Tillväxtverket

Effektivitet, bemötande och service

Snabba och smidiga processer, hjälp att göra rätt, ett gott bemötande, ett enkelt språk samt hög tillgänglighet är några av de faktorer som underlättar för företag i kontakten med myndigheter.

Här kan du ta del av inspiration, tips och exempel när det gäller hur myndigheter kan arbeta med detta.

Snabba och smidiga processer

Om företagen möts av snabba och effektiva processer hos myndigheter kan deras konkurrenskraft och tillväxt stärkas. En effektiv handläggningsprocess ur företagens perspektiv innefattar saker som:

  • Tydlig och tillgänglig information om hur och var man ansöker.
  • Möjligheten att kunna följa sitt ärende.
  • Information om hur lång handläggningstiden väntas bli.
  • Information om till vem man kan vända sig för information om ärenden.
  • Tydlig motivering till beslut.
  • En rimlig handläggningstid.

En effektivisering av handläggningsprocessen kan många gånger också innebära en effektivisering hos myndigheten och därmed ge mer resurser över för till exempel de ärenden som kräver mer eller till rådgivning.

Hur kan man jobba med att effektivisera handläggningen?

Ekonomistyrningsverket erbjuder ett utbildningsprogram för myndigheter som vill effektivisera sin ärendehandläggning genom att identifiera och minska onödig efterfrågan. På Ekonomistyrningsverkets webbplats finns mer information om utbildningsprogrammet och om anmälan.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Skatteverket i Nyköping har effektiviserat sitt arbete med pensionsdispensansökningar genom att utveckla sina arbetsprocesser med medborgaren i fokus. Det har resulterat i att myndigheten gått från stora balanser med långa handläggningstider och dålig arbetsmiljö, till snabb handläggning med ökad kvalitet, låga balanser och bättre service. På Ekonomistyrningsverkets webbplats kan du läsa mer om Skatteverket i Nyköpings effektiviseringsarbete.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Hjälp att göra rätt

Ofta är det inte regelns utformning i sig som är problemet för företagen utan svårigheten för företagen ligger i att förstå hur de ska uppfylla reglerna, till exempel i samband med tillsyn och kontroll.

Hur kan man jobba med rådgivning?

Det ska vara lätt att göra rätt och många företagare känner ett behov av att få information om hur regler ska följas. Samtidigt har till exempel livsmedelskontrollanter upplevt att deras möjligheter att ge råd till företag har varit begränsad. Därför har vi tillsammans med Livsmedelsverket och i samråd med branschen, Sveriges Kommuner och Landsting och kommunala livsmedelskontrollanter tagit fram två skrifter om rådgivning inom livsmedelskontrollen. Med hjälp av dessa hoppas vi att du som livsmedelskontrollant känner dig trygg med att ge råd till företagen och du som företagare får kunskap om vilken rådgivning du har rätt till.

Publikationen "Rådgivning inom livsmedelskontrollen - Myndigheter"

Publikationen "Rådgivning inom livsmedelskontrollen - Företagare"

Några röster om publikationerna...

- Bra att det blir tydligt med att man faktiskt får och ska ge råd och information. Jag har ofta hört att man inte får säga någonting, vilket jag har tyckt låtit märkligt.

                                                                                                           Livsmedelsinspektör 

- (...) Bra formuleringar till myndigheten att deras uppgift att förutom att vara myndighet även ska hjälpa företagen 'att göra rätt'. Det är vad företagarna också efterfrågar. (...)

                                                                                                                Näringslivskontor 

- Jag tycker att skrifterna är ett bra sätt att skapa samma förväntningar hos både oss och företagen. De ger en tydlig riktning där ledorden är kundfokus och flexibilitet. Inspektörens information ska ge företagen handlingskraft och frihet att utveckla sin verksamhet, så att den blir hållbar på lång sikt.

                                                                          Avdelningschef inom livsmedelskontrollen

- Skrifterna som tagits fram i sambråd med branschen lyfter på ett mycket positivt sätt fram vikten av att myndighterena också ger råd till företagen. Det är viktigt i arbetet för säkra livsmedel. Samtidigt uppmuntras företagen att föra dialog med myndigheterna. Skrifterna är viktiga redskap för att sprida dessa budskap bland såväl företag som myndigheter på det sätt som nu sker.

                                                                                                            Branschorganisation

Gott bemötande

Tillväxtverket har under senare år jobbat med att skapa medvetande kring och att inspirera statliga myndigheter och kommuner att jobba med bemötandefrågor, något som är viktigt för företagen.

Hur kan man jobba för att kunna ge ett bättre bemötande?

Att ge ett gott bemötande över tid kräver långsiktighet och ett kontinuerligt arbete med frågan. En insats som Tillväxtverket gjort inom området förbättrat bemötande är framtagandet av den uppskattade publikationen ”Inte bara vara trevlig – En inspirationsskrift om hur kommuner kan arbeta med bemötande av företag” (Info 0549), som finns att ladda ner i Tillväxtverkets webbshop som du hittar här. Skriften vänder sig till kommuner men kan vara till hjälp även för statliga myndigheter som vill jobba med frågan.

Idag är de flesta företag och medborgare som har kontakter med Skatteverket nöjda med det bemötande de får. Det är resultatet av ett medvetet förändringsarbete som pågått under lång tid inom Skatteverket. Skatteverket beskriver arbetet och erfarenheterna från förändringsarbetet närmare i boken "Från fruktad skattefogde till omtyckt servicemyndighet".länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Enkelt språk

Även språket har betydelse för hur kontakten med myndigheten upplevs. I språklagen står det att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Myndigheten kan fundera över frågor som till exempel: Är regler, informationstexter, beslut och andra handlingar skrivna så att de är begripliga för företagen? Hur uttrycker vi oss muntligt i samband med t ex tillsyn och kontroller och i telefon?

Hur kan man jobba med klarspråk?

Språkrådet, som är en del av Institutet för språk och folkminnen, arbetar för att främja klarspråk på bland annat myndigheter. På Språkrådets webbplats finns tips och information som kan vara till hjälp i klarspråksarbetet.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster Där kan du bland annat göra "Klarspråkstestet", genomföra webbutbildningen "Att skriva bättre" och ta del av utbildningsmaterialet "Skriva på myndighet". 

Under 2013 genomförde Jordbruksverket projektet "Klarspråksåret" och de tilldelades "Klarspråkskristallen" 2014. I publikationen "Jordbruksverkets klarspråksår 2013" beskriver de arbetet och sina erfarenheter.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster 

Hög tillgänglighet och service

Många företag i Sverige är små och saknar särskild personal och experter som sköter administrativa uppgifter och kontakter med myndigheter. Det betyder att det ofta är företagaren själv som ska ta hand om detta och samtidigt leda och delta i företagets egentliga verksamhet. Då kan det underlätta om myndighetsärenden kan utföras på tider som passar företagaren, att myndigheter har flexibla telefontider och andra kontaktvägar, att formulär och information är enkelt att hitta och liknande.



Behandling av personuppgifter
Om du fyller i din e-postadress sparas den hos Tillväxtverket, och det är vi som ansvarar för denna uppgift. Vi sparar e-postadressen endast för att kunna svara dig om du har en fråga. Läs mer om hur vi behandlar personuppgifter på tillvaxtverket.se/personuppgifter.