Tillväxtverket
Kvinna sitter vid dator

Robot ger tid till möten med kvalitet

Ronnebys robot Ronney tar sedan 2020 hand om ansökningarna till Socialförvaltningen. Det gör att kommunen nu kan jobba mycket mer fokuserat med att få sökande in på arbetsmarknaden.

Faktaruta

Invånare

29 633 (2019)

Projektägare

Birgitta Ratcovich, förvaltningschef Socialförvaltningen

Projekttid

augusti 2019 – juni 2020

Total kostnad

800 000 kronor

Kontakt

Emma Hessbo

Telefon: 0457-61 80 38

E-post: emma.hessbo@ronneby.se

 

På 30 sekunder

  • Ronneby kommun använder en robot som tar hand om manuella och administrativa uppgifter.
  • Den digitala medarbetaren Ronney arbetar dygnet runt, är aldrig sjuk och har blivit en kändis i hela robot-Sverige.
  • Sedan februari 2020 arbetar Ronney på Socialförvaltningen med ekonomiskt bistånd, både nyansökningar och återansökningar, men utför även vissa tidskrävande kontroller åt handläggarna.
  • Nyttorna och den effektivisering som Ronney inneburit för verksamheten är många. Att ha en robot har lett till snabbare hantering av ansökningar, ökad tillgänglighet till medborgarna samt förbättrad arbetsmiljö för medarbetarna.

Om projektet

Varje månad ansöker runt 500 personer om ekonomiskt bistånd hos socialförvaltningen i Ronneby kommun. För en liten kommun innebär söktrycket en hög arbetsbelastning som kan leda till stress och sjukfrånvaro hos personalen.

I februari 2019 införde kommunen en e-tjänst för ansökan om ekonomiskt bistånd. Det var första steget för att nå målet att införa automatiserad handläggning med hjälp av en robot.

Roboten Ronney tar hand om ansökningarna

I augusti 2019 startade Ronneby ett utvecklingsprojekt och redan i februari 2020 fanns en robot för återansökningar av det ekonomiska biståndet. Kommunens första digitala medarbetare, Ronney, började nu avlasta verksamhetens handläggare, vilket snabbt gav ett positivt resultat. Sedan i juni 2020 hanterar Ronney alla digitala ansökningar.

– Det gör att medarbetare mer aktivt kan jobba med varje enskild individ så att den får egen försörjning. Vi har fått en effektivare handläggning, vi har ökat tillgängligheten för medborgarna samtidigt som vi har fått en mycket bättre arbetsmiljön, säger Malin Gustafsson, enhetschef på Socialförvaltning i Ronneby kommun.

Större fokus på personliga möten

Handläggningen består av en normberäkning och en utredning som mynnar ut i ett beslut. Processen ser nu ut så att Ronney gör både normberäkningen och ett förslag till utredning baserat på normberäkningens resultat. Därefter granskar ekonomihandläggaren underlaget och fattar beslut om att bevilja bistånd, som roboten också betalar ut.

Ronney jobbar även i en stödprocess som hjälper till att hålla koll på handläggarens alla ärenden och var i handläggningsprocessen ett ärende befinner sig. Varje månad utför Ronney även månatliga kontroller åt handläggarna där även informationsutskick ingår.

– Ronney frigör tid så att handläggarna kan ha ett ännu större fokus på personliga möten med de sökande. Rätt kompetens används till rätt arbetsuppgifter, säger Emma Hessbo, digitaliserings­strateg i Ronneby kommun.

Ronney frigör resurser för ett ännu större fokus på personliga möten med de sökande, vilket innebär att rätt kompetens används till rätt arbetsuppgifter, säger Emma Hessbo, digitaliseringsstrateg i Ronneby kommun.

Projektets resultat

  • Kortare handläggningstider - snabbare beslut
  • Frigjord tid för handläggarna till andra arbetsuppgifter
  • Ökat fokus på hjälp till egenförsörjning
  • Ökad tillgänglighet
  • Förbättrad arbetsmiljö
  • Ökad tillgänglighet
  • Publicitet och samverkan

Lärdomar

  • Det är viktigt att önskemålet till förändring kommer från verksamheten och att det är deras behov som styr. Frågan om en automatiserad handläggning kom från verksamheten på Socialförvaltningen och det har hela tiden varit handläggarnas enhetliga arbetssätt som styrt det tekniska införandet.
  • Arbeta i projektform så att rätt resurser används till rätt saker och säkerställ att verksamheten har en eller flera resurser som har tid avsatt för projektet. Projektet har drivits av en projektledare utifrån Ronneby kommuns projektmodell. Projektgruppen har bestått av medarbetare från Socialförvaltningen och i styrgruppen har chefer från verksamheten och från IT-enheten ingått.
  • Kommunicera löpande kring projektets status till verksamheten för ökad delaktighet. Kommunikation har regelbundet skett mellan projektet och verksamheten via handläggaren som ingått i projektgruppen. Detta har lett till ökad förankring och delaktighet.
  • Ett gemensamt arbetssätt och e-ansökan var två förutsättningar för att kunna påbörja utvecklingsprojektet.
  • Verksamhetens behov och önskade nyttor har hela tiden varit det som har styrt projektet. Tekniken har utvecklats utifrån hur verksamheten arbetar och inte tvärtom!
  • Effektivt och strukturerat införande i projektform enligt Ronneby kommuns projektmodell har varit en framgångsfaktor.
  • Modet från ledningen och medarbetarna har speglat hela införandet på ett mycket positivt sätt.
  • Vikten av förankring har lett till en stor delaktighet.