Tillväxtverket

Samråd med berörda aktörer

Samråd är en central del i regelgivningsprocessen och det kan bidra till att skapa mer ändamålsenliga regler.

I det här avsnittet får du information som kan vara till hjälp inför ditt samråd med berörda aktörer. På en övergripande nivå kan samrådsprocessen bestå av följande steg:

  1.  Planering.
  2. Genomförande.
  3. Bearbetning av inkomna synpunkter.
  4. Dokumentation.
  5. Återkoppling.

Samråd bör ske i flera stadier av regelgivningsprocessen och har olika syften beroende på när det görs:

  • Precis i början av en utredning för att identifiera problemet och dess omfattning, för att identifiera lösningar och för att få in synpunkter på ett förslag.
  • I utvärderingsfasen för att komma fram till måluppfyllnad och reglernas effektivitet.

Samråd kan dessutom ge värdefull information till konsekvensutredningsarbetet för att identifiera och utreda konsekvenser av ett förslag. Intressenter kan bidra med detaljkunskap om hur utformningen av ett förslag kan påverka på olika sätt samt data och statistik om de som berörs.


Det här bör du göra

Nedan följer ett förslag till arbetssätt för att utföra samråd, som kan utformas på olika sätt. Det kan vara svårt att bedöma när i ett utredningsarbete det är mest lämpligt att ha samråd. Vid tidiga samråd finns det till exempel ofta större utrymme att beakta synpunkterna i den fortsatta utredningen, men för att få konkreta synpunkter kan det också finnas ett behov av att det finns tillräckligt med underlag tillgängligt.

  • Planera för samråd vid starten av en utredning.
  • Kartlägg intressenter och bedöm i vilken grad en grupp av intressenter kan komma att påverkas.
  • Bestäm form för samrådet och vilka aktiviteter som ska utföras.
  • Genomför samråd vid tidpunkter när det finns tid att omhänderta och justera utredningen enligt eventuella synpunkter.
  • Sammanställ och analysera resultatet och gör de justeringar som bedöms relevanta.
  • Dokumentera hur processen har gått till, vilka som deltagit samt vilka synpunkter som har inkommit och hur de har omhändertagits. Återkoppla till de intressenter som har deltagit.
  • Om något samråd inte har genomförts bör du förklara varför det inte har gjorts.

Så här kan du resonera

Planera

Det är regelgivaren som ansvarar för att samråd äger rum. Ett bra samråd skapar bättre förutsättningar för ökad samsyn kring de frågor som utreds och ger en ökad förståelse om andras behov och farhågor. En del i utredningsarbetet bör vara att tidigt planera hur, när och med vilka samråd ska ske. Det är också bra att tänka på vilka resurser som finns tillgängliga för att bestämma vid vilka tidpunkter samråd bör ske och hur mycket tid intressenterna behöver för att ges möjlighet att medverka i samrådet. Andra aspekter att beakta kan vara utredningens omfattning och kända tidsramar samt syftet med samrådet. Vid planeringen kan du också fundera på vilket underlag som ska finnas tillgängligt vid samrådet samt när och hur planerna om samråd ska kommuniceras till berörda.

Kartlägg intressenter

Intressenter, alltså de som berörs av ett regelförslag, kan utgöras av allt ifrån individer, företag, organisationer inom det civila samhället, kommuner, landsting och myndigheter med flera. Att veta vem som ska konsulteras under samrådet är en nyckelfråga för ett effektivt och givande samråd. Börja med att identifiera vilka intressenterna är. Sortera dem sedan i grupper enligt deras intresse av frågan och i vilken grad intressenterna påverkas.

Intressenter kan till exempel vara individer, företag, fackföreningar, branschorganisationer, civilsamhället, forskning och akademi, regionala myndigheter, nationella myndigheter och internationella organisationer.

Utred i vilken grad intressenterna påverkas

För att bedöma i vilken grad en grupp av intressenter påverkas av ett förslag kan följande frågor vara till hjälp.

