Tillväxtverket

Robot på praktik

En robot-medarbetare hjälper till att förenkla vardagen för våra kollegor i Arjeplog. Roboten sköter några av de moment handläggaren vanligtvis utför innan ett beslut kan tas i transportbidragsärenden.

Sedan i påskas har vi en transportbidragsrobot på praktik i Arjeplog. När roboten jobbar jämför den uppgifter i alla rader i ansökan om transportbidrag mot alla rader i de tre senaste ansökningarna, från samma kund. Roboten skriver sedan en kommentar till handläggaren där den berättar om den hittat några avvikelser eller om allt ser bra ut. I vissa fall kan det handla om flera hundra rader av uppgifter som ska jämföras mot varandra. Då hjälper roboten till med att spara tid, höja kvalitén och samtidigt förbättra handläggarnas arbetsmiljö.

Hur lång tid tar det?

För roboten tar det cirka 60 sekunder att utföra uppgifterna.

Började med att förstå problemet

Vi pratade tidigt om att det finns flera manuella steg som utförs av handläggare som borde kunna automatiseras. För att förstå handläggarnas utmaning tog vi fram en kundresa som beskriver handläggarnas perspektiv.

Diagrambild över kundresan för handläggare som jobbar med transportbidrag

Bilden på kundresan visar hur komplicerat arbetet kan vara för handläggarna.

Det här är inte en traditionell processkarta. Syftet är framförallt att vi ska förstå vad handläggarna och våra sökande upplever som problematiskt.

Arbetsbördan

Transportbidragsansökningar sker i två perioder om året med sista ansökningsdag under hösten och våren. Ungefär hälften av alla ansökningar skickas in de sista veckorna. Detta skapar en ojämn arbetsbelastning på våra handläggare. Totalt handlar det om ungefär 1300 ansökningar per år som ska handläggas.

Diagram över ansökningsdagar för transportbidrag

Lösningen

Vi utvecklade roboten framför allt för att underlätta handläggningen under de mest intensiva perioderna. Tanken är att roboten ska fungera som ett stöd och höja användarupplevelsen genom att hjälpa handläggarna att utföra de mest repetitiva och minst människoanpassade uppgifterna.

Arbetet framåt

Roboten är nu redo att jobba mer självständigt under nästa ansökningsperiod. Den kommer att sköta delar av ärenden utan att en handläggare behöver kontrollera vad roboten har gjort.

Diagram över hur hjälpsam roboten är.
Diagram: utvärdering av roboten

Vad exakt gör roboten?

  • Verifierar samtliga kommunkoder mot kommunkoder i de tre senaste ärenden i historiken.
  • Verifierar samtliga SNI-koder i ärendet mot tre senaste ärenden i historiken.
  • Verifierar samtliga kombinationer av in/ut- och varukoder i ärendet mot tre senaste ärenden i historiken.
  • Bekräftar att företaget inte har gått i konkurs.
  • Bekräftar att arbetsställenumret (CFAR) stämmer och att företaget är aktivt.
  • Bekräftar att bankgironumret stämmer (genom att surfa in på bankgirot.se hämta bankgironumret genom att söka på organisationsnumret från sökande i ärendet).

Kontakt

  • Malin Laestander, namn.efternamn@tillvaxtverket.se
  • Tobias Björnudd, namn.efternamn@tillvaxtverket.se
  • Karl Frykholm, namn.efternamn@tillvaxtverket.se
  • Henrik Hedlund, namn.efternamn@tillvaxtverket.se
  • Jan-Ola Broman, namn.efternamn@tillvaxtverket.se
  • Linnea Östlund, namn.efternamn@tillvaxtverket.se

Det är vi som har jobbat med roboten, vi svarar gärna på era frågor och funderingar.