Tillväxtverket

Steg 4. Genomför

Genomförandet är en viktig del av arbetet. Nu ska de åtgärder ni räknar med behövs för att nå ett visst mål också bli verklighet. Detta skede handlar alltså inte om åtgärderna i sig själva utan om hur ni sätter igång dem – vilket kan vara knepigt.

Genomförandet innebär flera utmaningar som hanteras av guiden och de verktyg som anges nedan utifrån följande struktur:

  • Säkerställ att strategin är funktionsduglig.
  • Förstå de lokala förutsättningarna.
  • Granska intressenternas engagemang för syftet med genomförandet.
  • Följ upp de framsteg som gjorts i genomförandet.

Hur gör ni er plan genomförbar?

Handlingstabell

Handlingstabellen syftar till att definiera åtgärder och verksamhet för att nå ett visst mål. Den ger därmed en översikt över processen med åtgärdsplanering.

  • Specifikt mål.
  • Handling.
  • Avsett resultat.
  • Resurser/tillgångar.
  • Ledande organisation.
  • Viktiga partners.
  • Tidsplan.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.
  • Lokala intressenter.
  • Experter.
  • Kommunikationsansvariga.
  • Projektsamordnare.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget när ni planerar processen för de tänkta åtgärderna.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Handlingstabellen kan laddas upp på en digital whiteboard eller ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget på urbact.eu: Action Table Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Konkretion och förfinande av en åtgärd

Tabellen för konkretion och förfinande av en åtgärd hjälper till att utveckla konkreta åtgärder genom att planera dem i detalj samt planera åtgärder, tidplan, resurser och hinder. Konkretion och förfinande av åtgärder samt reflektion över detaljerna bidrar effektivt till att förvandla en vision till verklighet.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.
  • Lokala intressenter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget vid brainstorming och i samband med workshops.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Handlingstabellen kan laddas upp på en digital whiteboard eller på ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget på urbact.eu: Refining an action Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Fyra C

De fyra granskningsbladen underlättar bedömningen av samstämmighet, fullständighet, orosmoment och fortsättning för en handlingsplan. På så sätt kan ni se till att ingen viktig information utlämnas. Detta verktyg är nödvändigt för att spåra och mäta effekterna av olika initiativ.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå och intressenter som vill kontrollera och i nästa steg genomföra sina handlingsplaner.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget både vid planering och genomförande. Det kan användas vid workshops, möten för intern utvärdering samt för egen bedömning.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. De fyra granskningsbladen kan laddas upp på en digital whiteboard eller i ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget på urbact.eu: Four C's Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Checklista för samstämmighet

Checklistan för samstämmighet syftar till att bedöma en plans samstämmighet och hållbarhet samt att se till att den täcker nödvändiga delar.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå som har en åtgärd som är klar för genomförande och som är villiga att bedöma sådan åtgärd för att upptäcka eventuella brister.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget när en handlingsplan har utformats och är redo att genomföras.

Länk till verktyget på urbact.eu: Coherence Checklist Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Hur förbereder ni er för genomförande?

Förberedelser inför genomförande

Guiden om förberedelser inför genomförande syftar till att göra er redo för att genomföra handlingsplanen. Processen att effektuera ett beslut eller en plan – från det teoretiska ramverket till genomförande – är avgörande. Den kräver ordentlig förberedelse för att undvika dåligt resultat och skadat anseende.

Vem är guiden till för?
Samtliga aktörer som ansvarar för att genomföra handlingsplaner och som är villiga att förbereda sig inför detta.

Hur fungerar det?
När man gör sig redo för att genomföra en strategi eller en handlingsplan.

Guiden är uppdelad i två delar:

  • Den första fokuserar på utmaningen att göra sig redo för genomförande.
  • Den andra innehåller praktiska verktyg och metoder för att hantera denna utmaning lokalt.

Länk till guiden samt en mall för att utarbeta en implementeringsplan för er handlingsplan på urbact.eu: Preparing for Implementation Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

iPestle

iPestle är ett enkelt verktyg som hjälper er att förstå de lokala förhållandena, lokala intressenters förhållanden och vilka utmaningar ni kan komma att stå inför. Det kan klargöra i vilket sammanhang ni och era partners är verksamma. Det kommer också att hjälpa er att se vilka alternativ för lösningar och metoder som kan vara öppna för er – och vilka som inte är det.

