Tillväxtverket
Illustration av gran. Text:exempelbild 754x300 px

Förändringsarbete

Ronneby kommun har tagit fram en projektmodell för att utreda och driva förändringsarbete från idé till färdigt resultat.

Kort om metoden och förväntat resultat

Ronnebys modell har varit framgångsrik när kommunen automatiserat handläggningen av ansökningar om ekonomiskt bistånd. Det har lett till snabbare hantering av ansökningar, ökad tillgänglighet gentemot medborgarna samt förbättrad arbetsmiljö för med­arbetarna.

Modellen förutsätter att:

  • Det finns tydliga och prioriterade mål
  • Projektet är avgränsat i tid och omfattning
  • Arbetet genomförs i en tillfällig projektorganisation
  • Det finns tilldelade resurser och avsatt tid

Projektmodellen är indelad i fyra faser: förstudie, start, genomförande och avslut.

Förutsättningar för att lyckas

  • För att få en bra styrning före och under projektet behövs tydliga beslutspunkter för där uppföljning och utvärdering ska ske. Beslutspunkterna utgör avgränsningar mellan de olika faserna.
  • För ett lyckat projektgenomförande krävs att verksamheten som ska genomföra projektet ha rätt resurser som kan avsätta tid samt ett beslut från projektägare och styrgrupp.

Steg för steg

Förbereda

  • Förstudien ska säkerställa att rätt projekt startar och att det är till nytta för verksamheten. Exempel på aktiviteter i förstudien kan vara kartläggning av krav och omfattning, nulägesanalys, bedömning av lönsamhet eller annan nytta i förhållande till kostnaderna. Förstudien resulterar i ett underlag till beslut om varför projektet ska genomföras (eller inte).
  • Projektstart: Projektet ska planeras, genomföras och avslutas vilket projektledaren ansvarar för. Projektet kartlägger intressenter och involverar dem för att från start förankra projektets resultat. För att lyckas med genomförandet är det viktigt att projektorganisationen definieras samt att man avsätter tid för planering där deltagarna bidrar till projektets aktivitetsplan. Börja med en plan för projektet i sin helhet och detaljplanera sedan en aktivitet i taget. Definiera mål och skapa en kommunikationsplan för att förmedla projektets budskap i rätt kanaler.

Genomföra

  • I genomförandefasen är det projektledarens uppgift att leda projektgruppen mot målet där pågående aktiviteter, tidsplan och budget löpande följs upp.

Sammanställa

  • Projektavslut: Projekts sista fas består av att skriva en slutrapport och att avsluta det praktiska arbetet. Slutrapporten godkänns av projektets styrgrupp som också är den som tillsammans med projektägaren tar beslut om projektet kan stängas.

Uppföljning

  • Vid projektavslut kan man bara utvärdera det resultat som presterats under projektet. Man kan bedöma om projektmålen är uppfyllda, men det är ännu för tidigt att avgöra om effektmålen uppnåtts. Nyttokalkylen beskriver när i tid som projektets förväntade effektmål kan följas upp. Projektet bör genomlysas på så många sätt som möjligt där både resultatet och processen ska utvärderas. För att utveckla organisationens projektkunskap och för att underlätta för kommande projekt är det viktigt att kunna dra lärdom av genomförda projekt.

Kontakt

Emma Hessbo, strateg digitalisering Ronneby kommun

Telefon: 0457–618038

E-post: emma.hessbo@ronneby.se