Tillväxtverket

Är du på G? Nu kommer Office 365-grupperna

Hallå Ulf Larsson, uppdragsledare för arbetsgruppen digitaliserat arbetssätt, som nu lanserat Office 365-grupper för enheter och avdelningar.

Ulf Larsson

Kan du berätta mer och ge oss rekommendationer kring de Office 365-grupper som sätts upp?

– Först kan det vara bra att känna till att det finns två olika sorters grupper i Office 365 som fungerar som gemensamma samarbetsytor. En för avdelningar och enheter som kopplar till vår organisation. Dessa har alla en blå Tillväxtverket-logga. I avdelningsgruppen ingår alla medarbetare på avdelningen och i enhetsgruppen ingår alla medarbetare på enheten. Cheferna som är ägare av dessa har fått mer information.

– Sedan finns det grupper för tillfälliga arbetsgrupper/team, projekt och program som alla kan beställa. Dessa får alla gröna Tillväxtverket-loggor. Funktionerna är dock desamma i alla grupperna.

Vilka funktioner finns i en Office 365-grupp?

– Det finns en gemensam inkorg, en gemensam kalender, en plats för gemensamma filer och en anteckningsyta i form av en OneNotebok där ni kan samla underlag och exempelvis mötesanteckningar. Det finns också ett planeringsverktyg (Planner) och en intern webbsida där ni kan publicera information inom gruppen/enheten/avdelningen. Vill du veta mer om grupper finns det flera filmade vägledningar.

Hur kan vi använda avdelnings- och enhetsgrupperna?

– Helt färdiga arbetssätt finns inte, utan varje avdelning och enhet ansvarar själva för hur Office 365-gruppen används och för att skapa sin innehållsstruktur utifrån sina behov. Det är förstås en bra idé att skapa någon slags informationsstruktur/mappstruktur. För projekt finns det förslag på mappstruktur på PPS OnLine. Den mappstrukturen kan vara en utgångspunkt även för en avdelning eller enhet.

– För att hålla reda på eventuell delad information med andra än gruppens medlemmar är det klokt att skapa särskilda mappar för delad information. Vi i arbetsgruppen för införandet vill vara lite försiktiga och rekommenderar därför i nuläget att ni inte bjuder in externa personer i avdelnings- och enhetsgrupperna. Anledningen är att det finns risk för att det delas mer information än vad ni kanske hade tänkt. Beställ istället en tillfällig Office 365-grupp för externa samarbeten så har ni bättre koll på informationen.

Hur gör vi med samarbeten med andra avdelningar och enheter?

– Fortsätt och lägg arbetsmaterial som medarbetare ska kunna ta del av på G. På sikt kommer G att tas bort, men än så länge fungerar det bra att dela filer på detta sätt.

När försvinner G?

– Det finns ett tydligt önskemål om att avveckla G. Det sker tidigast kvartal tre och då under förutsättning att alla frågor om var all information som vi ska behålla ska lagras istället för på G. Det mesta av vår information kan läggas i Office 365-grupperna men det finns information som kan behöva läggas på andra ställen.

– Det är också viktigt att alla har hunnit med en digital städning. Information om hur den genomförs kommer under våren. Vår verksarkivarie har stenkoll på det här med att rensa, gallra och arkivera och kommer att vägleda oss.

Vad tycker du själv som kommit igång med Office 365 är bra med vårt digitaliserade arbetssätt och Office 365?

–Jag gillar och har användning av tillgängligheten för informationen i Office 365-grupperna. Att jag kan nå, bearbeta och dela en och samma version av en viss information från olika enheter, mobil, surfplatta, dator och till och med via privata enheter om det behövs någon gång.

– Sedan gillar jag att sitta med en eller flera i arbetsgruppen och arbeta samtidigt i ett dokument, gärna uppkopplad via Skype eller någon annan kanal så att man kan prata och skriva samtidigt från flera håll.

Vad ser du för utmaningar med det digitaliserade arbetssättet?

– Du och dina kollegor behöver trampa upp era egna stigar och välja verktyg och bestämma hur ni ska använda dessa så att det verkligen blir enklare och smidigare. Från arbetsgruppen kommer vi fortsätta att inspirera och vägleda er, men stigarna behöver ni som sagt trampa själva.