspunkt i enskilda projekt och insatser.

Ledningsgruppen tyckte förslaget var bra och konstaterade att inom ERUF – den europeiska regionala utvecklingsfonden – är behovet av strategisk kommunikation särskilt stort.

Susanne fick i uppdrag att till mötet i ledningsgruppen den 10 april ta fram ett diskussionsunderlag kring kommunikation kring ERUF och att i maj återkomma med en skiss på kommunikationsplan för ett resultatområde.

 

Vid pennan: Aslög Odmark (GD-stab)