Tillväxtverket

Behovsanalyser

God kunskap om företagens upplevelser och behov när det gäller regler och myndighetskontakter hjälper oss och andra berörda aktörer att rikta in förenklingsarbetet på det som är betungande och som kan bidra till smidigare processer, minskade kostnader och enklare uppgiftslämnande.

Under 2016 och 2017 genomförde Tillväxtverket behovsanalyser bland annat inom områdena café- och restaurang respektive besöksnäring, med en särskild fördjupning om evenemang, samt ombud. Syftet var främst att undersöka hur företagens uppgiftslämnande kan minskas och förenklas, men andra delar fångades också upp. Branscherna valdes bland annat ut för att de omfattas av många regler och krav på uppgiftslämnande inom flera olika områden samtidigt som de bedöms ha tillväxtpotential och möjlighet att skapa arbetstillfällen. Många företag använder sig av ombud i kontakter med myndigheter och vi såg ett behov av ökad kunskap och förståelse för vad ombuden hjälper företagen med och hur ombuden och företagen samverkar kring uppgiftslämnandet.

Genomförandet har oftast bestått av två delar. Dels en kartläggning av de uppgiftskrav företagen möter, dels kvalitativa intervjuer och andra former av samtal enskilt eller i grupp med ett urval företagare, ombud och olika relevanta aktörer. Behovsanalysen avseende ombud genomfördes till stora delar även med hjälp av en enkät till ombud.

Hur ser kraven på företagen ut?

När det gäller café- och restaurangbranschen identifierades sammantaget drygt 300 uppgiftskrav från 27 olika myndigheter, kommun och länsstyrelse. Kraven består av allt från löpande moms- och arbetsgivardeklaration till ansökningar om olika tillstånd och efterföljande tillsyn. Kravbilden varierar beroende på vilken sorts verksamhet som bedrivs och vilka händelser företagaren ställs inför. Det finns även skillnader beroende på vilken kommun företagaren är verksam i. En majoritet av uppgiftskraven, cirka 75 procent, är generiska och gäller för företag inom fler branscher.

Sammanlagt identifierades 371 olika uppgiftskrav från 25 olika offentliga aktörer som en företagare inom besöksnäringen kan komma i kontakt med. 57 procent av uppgiftskraven är generiska och 43 procent är branschspecifika för besöksnäringen. Även här kan kravbilden för olika företag variera beroende på till exempel bransch, verksamhet och storlek. Vilka uppgiftskrav den som ska arrangera ett evenemang har att förhålla sig till beror bland annat på vilken typ av evenemang det gäller och var det ska äga rum någonstans, och det gjorde det svårt att ta fram en kravbild som kan betraktas som helt komplett. Sammanlagt identifierades 62 olika krav med bäring på evenemangsområdet från tio olika offentliga aktörer, varav kommunen står för 50 procent av kraven. Det kan ändå ge en viss överblick och förståelse för den ungefärliga flora av uppgiftskrav som en arrangör har att förhålla sig till.

Beträffande ombud resulterade intervjuerna och enkätundersökningen främst i en ökad förståelse av framförallt ombudens roll för uppgiftslämnande till olika myndigheter och vilka ärenden som ombuden hanterar åt företagarna. Det framkom att ombuden dels sköter stora delar av uppgiftslämnandet, främst i form av att upprätta och skicka in handlingar, dels fungerar som rådgivare i mer allmänna termer. Vanligast är att ombuden får underlag från företagare via personlig överlämning eller e-post. Ombuden efterfrågar i stor utsträckning personliga kontakter med sina kunder då det blir ett tillfälle för rådgivning samt utbyte av kunskap och information. Skatteverket och Bolagsverket är två aktörer som det är vanligt förekommande att ombuden har kontakt med.

Hur ser företagens upplevelser och behov ut?

Här sammanfattas något av det som lyftes fram:

  • Det är viktigt att ha bra kontaktytor och dialog med myndigheter samt att dessa har god förståelse för företagens villkor och situation.
  • Det finns behov av att få en helhetsbild och en väg in, t ex genom en gemensam portal eller liknande. Det upplevs krångligt att ha kontakt med flera instanser inom ett och samma ärende.
  • Myndigheternas rådgivande roll är viktig.
  • Företagen vill ha e-tjänster och digitala lösningar - men i kombination med möjlighet till dialog och rådgivning.
  • I samband med ärendehandläggning och uppgiftsinlämning vill företagen ha återkoppling och transparens.
  • Företagen efterfrågar mer återanvändning av redan inlämnade uppgifter och information.
  • Systemstöd i företagen som kopplar an till uppgiftskrav från myndigheterna har positiv effekt.
  • Det finns önskemål om större enhetlighet mellan kommuner vad gäller krav och tillämpning.
  • Avgifterna vid tillsyn och kontroll bör utgå från vilken tillsyn man faktiskt fått.
  • Det upplevs som att regler inte är anpassade efter de förutsättningar som gäller i branscher som innehåller många verksamheter, som t ex besöksnäringen.
  • Ibland är det specifika regler och/eller deras tillämpning som upplevs problematiska och i behov av förändring, och där nämns bl a skyltlov vid statlig väg, hotelltillstånd, personalliggare, kassaregister, offentlig förevisning av djur, uteserveringstillstånd, restaurangrapporten mm.
  • Beträffande ombud lyfts, utöver de specifika behov som gäller enskilda aktörer, behov kopplat till möjlighet för juridiska personer att vara ombud istället för konsulten som individ samt lösningar av hur företagare och ombud legitimerar sig digitalt. Det uttrycks också behov kopplat till en väg in som kan nås av både ombudet och företagaren så att båda kan utbyta information samt en myndighetsgemensam fullmakt/behörighet.

Hur använder vi oss av kunskapen?

Mycket av det som framkommer i behovsanalyserna utgör kunskap som kan användas direkt medan annat ska ses som underlag för fortsatt diskussion och fördjupning inom ramen för förenklingsarbetet. Resultat för café- och restaurang, besöksnäring och evenemang är värdefull kunskap i det pågående arbetet med programmet Serverat, som fokuserar på att utveckla digitala lösningar som kan göra det enklare för företag i restaurangbranschen och inom besöksnäringen. Serverat drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Bolagsverket och Tillväxtverket tillsammans med pilotkommuner. Läs mer om Serverat på SKL:s webbplats länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Vi har också delat med oss av resultaten till andra berörda aktörer, bland annat genom besök där resultaten presenterats och diskuterats. Kunskap om ombudens roll för att förenkla och minska företagens uppgiftslämnande vill vi bland annat ta hand om inom arbetet med vidareutvecklingen av webbplatsen verksamt.selänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster .


”Bygglovsprocessen är helt sanslös! När vi skulle börja bygga här – man får alltid någonting tillbaka, att vi får kompletteringar så tar det ännu längre tid. Det blir aldrig klart. Man får ingen återkoppling om vart ärendet ligger, jättefrustrerande. Det vore bra om man kunde följa sitt ärende, så slipper de dessutom alla samtal. Nu blir det att man ringer en person man känner och kollar, men i sådana processer önskar man att man inte behövde det. Och allt kan inte göras vis e-tjänst heller.”

 

Företagare inom besöksnäringen



Behandling av personuppgifter
Om du fyller i din e-postadress sparas den hos Tillväxtverket, och det är vi som ansvarar för denna uppgift. Vi sparar e-postadressen endast för att kunna svara dig om du har en fråga. Läs mer om hur vi behandlar personuppgifter på tillvaxtverket.se/personuppgifter.