Tillväxtverket

Steg 1. Analysera utmaningen

Det första steget i att ta itu med en utmaning är att ställa rätt diagnos. Det gör ni genom att undersöka den lokala kontexten.

Verktygen nedan hjälper er att:

  • Identifiera utmaningen.
  • Förstå utmaningen och göra en lämplig analys av situationen.
  • Skapa en gemensam bild av hur utmaningen bör hanteras.

Hur identifierar och avgränsar ni er utmaning?

4W

4W är en metod för att identifiera och avgränsa ett problem för att sedan tolka, förstå och lösa det. Ofta tenderar man att försöka lösa ett problem utan att först ha utvärderat själva grundorsaken till problemet. 4W-metoden hjälper er att först undersöka och definiera problemet, så att ni vet vad ni ska lösa.

Metoden består av ett antal frågor som delats in i fyra kategorier:

  • Vem: Vem har problemet och skulle dra nytta av dess framtida lösning? Är det möjligt att begränsa gruppen till en specifik del av befolkningen? Vad vet ni om dem? Har ni bekräftat att problemet är verkligt? Kan ni styrka det?
  • Vad: Är ni säkra på att det är ett problem? Vilket slags problem handlar det om? Kan ni förklara det i korthet? Hur vet ni att det är ett problem? Vad bevisar att det är ett problem? Har dessa bevis formulerats tydligt eller är de otydliga?
  • Var: I vilket sammanhang eller vilken situation upplever människor problemet? Har ni observerat problemet i dess sammanhang? Kan ni beskriva det sammanhanget?
  • Varför: Varför anser ni att det är ett problem som bör lösas? Är det ett akut problem för dem som upplever det? I så fall: Hur akut?

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget inledningsvis i ett projekt för att öka förståelsen för problemet. Det kan behöva upprepas flera gånger under projektets gång. Verktyget bör också användas om aktörer och/eller intressenter inte är överens om problembilden.

Länk till verktyget på urbact.eu: 4Ws Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

5 Whys

5 Whys är en frågeformulerad metod för att avgränsa och lösa problem genom att se vilka orsakssamband som ligger bakom ett visst problem. Metoden utvecklades på 1930-talet av Sakichi Toyoda, grundaren av Toyota Industries.

Metoden är enkel och den hjälper er att identifiera grundorsaken till ett problem genom att hela tiden upprepa frågan ”Varför?” Varje svar är sedan utgångspunkten för nästa fråga. Även om namnet på tekniken är ”5 Whys”, kan ni upprepa frågan så många gånger ni behöver, för att på så sätt komma fram till problemets grundorsak.

Ibland finns det flera orsaker till samma problem. I sådana lägen upprepar ni bara frågorna genom att frågor ställs i en annan ordningsföljd varje gång.

Ni vet att ni är klara när alla som deltar är överens om problemets grundorsak.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.
  • Lokala intressenter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget inledningsvis i ett projekt för att öka förståelsen för problemet. Det kan behöva upprepas flera gånger under projektets gång.

Verktyget bör användas efter att ni använt 4W-verktyget.

Länk till verktyget på urbact.eu: 5 Whys Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Hur skapar ni en klar uppfattning om er utmaning?

Tabell för analys och förbättring

Tabellen för analys och förbättring syftar till att identifiera, samla in och analysera relevant information, för att på så sätt få en god överblick över frågan. Detta verktyg kan användas tillsammans med lokala intressenter som utgångspunkt och ramverk för brainstorming och kunskapsutbyte.

Tabellen säkerställer att situationen uppfattas på samma sätt av samtliga parter, att mål och lösningar är relevanta och att de framsteg som gjorts följs upp i ett senare skede.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.
  • Lokala intressenter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget inledningsvis i ett projekt, när problemet är tydligt definierat och avgränsat. Det kan behöva upprepas flera gånger under projektets gång.

