Tillväxtverket

Annica & Rigmor

"Välkommen till Tillväxtverket!"

Annica Thörner och Rigmor Söderberg.

Första intrycket är ofta bestående. Alla har säkert erfarenhet av att någon gång känt sig dåligt bemött i en serviceverksamhet och inte vilja komma tillbaka till exempelvis ett hotell. Så vill vi två som jobbar i vår växel och reception i Stockholm respektive Östersund förstås inte att de som kontaktar eller besöker oss ska känna.

För oss är ett gott bemötande, att kunden känner sig välkommen genom att vi svarar i trevlig ton i telefon, ger ett professionellt intryck och är serviceinriktade i receptionen.

Vad krävs av oss som jobbar i växel och reception – jo förstås att vi är stresståliga, noggranna, lugna och samtidigt sprider positiv energi. Nycklar till framgång är så enkla saker som att prata tydligt och lyssna till den vi pratar med.

När det ringer någon som är påstridig är vi lyhörda och försöker lyssna på klagomål. Vi tänker att klagomål kan vara värdefull information för Tillväxtverket, även om det är kritik.

Vanliga frågor från någon som ringer och inte frågar efter en viss person eller funktion är Vad gör Tillväxtverket? och Vad för finansiering kan jag söka?. För oss är det därför viktigt att hålla oss ajour med det som är på gång och det gör vi bland annat via de externa och interna kalendarierna, Nyhetsrummet och GDs vecka på Medarbetarsidorna.

Förutom att koppla samtal vidare internt, är det är inte ovanligt att vi guidar de som ringer vidare till exempelvis Almi eller länsstyrelserna som kan vara mer rätt för deras fråga. Vi ger dem ofta lite extra service genom att googla fram telefonnummer. Enkelt, men mycket uppskattat.

Sammantaget hoppas vi att vi uppfattas som lyhörda, kunniga och handlingskraftiga.

/ Annica och Rigmor, växeltelefonister/receptionister i Stockholm respektive Östersund, Internservice

Underlätta för oss, dig själv och för hela myndigheten genom att

  • kontakta oss inför besök av flera gäster så att vi kan ha besöksbrickor klara istället för att gästerna ska köa för att registrera sig.
  • berätta för oss att du har en utlysning på gång som kan generera mycket samtal (och kom själv ihåg att vara tillgänglig på telefon, särskilt sista ansökningsdag.)
  • hänvisa telefonen så att kunden får ett tydligt besked och återkoppla på mejl.
Mer om telefoni och kundbemötande.