Direkt påverkade grupper

  • Vilka grupper kommer förslaget att påverka löpande (till exempel dagligen/månatligen/årligen)?
  • Vilka grupper kommer inte att kunna vidta åtgärder för att undvika att påverkas av förslaget?
  • Vilka grupper kommer att behöva ändra sina beteenden till följd av förslaget?

Indirekt påverkade grupper

  • Vilka grupper kommer att påverkas dagligen/veckovis/månatligen på grund av att andra påverkas direkt av förslaget?
  • Vilka grupper kommer att gynnas eller missgynnas på grund av förändringar som sker till följd av förslaget?

Grupper som behöver hjälpa till

  • Vilka grupper kommer att ha förmågan att störa genomförandet av förslaget om de inte samarbetar?
  • Vem kan tänkas ha kunskap om konsekvenserna för andra intressenter?

Grupper som kan veta något om frågan

  • Vem har studerat ämnet och publicerat åsikter i frågan?
  • Vem har detaljerad kunskap i ämnet som de som ska införliva förslaget också bör ha?
  • Finns det individer eller grupper som uppfattas som kunniga inom området?

Grupper som har eller kommer att visa intresse för frågan

  • Finns det organisationer eller individer som är intresserade av frågan?
  • Har någon publicerat och spridit sina åsikter i frågan?

Inför genomförandet

För att det ska vara meningsfullt för intressenter att lägga ned tid och resurser för att delta i ett samråd, är det viktigt att det finns en reell möjlighet för att deras synpunkter får gehör. Att endast inhämta deras synpunkter i ett sent skede när möjligheter till förändring är minimal, kan resultera i att intressenter inte vill medverka i liknande processer. Fundera på varför just dessa intressenter ombeds att lämna synpunkter.

Samråd kan ge berörda aktörer insyn och tidig kunskap om förslaget och möjlighet att påverka dess inriktning. Det kan också ge regelgivare kunskap om kända eller okända omständigheter som kan medföra en påverkan. Det kan också visa på vad som behöver utredas närmare. Därmed kan utredningen, genom samråd, förbättras och ett förtroende kan byggas mellan regelgivare och intressenter.

Genom att vara tydlig med syftet och genom tydliga frågeställningar ökar du möjligheten för intressenterna att ge konkreta synpunkter. Ta fram underlag som intressenterna kan utgå ifrån. Säkerställ att det finns tillräckligt med tid för samtliga att diskutera effekter och lösningar. Kommunicera hur processen kommer att se ut och vilka tidsramar som gäller.

Bestäm form för att utföra samråd

Hur samrådet ska utformas kan bero på syftet med utredningen som föregår det förordade förslaget, de berördas deltagande, tillgängliga resurser för att utföra samrådet samt eventuella begränsningar i tid. Tänk på att omfattningen av berörda aktörers deltagande behöver korrelera med de förväntade effekterna förslaget kan få för dem.

Välj form för samrådet så att de olika intressenterna har möjlighet att förmedla sina synpunkter. Olika intressenter kan ha olika förutsättningar. Det är därför bra att det eventuella underlag som kommer tillhandahållas är skrivet på ett klart och begripligt språk. Ibland kan det vara till hjälp att ange specifika frågor som aktörerna ska ta ställning till i samband med samrådet. Frågorna kan också skilja sig åt beroende på vilka intressenter som tillfrågas.

Flera olika former av samråd kan användas under en process, till exempel beroende på stadie i utredningen eller beroende på vad som är lämpligt för olika intressentgrupper. Tänk på att många olika intressenter och till antalet många individer kan påverka möjligheten för alla att komma till tals. Säkerställ därför att det finns tid för att diskutera effekter och lösningar så att samrådet faktiskt kan bidra till ett bättre underlag. När form för att utföra samrådet är bestämt, bör du kommunicera valda aktiviteter till intressenterna.