Verktyget kan också användas för brainstorming och för kunskapsutbyte om idéer.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Tabellen kan laddas upp på en digital whiteboard eller ett kalkylark i Google, där deltagarna kan fylla i tabellen med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget på urbact.eu: Evidence analysis & improvement table Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Problemträd

Problemträdet är en grafisk illustration av ett befintligt problem samt dess orsaker och effekter. Verktyget syftar till att skapa en tydlig och gemensam bild av problemet.

Vem är detta verktyg till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.
  • Lokala intressenter.

När bör detta verktyg användas?
Använd verktyget inledningsvis i ett projekt för att öka förståelsen för problemet. Det kan behöva upprepas flera gånger under projektets gång.

Verktyget kan också användas för brainstorming och för kunskaps- och idéutbyte.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Problemträdet kan laddas upp på en digital whiteboard eller i ett kalkylark i Google, där deltagarna kan fylla i problemträdet med hjälp av digitala klisterlappar.

Länk till verktyget på urbact.eu: Problem tree Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Hur skapar ni en gemensam vision om förändring?

Morgondagens tidning

Morgondagens tidning är ett verktyg som ger er möjlighet att spana in i framtiden och skapa en gemensam vision om ett visst ämne.

Olika intressenter för med sig olika perspektiv när de börjar arbeta tillsammans. Detta är värdefullt i ett samarbete, men det finns en risk att deltagarna har olika mål som ibland dessutom kan vara svåra att kombinera. Att skapa en gemensam vision blir då en väsentlig del av ett projekt, och verktyget Morgondagens tidning kan vara till stor hjälp för att nå detta mål på ett kreativt sätt.

Be intressenterna i projektet att föreställa sig hur en valfri tidning, tidskrift eller blogg skulle berätta om ett visst ämne – till exempel projektet/lösningen ni arbetar med – om två eller fem år. Låt dem formulera en rubrik och underrubriker, hitta en lämplig illustration och om det finns tid till det: Låt dem börja skriva på en artikel.

Övningen kan delas upp i flera steg:

  • Steg 1: Låt deltagarna svara på ett antal frågor som formulerats i förväg. Låt dem svara enskilt och använd gärna digitala klisterlappar. Det här steget hjälper deltagarna att avgränsa ämnet och hitta vinkling på artikeln.
  • Steg 2: För ett gemensamt samtal, där deltagarna läser upp sina svar och reagerar på andra deltagares svar. Samtalet hjälper till att identifiera några tänkbara rubriker.
  • Steg 3: Försök att hitta en gemensam och effektiv rubrik – något som är en nyhet och som handlar om ämnet. Förklara det sedan med några rader nedanför och även ta med några citat från föregående steg. Försök också att om möjligt hitta en lämplig illustration.

Vem är verktyget till för?

  • Aktörer på kommunal nivå.
  • Lokala intressenter.

När bör verktyget användas?
Använd verktyget i början av projektet för att skapa en gemensam vision inom projektteamet.

Det kan också användas vid brainstorming, workshops och idémöten.

Hur används verktyget digitalt?
Verktyget kan användas digitalt för samarbetsövningar online. Ni kan skapa en tom tidningsmall på en digital whiteboard. Ni kan också skriva frågor som rör ämnet direkt på whiteboardytan, och så kan deltagarna svara på dem med hjälp av digitala klisterlappar.

Anordna gärna ett gemensamt samtal. Låt deltagarna att rösta på sina två eller tre favoritidéer. Fyll sedan i den tomma mallen efter deltagarnas förslag.

Länk till verktyget på urbact.eu: Newspaper of Tomorrow Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Om verktygslådan

Verktygen i Urbacts verktygslåda är tänkta att fungera som bas i ett arbete där ni kan hantera olika situationer med ett samarbetsinriktat och gemensamt arbetssätt. Syfte: Att hjälpa er att utveckla, genomföra eller överföra en inkluderande och integrerad stadspolitik samt övriga initiativ.

Verktygen i sin helhet finns på urbact.eu Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.