Bokstäverna i iPestle står för sju områden, som är viktiga att ha med vid en bedömning i ett lokalt sammanhang:

Information, politik, ekonomi, socialt sammanhang, teknik, rättslig bedömning och miljö.

  • Tänk på vilka av dessa områden som orsakar utmaningar i er kommun och var tydlig med vilka effekter som olika delar inom respektive rubrik kan ha.
  • Tänk på vad som förenklar saker och ting – var finns det möjligheter som ni kan använda för att underlätta genomförandet?
  • Fundera över områden som man normalt inte tänker på – vilka nya insikter eller möjligheter föder detta?
  • Vad gäller de villkor som innebär hinder för genomförande: Vilka villkor går att ändra, och hur?

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå och intressenter som är villiga att förstå sitt lokala sammanhang för att förbereda sig för genomförande.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget när en handlingsplan väl har utarbetats, när ni förbereder ett genomförande.

Länk till verktyget på urbact.eu: iPestle Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Rutnätet för implementeringsmöjligheter

Rutnätet för implementeringsmöjligheter är ett verktyg som bedömer styrkor och svagheter i förhållande till genomförandet av en handlingsplan. Det hjälper er i era förberedelser och täpper till de kryphål som kan finnas mot ett framgångsrikt genomförande. Ni kan bedöma olika åtgärdsnivåer: din egen, projektgruppens, intressentens eller till och med kommunens.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal som förbereder sig för att genomföra en handlingsplan och som är villiga att upptäcka eventuellt en missad möjlighet i förhållande till genomförandet.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget när ni gör er redo för att genomföra en strategi eller en handlingsplan.

Länk till verktyget på urbact.eu: Implementation Capabilities Grid Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Hur upprätthåller ni ett deltagandeperspektiv när ni genomför er plan?

Deltagandeperspektiv vid genomförande

I guiden för deltagandeperspektiv vid genomförande beskrivs de steg och frågor som är förknippade med intressenternas deltagande. Guiden är inriktad på att dels upprätthålla intressenternas engagemang, dels organisera ett gemensamt beslutsfattande av politik och handlingsplaner under hela genomförandeprocessen, för att säkerställa ett framgångsrikt tillhandahållande av den integrerade handlingsplanen.

Vem är guiden till för?
Aktörer på kommunal nivå som ansvarar för att gemensamt tillhandahålla en handlingsplan och som är villiga att upprätthålla intressenternas engagemang, deltagande och medvetenhet.

Hur fungerar det?
Guiden är uppdelad i två delar:

  • Den första fokuserar på utmaningen att upprätthålla ett delaktighetsperspektiv under hela genomförandet.
  • Den andra presenterar praktiska verktyg och metoder för att hantera denna utmaning lokalt.

Länk till guiden och en deltagandechecklista på urbact.eu: Participatory approach in Implementation Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Intressenters ekosystemkarta

Intressenters ekosystemkarta är ett verktyg som syftar till att identifiera och kartlägga intressenter utifrån den sektor de tillhör och hur stor roll de spelar.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.
  • Lokala intressenter.
  • Experter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet. Det kan upprepas flera gånger under projektcykeln och anpassas till teamet om så behövs.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Handlingstabellen kan laddas upp på en digital whiteboard eller på ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget på urbact.eu: Stakeholders Ecosystem Map Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Intressenters behörighet – intressematris

Intressenternas behörighet – intressematris är ett verktyg som syftar till att identifiera, kartlägga och prioritera intressenter. Verktyget används för att få fram ett effektivt sätt att möta intressenter.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå som ansvarar för grupper av lokala intressenter.
  • Experter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet. Det kan sedan användas flera gånger under projektcykeln om så behövs. Det kan användas vid brainstorming och för kunskaps- och idéutbyte.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Matrisen kan laddas upp på en digital whiteboard eller på ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget på urbact.eu: Stakeholders Power/Interest Matrix Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Tabell för att analysera intressenter

Tabellen för att analysera intressenter syftar till att kartlägga intressenters intressen och motiv samt möjliga åtgärder för att bemöta dessa intressen och motiv. Den är effektiv att använda när ni har kartlagt intressenternas ekosystem samt deras behörighet och intresse för utmaningen.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå som ansvarar för grupper av lokala intressenter.
  • Experter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet. Det kan sedan användas flera gånger under projektcykeln om så behövs.