Kort om olika former av samråd

Öppet eller riktat
Ett öppet samråd ger obegränsad tillgång till alla som vill delta. Ett vanligt tillvägagångssätt kan vara en webbaserad enkätundersökning. Ett öppet samråd säkerställer nödvändigtvis inte ett brett deltagande. I ett riktat samråd adresseras specifika och väldefinierade intressentgrupper som inbjuds att delta. Ett riktat samråd kan bakas in i ett webbaserat öppet samråd som innehåller särskilda delar där specifika intressentgrupper tillfrågas.

Internt eller externt
I ett internt samråd inhämtas synpunkter från de med exempelvis nära organisatorisk kontakt till utredningen. För en myndighet kan det vara att olika avdelningar konsulteras eller tjänstemän med andra funktioner. I ett externt samråd kan slutanvändaren, det vill säga den som kommer att påverkas av utredningsresultatet konsulteras. Det kan också vara akademiker, civilsamhället och branschorganisationer.

Informellt eller formellt
I ett tidigt skede av en utredning kan ett informellt samråd vara mer naturligt där olika frågeställningar diskuteras mer förutsättningslöst. Det kan ske i ett inledande skede för att säkerställa att det identifierade problemet faktiskt utgör ett problem och för att få en mer nyanserad bild. För ett formellt samråd finns det ofta underlag att ta del av. Detta kan leda till mer konkreta synpunkter från intressenterna.

Sakråd
Sakråd är en metod som kan användas för att i en avgränsad sakfråga ta del av kunskap och perspektiv från det civila samhället. På regeringens webbplats beskrivs att metoden utgår från principer för det civila samhället; självständighet och oberoende, dialog, kvalitet, långsiktighet, öppenhet och insyn samt mångfald. Mer information om sakråd finns på regeringens webbplats.

Genomförande

Genomför de aktiviteter som du bedömer kan medföra mest nytta för relevanta intressenter. Säkerställ att samtliga intressenter får utrymme att lämna sina synpunkter. Var öppen för att utredningen kan komma att ta en ny vändning när du får tillgång till andra synvinklar och att en tidigare förordad lösning kan behöva omarbetas. Du bör också informera intressenterna om den efterföljande processen och på vilket sätt deltagarna kommer att få återkoppling. När du genomför konsultationen bör du tydliggöra vad som är inkluderat i konsultationen och inte. Detta om det exempelvis finns begränsningar för utredningen till följd av utredningsuppdraget vilket kan påverka framtagandet av olika lösningar.

Efter utfört samråd

Efter samrådet ska alla synpunkter bearbetas. Återkoppling och dokumentation bör också ske. Det kan ske genom följande steg:
- sammanställ och analysera resultat,
- revidera, omarbeta och se över utredningen till följd av synpunkter,
- redogör för inkomna synpunkter och hur de har tagits omhand.

Sammanställ och analysera resultatet
Sammanställ de olika synpunkterna och se över om intressenterna har olika infallsvinklar. Finns det kanske synpunkter som motsäger varandra? Eller finns det ny information som medför att förslaget kan komma att få ett annat utfall än vad som tidigare har förväntats? Du bör väga olika synpunkter mot varandra och inte per automatik endast beakta de starkaste synpunkterna/argumenten. Exempelvis behöver det som har anförts av företrädare/representanter för stora företag inte nödvändigtvis vara bra också för små företag.


Översyn av utredningen
När synpunkterna har analyserats bör du se över vilket behov det finns av att omarbeta/revidera utredningen för att få fram ett så nyanserat beslutsunderlag som möjligt. Det är med hjälp av synpunkterna från berörda aktörer som regler kan utformas på ett så effektivt sätt som möjligt och för att säkerställa att reglerna uppnår sitt syfte. Var öppen för att utredningen kan ta en ny riktning och att det som tidigare har bedömts som ett förordat alternativ i praktiken kan medföra andra konsekvenser än vad som tidigare antagits. Synpunkterna kan också innehålla ytterligare information om effekterna av förslaget. Fundera därför om det går att förtydliga utredningen eller om det finns detaljinformation såsom data och statistik om berörda aktörer som kan höja konsekvensutredningens kvalitet.