Det kan användas för brainstorming, workshops samt idé- och kunskapsutbyte efter en kartläggning av de intressenter som bedöms vara inblandade.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Tabellen kan laddas upp på en digital whiteboard eller på ett kalkylark i Google. Deltagarna kan sedan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget med exempel på urbact.eu: Stakeholders Analysis Table Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Hur övervakar ni genomförandet av er plan?

För att övervaka genomförandet av en plan behövs projektbesök, ingående diskussioner med projektsponsorer för att säkerställa att det inte finns några oförutsedda hinder (till exempel upphandling, tillstånd eller finansiering) samt förebyggande av frågor som uppstår i själva genomförandet.

Mätning av resultat vid genomförande

I guiden om mätning av resultat vid genomförande beskrivs de steg och frågor som är förknippade med effektiva övervakningssystem, i syfte att hjälpa utövare och se till att projektet bidrar till den tänka förändringen.

Att införa effektiva övervakningssystem är avgörande när man genomför integrerade handlingsplaner. Om systemen är effektiva är det möjligt att lära sig av sina erfarenheter och göra justeringar för att uppnå slutmål. Om systemen däremot är ineffektiva medför de ofta en väsentlig förlust av tid och pengar.

Vem är denna guide till för?

  • Aktörer på kommunal nivå som ansvarar för att genomföra handlingsplaner och som vill säkerställa insamling, bearbetning, analys och spridning av information inom intressentgruppen.

Hur fungerar det?
Guiden är uppdelad i två delar:

  • Den första fokuserar på hur ni ställer upp effektiva indikatorer.
  • Den andra handlar om hur ni etablerar effektiva övervakningssystem.

Länk till guiden och en mätningschecklista på urbact.eu: Measuring Performance in Implementation Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Övervaknings- och resultattabell

Tabellen för övervakning och resultat utgör ett stöd för att ni ska kunna reflektera över hur ett hållbart övervakningssystem kan utformas samt för att ni ska kunna följa upp genomförandet av en handlingsplan. Den bidrar till att definiera målen för övervakningen, den information som behövs, de intressenterna som bedöms vara berörda samt den typ av verksamhet som bedrivs. Den överväger också de potentiella riskerna vad gäller korrekt övervakning.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå och olika intressenter som är villiga att inrätta ett hållbart system för att övervaka genomförandet av handlingsplaner.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget vid utformning av åtgärder eller när handlingsplanen väl har utarbetats och ni överväger ett genomförande.

Länk till verktyget på urbact.eu: Monitoring & Performance Table Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Egen bedömning av en integrerad handlingsplan

Verktyget för egen bedömning av integrerade handlingsplaner är en tabell som tagits fram för intressentgrupper, där dessa kan kontrollera sina egna framsteg i förhållande till handlingsplanen.

Vem är verktyget till för?
Aktörer på kommunal nivå och intressenter som vill göra en egen bedömning av en integrerad handlingsplan för att kontrollera om det finns några kryphål som bör täppas till.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget när ett utkast till ramverk för handlingsplanen finns på plats. Det kan användas för löpande uppföljning och för intern utvärdering.

Hur användes verktyget digitalt?
Verktyget kan användas för att organisera en digital samarbetsövning. Egenbedömningstabellen kan laddas upp på ett kalkylark i Google så att en grupp intressenter själva kan bedöma sitt utkast till handlingsplan.

Länk till verktyget på urbact.eu: Self-Assessment tool for Integrated Action Plan Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Om verktygslådan

Verktygen i Urbacts verktygslåda är tänkta att fungera som bas i ett arbete där ni kan hantera olika situationer med ett samarbetsinriktat och gemensamt arbetssätt. Syfte: Att hjälpa er att utveckla, genomföra eller överföra en inkluderande och integrerad stadspolitik samt övriga initiativ.

Verktygen i sin helhet finns på urbact.eu Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.