Redogör för inkomna synpunkter och hur de har tagits omhand
Genom att beskriva samrådet i konsekvensutredningen bidrar du till ökad tydlighet och transparens. Ange därför gärna vilka som har deltagit i samrådet, vid vilka tidpunkter i utredningsprocessen och i vilken form det har skett. Sammanfatta de synpunkter som framkommit och hur de har omhändertagits. Fundera på hur synpunkterna har påverkat det fortsatta arbetet med utredningen, på vilka grunder ändringar har skett och varför vissa förslag inte har genomförts. Om det rör sig om inkomna synpunkter efter ett remissförfarande kan ett sammandrag presenteras för den fortsatta regelgivningsprocessen. Vissa uppgifter kan dock vara olämpliga att dela vidare, till exempel om det rör sig om intressenter som vill vara anonyma, personliga angelägenheter, affärshemligheter eller liknande.

Återkoppla till de intressenter som har deltagit i samrådet genom att bekräfta viktiga bidrag och återkoppla/förklara hur behov, synpunkter och förslag omhändertagits. Återkoppling bör inkludera både att synpunkter har tagits i beaktande och varför synpunkter inte har beaktats. I vissa fall kan dokumentationen i konsekvensutredningen vara tillräcklig. Återkoppling är viktigt för att intressenterna även fortsättningsvis ska vilja engagera sig.

Generella tips

  • Använd existerande listor på intressenter som har använts i tidigare samråd, eller listor på medverkande i olika nätverk, expertgrupper, etc.
  • Avsätt tillräckligt med tid för samrådet och ange tydliga deadlines. Tänk på att organisationer kan behöva kontakta sina medlemmar för att få in deras synpunkter som sedan ska sammanställas, varför det kan vara bra om intressenter får information om vad som är på gång.
  • Säkerställ att informationen och underlaget som intressenterna får ta del av är aktuellt. Tydliggör också vad som är inkluderat i samrådet och inte. Exempelvis om det finns begränsningar för utredningen vid framtagandet av olika lösningar.
  • Tillhandahåll information och underlag på ett enkelt språk så att även den som inte är expert inom området förstår.
  • Tillhandahåll information så att det är enkelt att hitta och att det tydligt går att se när eventuella samråd kommer att ske.
  • Undvik samrådströtthet genom att inte återkommande efterfråga samma intressenter om samma uppgifter. Initialt kan du därför studera tidigare förslag, konsekvensutredningar och tidigare inkomna synpunkter.
  • Även om ett tidigt samråd har ägt rum ska det finnas ett avslutande samråd, när förslaget och konsekvensutredningen är sammanställda och det finns möjlighet att se helheten. Detta sker ofta via remissförfarandet.

Kom ihåg att en kontinuerlig och väl fungerande dialog med berörda aktörer på sikt kan bidra till regelförenkling och kostnadsbesparingar för staten, individer, miljön, företag med flera. Erbjud därför hellre ett samråd för mycket än ett för lite, och ge intressenterna bästa möjliga förutsättningar att lämna synpunkter så att förslaget kan utformas på ett sätt som i största möjliga utsträckning medför samhällsnytta.

 

Mer information

I EU kommissionens toolbox finns tips och råd för bättre lagstiftning. Där kan du bland annat läsa mer om Stakeholder Engagement.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Mer information om Sakråd hittar du på Regeringens webbplats.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster



Behandling av personuppgifter
Om du fyller i din e-postadress sparas den hos Tillväxtverket, och det är vi som ansvarar för denna uppgift. Vi sparar e-postadressen endast för att kunna svara dig om du har en fråga. Läs mer om hur vi behandlar personuppgifter på tillvaxtverket.se/personuppgifter.